Оплата больничного после отработанного дня: нюансы расчета и отражения в 1С

Хотя это и не самая частая, но вполне распространенная ситуация: работник трудится полный рабочий день, но к концу смены начинает чувствовать недомогание. Он может отправиться прямо из офиса в медицинское учреждение, где ему откроют листок нетрудоспособности датой завершения рабочего дня. Если же сил на поездку в больницу уже нет, работник вызывает скорую помощь. Однако следует помнить, что врачи бригад скорой помощи не уполномочены выдавать больничные листы.

После выздоровления сотрудник предоставляет в бухгалтерию больничный для оплаты. Бухгалтер сталкивается с неоднозначной ситуацией: день был полностью отработан, но одновременно является и началом периода нетрудоспособности. Здесь возникают два основания для оплаты: оплатить смену как рабочую и, в то же время, оплатить этот первый день болезни за счет средств компании, согласно установленным правилам.

Положения статьи 14.1 закона № 255-ФЗ от 29.12.2006 возлагают на работодателя обязанность оплатить первые три дня болезни работника. При этом, в силу статьи 21 ТК, работодатель также не может не оплатить дни, которые сотрудник отработал. Поскольку пособие по временной нетрудоспособности призвано компенсировать неполученный заработок, двойное начисление за один день исключено.

Таким образом, в данной ситуации возникает необходимость корректного разделения оплаты: рабочее время сотрудника за указанный день должно быть вознаграждено как заработная плата, а период нетрудоспособности — оплачен в соответствии с нормами социального страхования. Для правильного отражения в учете бухгалтеру потребуется четко разграничить эти две составляющие, оформив соответствующие начисления и удержания, чтобы избежать переплат и обеспечить соблюдение всех законодательных требований.

Главный критерий оплаты — фактическая отработка сотрудником полного рабочего дня. Даже если больничный выдан после окончания рабочего времени, зарплата за этот день должна быть выплачена. 

Вместе с тем, законом № 255-ФЗ (п. 2 ст. 3) установлен четкий порядок исчисления дней, подлежащих оплате СФР — начиная с четвертого дня периода нетрудоспособности. Исходя из этого, первые три дня оплачиваются работодателем. В связи с этим в бухгалтерской практике распространена следующая схема:

• первый день — заработная плата, при условии наличия письменного согласия сотрудника;

• второй и третий дни — пособие по временной нетрудоспособности.

Некоторые региональные отделения СФР не согласны с таким подходом. Они полагают, что если организация оплатила день выдачи больничного как зарплату, то отсчет трех дней должен начинаться со следующего дня. В результате СФР начинает оплачивать больничный только с 5-го дня.

В судебной практике, при возникновении споров, суды обычно поддерживают работодателя, так как закон однозначно определяет ответственность сторон за оплату дней нетрудоспособности и не предусматривает исключений.

Существует два варианта разрешения данной ситуации, однако перед выбором необходимо оценить свою готовность к защите применяемого порядка начисления пособий по больничным листам в спорах с региональным отделением СФР и, возможно, в суде, если СФР не согласится с вашей позицией.

1. Оплата по закону. Оплата первых трех дней больничного — ответственность работодателя, при этом необходимо получить от сотрудника заявление о том, каким образом он хочет получить оплату за первый день. Если сотрудник согласен на оплату по больничному, то споров с СФР не возникнет, и Фонд оплатит пособие с четвертого дня.

В случае, если сотрудник желает получить за первый день зарплату, порядок оплаты будет следующим:

• первый день — зарплата;

• второй и третий дни — оплата больничного за счет организации;

• с четвертого дня и далее — оплата за счет СФР.

Рекомендуется уведомить СФР о выплате заработной платы за первый день, однако при таком порядке возможны споры с Фондом по поводу того, что работодатель оплатил только два дня больничного за свой счет, а не три.

2. Отступление от законодательных норм. В ситуации, когда сотрудник выражает желание получить заработную плату за первый день периода нетрудоспособности, применяется следующий порядок:

• первый день — заработная плата;

• второй, третий и четвертый дни — пособие по временной нетрудоспособности за счет организации;

• с пятого дня и далее — за счет СФР.

В этом случае снижается вероятность возникновения вопросов со стороны контролирующих органов.

Поскольку датой оплаты больничного является день оформления, при указанном порядке оплаты компания оплачивает четыре дня больничного. Это может привести к разногласиям с налоговыми органами по поводу исчисления налогов, хотя и не обязательно.

Правильное отражение больничных листов в 1С обеспечивает точный расчет заработной платы и социальных выплат сотрудникам. Это позволяет корректно учитывать дни нетрудоспособности, что влияет на расчет среднего заработка для отпускных и других пособий. Точное ведение учета больничных листов также необходимо для своевременной и полной уплаты налогов и страховых взносов в соответствующие фонды. Соблюдение регламентов отражения данных способствует прозрачности кадрового и бухгалтерского учета.

Рассмотрим пошагово, как отразить оба варианта оплаты больничного листа (например, с 20.05.2025 по 27.05.2025) в 1С:ЗУП. Предположим, что 20.05.2025 сотрудник отработал полный день.

1. Начнем с варианта, не вызывающего претензий у СФР: зарплата за первый день и оплата трех последующих дней больничного. В программе создаем документ «Больничный лист» (раздел «Зарплата» — «Больничные листы»). Вносим все необходимые данные из больничного листа.

После нажатия кнопки «Заполнить больничный» в нижней части документа все необходимые поля заполнятся автоматически. В данном примере период нетрудоспособности составляет 8 дней.

Однако, поскольку принято решение о выплате заработной платы за 20.05.2025, необходимо внести изменения в документ и указать 21.05.2025 в качестве начальной даты периода нетрудоспособности. Таким образом, фактический период болезни, подлежащий оплате как больничный, составит 7 дней.

На вкладке «Начислено (подробно)» можно увидеть подробную разбивку оплаты по источникам финансирования. Как и положено по закону, за счет предприятия начисляется оплата за три дня. В связи с корректировкой даты начала больничного, период оплаты сместился: вместо 20.05.2025–22.05.2025 работодатель оплачивает 21.05.2025–23.05.2025. В результате количество дней, оплачиваемых СФР, уменьшилось с пяти до четырех.

Когда СФР пришлет запрос для подтверждения больничного листа, сформируйте ответ (в разделе «Кадры» — «Ответы на запросы СФР для расчета пособий») и исключите из него дату 23.05.2025. Это связано с тем, что в соответствии с выбранным способом начисления, эта дата уже была оплачена работодателем.

Следует обратить внимание, что в запросе, полученном от СФР, будет указан период оплаты за счет Фонда с 23.05.2025 по 27.05.2025, в соответствии с действующим законодательством. Редактирование данного периода недопустимо!

2. Теперь рассмотрим, как все должно быть по закону. После начисления зарплаты за 20.05.2025 компании нужно оплатить только два дня больничного.

Чтобы это правильно отразить в программе, в документе «Больничный лист» удаляем 20.05.2025. Для этого на вкладке «Оплата» нажмите на значок с изображением карандаша.

Внесите дату 20.05.2025 в таблицу. Ключевой момент: не проставляйте галочку в поле «Регистрировать». Наличие галочки в этом поле интерпретируется программой как отсутствие сотрудника на работе, что приведет к невозможности начисления заработной платы за 20.05.2025.

После внесения указанных корректировок вкладка «Оплата» должна отображаться следующим образом.

Детальную информацию о начислениях можно найти на вкладке «Начислено (подробно)».

Бесплатная книга «Отчетность 2026: как сдать без ошибок» от экспертов Scloud!

Практическое руководство, как корректно сформировать в 1С бухгалтерскую отчетность, 6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1, Декларации по прибыли, НДС и УСН, отчетность в Росстат

Получить книгу

Помните, что от правильности отражения информации в 1С напрямую зависит точность расчетов и своевременность выплат. Уделите особое внимание внесению всех данных и проверьте их соответствие документам. При возникновении любых вопросов или затруднений, обращайтесь к специалистам Scloud — они помогут вам разобраться в тонкостях работы с программой.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFJXCkbA