Компенсации дистанционным работникам 2023–2024: как рассчитать, лимиты

За использование в работе личного или арендованного оборудования работнику полагается соответствующая компенсация, но выплатить ее можно только при соблюдении определенных условий. Разберем основные особенности компенсации дистанционным сотрудникам в 2024 году: какие расходы работодатель обязан возместить, как рассчитать сумму компенсации и оформить выплату.
Компенсации дистанционным работникам 2023–2024: как рассчитать, лимиты
Иллюстрация: СберРешения

Компенсация дистанционным работникам за использование личного оборудования

Если сотрудник работает удаленно, работодатель обязан обеспечить его всем необходимым: оборудованием, ПО, антивирусной программой и прочими техническими средствами. Если вместо этого стороны договорились о том, что сотрудник использует личное или арендованное оборудование, то работодатель должен:

  • Выплатить ему компенсацию за использование этого оборудования, ПО, средств защиты.

  • Компенсировать расходы, связанные с использованием этих средств.

К сопутствующим расходам, которые может компенсировать работодатель, относятся Интернет, мобильная связь, электроэнергия, ремонт оборудования и т.п.

Обратите внимание, что выплата компенсации осуществляется только при соблюдении следующих двух условий:

  • Оборудование, которое принадлежит работнику или арендовано им, используется с согласия или ведома работодателя.

  • Оборудование и прочие средства работник использует для трудовой деятельности.

То есть выплатить компенсацию за использование дистанционным работником личного или арендованного оборудования и прочих сопутствующих средств, работодатель обязан, только если это было предварительно согласовано с ним и только при условии, что эти средства используются для выполнения трудовых обязанностей.

Как определить сумму компенсации дистанционному работнику

Порядок, сроки и размер компенсации за использование личного имущества работодатель прописывает в одном из следующих документов:

  • В специальном локальном нормативном акте организации.

Например, в положении о выплате компенсации за использование личного или арендованного оборудования в служебных целях. В этом документе можно перечислить сотрудников, которые имеют право на получение компенсации, а также определить ее размер и порядок выплаты. Также в положении можно прописать, за какое конкретно оборудование или техническое средство будет выплачена компенсация.

  • В трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Так как компенсационные выплаты входят в состав зарплаты, условие об их выплате должно быть прописано в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему. Подробно расписывать порядок и основание для выплаты компенсации в этих документах не обязательно, достаточно сделать ссылку на то, что сотрудник имеет право на эту выплату.

  • В коллективном договоре.

Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽

Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет — за 1 ₽

Как рассчитать компенсацию за использование личного имущества дистанционного работника

Как уже было сказано выше, порядок расчета компенсации и ее размер определяются в трудовом договоре с работником или прописываются в коллективном соглашении или специальном локальном нормативном акте организации.

Компенсация за использование личного имущества сотрудника может быть выплачена ему:

  • В фиксированной величине.

В этом случае работодатель может предусмотреть определенный размер компенсации за каждый рабочий день, в течение которого сотрудник использовал свое имущество. Особенно это актуально для тех сотрудников, которые сочетают комбинированный способ работы: частично на удаленке, частично в офисе работодателя.

Закон не запрещает устанавливать фиксированную компенсацию не за каждый день, а в целом за месяц.

При этом в ЛНА размер и способ расчета компенсации должны быть зафиксированы, так как сумма компенсации должна быть экономически обоснованной. Методику определения размера компенсаций организация вправе устанавливать самостоятельно, но ее все-равно потребуется закрепить в ЛНА.

Кроме этого представители контролирующих органов настаивают, что организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования

  • В виде износа амортизации имущества, которая определяется ежемесячно.

Это более сложный вариант расчета компенсации, который предполагает определение износа имущества работника. Порядок расчета выплаты в этом случае применяется такой же, как с начислением амортизации по основным средствам. Для этого нужно определить, к какой амортизационной группе относится имущество, и рассчитать размер компенсации исходя из срока полезного использования.

Специалисты СберРешений помогут разобраться во всех нюансах расчета компенсации за использование работником личного имущества. Доверьте ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета профессионалам!

Как рассчитать компенсацию по расходам на Интернет и электричество

Расчет компенсации по расходам на оплату услуг интернет-провайдера и электроэнергии зависит от того, в каком размере она выплачивается:

  • В фиксированном.

Если работодатель установил фиксированный размер компенсации, то для ее расчета потребуется определить количество рабочих дней, когда сотрудник трудился удаленно.

  • По фактическим расходам.

При расчете компенсации по фактическим расходам нужно запросить у работника квитанцию на оплату услуг интернет-провайдера и электроэнергии. Затем нужно будет разделить расходы на общее количество дней в месяце и умножить на количество отработанных сотрудником дней.

Компенсации подлежат только фактические расходы, то есть те, которые работник оплатил.

Соответственно, если работник отказался предоставить документы, которые подтверждают оплату услуг интернет-провайдера или электроэнергии, работодатель вправе отказать в их возмещении. Так как доказательств того, что сотрудник трудился из дома, а не из кафе с бесплатным интернетом, у работодателя не будет.

Примеры расчетов и компенсации за использование личного имущества

Пример № 1. Расчет компенсации за использование личного имущества в фиксированном размере

Размер компенсации за использование личного имущества в организации установлен в сумме 55 руб. за каждый рабочий день. Количество рабочих дней в ноябре, согласно производственному календарю — 20 дней. Соответственно, работнику, который отработал полный месяц, нужно выплатить компенсацию в размере 1 100 руб. (55 х 20).

Допустим, работник в ноябре 4 рабочих дня находился на больничном. Соответственно, расчет необходимо произвести исходя из количества фактически отработанных дней. Размер компенсации в этом случае составит 880 руб. ((20-4) х 55).

Пример № 2. Расчет компенсации исходя из износа имущества

Согласно условиям трудового договора, работнику выплачивается компенсация за износ используемого им в работе ноутбука. Стоимость ноутбука составляет 120 000 руб. Это устройство относится ко 2 амортизационной группе со сроком полезного использования 2 года.

Рассчитаем вначале размер амортизации этого имущества за месяц:

  • 120 000 : 24 = 5 000 руб.

Согласно производственному календарю, количество рабочих дней в ноябре 2023 года — 20 дней. В этом месяце сотрудник отработал всего 14 календарных дней, а в остальные дни он находился на больничном.

Размер компенсации за износ ноутбука в ноябре составит:

  • (5 000 ÷ 30) х 14 = 2 333,3 руб.

Можно немного сэкономить, рассчитывая амортизацию не за рабочие дни, а за рабочие часы, но это порядком усложнит расчет.

Пример № 3. Расчет компенсации за услуги интернет - провайдера

В ноябре 2023 года сотрудник оплатил за интернет 600 руб. Стороны договорились о том, компенсация будет рассчитываться по фактическим затратам.

Согласно производственному календарю в ноябре 20 рабочих дней, из них сотрудник отработал только 18, остальные дни он брал в счет отпуска и не работал.

Работодатель выплатил сотруднику компенсацию за интернет в размере 360 руб.:

  • (600 ÷ 30) х 18.

Сложно разобраться в нюансах выплаты компенсации или используются сложные алгоритмы расчета отдельно для каждого работника? Делегируйте ведение учета и расчет компенсационных выплат и заработной платы специалистам СберРешений.

НДФЛ, страховые взносы, налог на прибыль

Так как компенсационные выплаты тоже являются доходом работникам, встает вопрос о том, необходимо ли их облагать НДФЛ и страховыми взносами.

Компенсация за использование работником личного имущества при ведении трудовой деятельности не подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами, если соблюдается одновременно два условия:

  • Имущество используется работником с согласия или ведома работодателя.

  • Затраты экономически обоснованы и документально подтверждены.

При этом законодатель не устанавливает конкретного перечня документов, которыми могут подтверждаться такие расходы. Как правило, к ним относятся:

  • Документы, которые подтверждают право собственности на используемое имущество и оборудование.

  • Квитанция на оплату услуг интернет - провайдера и электроэнергии.

  • Квитанции на ремонт вышедшей из строя техники.

Изменения 2023 года

С 31 августа 2023 года работодатели, которые выплачивают компенсацию дистанционным работникам в фиксированном размере, определяемом коллективным / трудовым договором, доп. соглашением к трудовому договору, локальным нормативным актом, могут учитывать ее в составе расходов по налогу на прибыль без подтверждающих документов. Но не более установленного лимита в 35 руб. за каждый день работы.

Данные изменения не касаются тех работодателей, которые производят выплату компенсации дистанционным работникам исходя из фактических затрат. Они по-прежнему принимают их к учету в полном объеме при наличии подтверждающих документов.

Что касается НДФЛ, то в 2023 году работодатель для освобождения от уплаты налога и страховых взносов с компенсационных выплат должен документально их подтвердить.

Изменения 2024 года

С 1 января 2024 года лимит расходов на выплату компенсации будет установлен и для НДФЛ со страховыми взносами. То есть работодателю не нужно будет облагать компенсационные выплаты без документального подтверждения за использование личного имущества или арендованного имущества НДФЛ и взносами в пределах установленного лимита в 35 руб. за рабочий день.

Как оформить компенсацию расхода дистанционному сотруднику

Порядок оформления компенсационной выплаты за использование работником личного имущества ни в трудовом, ни в налоговом кодексе не прописан. Рекомендуем придерживаться следующего порядка:

  • Разработать и составить приказ с перечнем работников, которым выплачивается компенсация за использование личного имущества.

  • Внести условие о выплате компенсации в трудовой договор с работником или допсоглашение к нему.

  • Разработать отдельный локальный нормативный акт о выплате компенсации за использование работником в служебных целях личного имущества.

  • Получить от работника документы, которые подтверждают фактические расходы на оплату интернета и электроэнергии.

  • Включить расходы на выплату компенсации в состав затраты по налогу на прибыль.

Доверьте ведение бухгалтерского и налогового учета профессионалам СберРешений. Специалисты окажут поддержку, проконсультируют при прохождении налоговых проверок и несут финансовую ответственность перед клиентом.

Заключение

Подведем итоги всему вышесказанному:

  • Работодатель обязан обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым имуществом, оборудованием и программным обеспечением.

  • Если работник работает на своей технике, ему полагается компенсация за использование этого оборудования, его износ и сопутствующие расходы.

  • Компенсация выплачивается работнику в фиксированной величине или в размере фактически понесенных расходов.

  • Порядок, условия выплаты и размер компенсации прописываются в коллективном или трудовом договоре или доп. соглашении к нему, а также могут быть отражены в отдельном локальном нормативном акте организации.

  • С 31 августа 2023 года установлен лимит по расходам на выплату компенсации в фиксированной величине (без документального подтверждения) для целей учета в составе затрат по налогу на прибыль.

  • С 1 января 2024 года от обложения НДФЛ и страховыми взносами освободят компенсацию за использование личного/арендованного имущества в размере не более 35 руб. за рабочий день без документального подтверждения.

Три месяца ведения бухгалтерии за 1 ₽

Получите три месяца сервиса «Моя Бухгалтерия Аутсорсинг» и квартальный отчет — за 1 ₽

Реклама: АО «Интеркомп», ИНН: 7709688816, erid: LjN8KKBvq

Начать дискуссию

Майский микро-аванс, шестичасовая рабочая пятница для женщин, споры вокруг НДФЛ и День кадровика: дайджест самого интересного 📢«Ночной бухгалтер» № 1689

Собрали самое интересное за сегодняшний день: праздник у работников кадровой службы, повышение ставок НДФЛ, сокращенная пятница женщинам и жалобы сотрудников на скромный майский аванс. Вас также ждут тесты, мозгонапрягатель, мемы на мотивы картин великих художников и разные полезности для бухгалтера.

Иллюстрация: создано с помощью ИИ OpenAI © Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Банкам и МФО запретили выдавать кредиты клиентам с долговой нагрузкой выше 80%

Центробанк установил новые ограничения для кредитования заемщиков с высокой долговой нагрузкой.

☀️😎 Лето ближе ― цены ниже! До понедельника еще ниже суперцены на топовые курсы «Клерка»

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

Лучшие спикеры, новый каждый день

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!

Чтобы выходные не прошли зря, мы снизили цены на курсы по учету на маркетплейсах, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля. Успейте купить за 3 690 рублей, утром в понедельник они подорожают!

🌴До понедельника снизили цены на курсы по маркетплейсам, зарплате, кадрам и бухгалтерии с нуля!
2

Инвесторы подали больше миллиона заявок на разблокировку активов

Инвестиционная палата разделит полученные иностранные ценные бумаги на лоты и предложит их зарубежным инвесторам.

Бесплатно с

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда

Налоговые и валютные резиденты России, имеющие счета за рубежом, обязаны отчитываться перед налоговиками. Рассказываем, как это делается правильно и что будет, если ошибиться. 

Отчет о зарубежных счетах в 2024 году: о чем сообщать, кому и когда
Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Проверки

Для частных вузов, школ и детсадов отменили плановые проверки: что вместо них

Правительство отменило проверки в учебных заведениях, чья деятельность является высокорисковой, в пользу их замены профилактическими мероприятиями.

VK объявила, что свернет работу ICQ с 26 июня 2024 года

Компания сосредоточится на развитии «VK Мессенджера» и коммуникационной платформы для бизнеса VK Workspace

Поправки в Налоговый кодекс внесут в весеннюю сессию

У Минфина осталась неделя, чтобы внести поправки в НК. Такие сроки определены по той причине, что изменения будут требовать поступления ресурсов в течение года.

НСПК регистрирует товарный знак Papayya

НСПК регистрирует товарный знак Papayya «для существующего технологичного продукта», пишет Rusbase. Какого — не уточняется.

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы

Уральское таможенное управление напоминает порядок обжалования в вышестоящие таможенные органы, минуя суды.

Главное — порядок и форма: как подать жалобу в таможенные органы
Банки

Важные тезисы из обзора финансовой стабильности ЦБ за четвертый квартал 2023 и первый квартал 2024

«Ситуация в российском финансовом секторе сейчас стабильна, но важно накапливать буферы капитала на случай стресса и принимать меры, способствующие снижению уязвимости», — ЦБ.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
ЭДО

Как санкции влияют на МЧД: четыре способа получить преимущества от нововведения

Электронный вариант бумажной доверенности, подписанный квалифицированной электронной подписью руководителя, прочно входит в обиход с 1 сентября 2024 года. Однако не все компании смогут воспользоваться новшеством в полной мере.

Как санкции влияют на МЧД: четыре способа получить преимущества от нововведения

⚡️ Итоги дня: искусственный интеллект будет следить за мусорками, 40% россиян не знают условий льготной ипотеки, а Nissan выпустит духи с ароматом шин

Подготовили обзор главных событий дня — 24 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Как бухгалтеру составить идеальное резюме? Проверьте, что вы отправляете работодателям

Для бухгалтера грамотное резюме — залог хорошего места. Работодатели ищут тех, кто умеет себя системно преподнести и выделить свои преимущества среди массы соискателей.

Расходы на УСН, валютный контроль по новым правилам, уведомление по ЕНП в мае. Дайджест разборов

Сегодня для вас не только подборка новых разборов, но и одна потрясающая новость!

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Аренда

В России появится первая цифровая платформа для аренды спецтехники

Пользователи смогут арендовать экскаваторы, краны и другую технику с помощью цифровой платформы. Искусственный интеллект увидит нагрузку на машины и время простоя.

Как и где продать биткоин в 2024 году: 8 различных способов

Bitcoin был и остается самой популярной и дорогостоящей криптовалютой в мире, и сегодня 1 BTC продается по цене более 68 тысяч долларов. Те, кто купил его ранее или «добыл» майнингом, ищут способы выгодно продать монеты, но в России сделать это не так просто. Как выгодно и безопасно продать Биткоин, и с помощью каких сайтов это можно сделать в 2024 году?

Как и где продать биткоин в 2024 году: 8 различных способов

Как избежать оспаривания сделки купли-продажи квартиры при банкротстве продавца

Обратил внимание, что возросло количество споров об оспаривании сделок купли-продажи квартиры при банкротстве. Для добросовестного покупателя получить заявление об оспаривании, которое также содержит требование о возврате квартиры — это неприятно. В этой статье приведу рекомендации, которые помогут избежать проблем с оспариванием купли-продажи квартиры.

Как избежать оспаривания сделки купли-продажи квартиры при банкротстве продавца

Интересные материалы

📢 На ЕФС-1 будет больше времени, повысят налоги на роскошь, амнистию по дроблению ждем в 2025 году, малый бизнес сделают средним. Топ новостей за неделю

Мы собрали для вас самые важные бухгалтерские новости недели, которые вы могли пропустить.