Порядок возврата переплаченного НДФЛ работнику в 2026 году

Мы только начали осваивать ЕНС, а налоговые правила снова меняются. Постоянно совершенствуясь, система все равно оставляет одну неизменную сложность — переплату по НДФЛ. В 2026 году вероятность подобных ошибок увеличится, если будут внедрены все рассматриваемые изменения. 

Слишком большой удержанный НДФЛ — это не просто ошибка в бухгалтерии, а средства сотрудника, которые работодатель законодательно обязан вернуть. Сделать это необходимо оперативно, иначе будут начислены пени.

Переплата возникает, когда налоговый агент удержал с сотрудника больше, чем нужно по закону. Иными словами, это ситуация, когда работник переплатил налог из-за ошибки работодателя. Ниже перечислены основные причины, из-за которых может возникнуть такая ситуация.

• Задержка документов на детские вычеты. Сегодня заявление не требуется (кроме отказа в пользу второго родителя), но если бумаги приносят не с начала года, НДФЛ удерживается без льготы.

• Переплата из-за пересчетов. Иногда доходы сотрудников корректируют задним числом — например, при сторнировании начислений. В таких случаях налоговая база уменьшается, и с сотрудника удерживают больше НДФЛ, чем нужно.

• Когда меняется налоговый статус. Если в течение года нерезидент становится резидентом — возникшая разница удержанного налога считается переплатой, которую работодатель должен вернуть.

• Неверное определение необлагаемых выплат. Переплата НДФЛ может возникнуть, если бухгалтер по ошибке включил в налоговую базу выплату, которая полностью или частично не облагается налогом. 

Уже с 1 января 2026 года будут действовать новые правила, которые изменяют порядок учета таких выплат, согласно ст. 217 НК, а также ст. 422 НК.

Давайте разберемся, как вернуть сотруднику переплаченный налог, чтобы и работник остался доволен, и проблем с ФНС не возникло. Все это регулируется законом, а точнее — ст. 231 НК.

• Этап 1. Бухгалтеру важно тщательно определить точную сумму, подлежащую возврату сотруднику. Как только перерасчет будет выполнен, следует письменно уведомить сотрудника о переплате — на это дается 10 дней с момента обнаружения ошибки.

• Этап 2. Оно может быть составлено в произвольной форме, но обязательно должно содержать: сумму переплаты, причину удержания лишнего налога и банковские реквизиты для безналичного перечисления. После подачи заявления начинается обязательный трехмесячный период для возврата НДФЛ.

• Этап 3. Чтобы всё было по закону, НДФЛ возвращается только на основании письменного заявления сотрудника. После подтверждения суммы издайте распоряжение, в котором укажете способ возврата: 

  • за счет сумм, перечисляемых всем сотрудникам в течение трехмесячного срока;

  • либо через бюджет с обращением в ФНС и предоставлением документов, подтверждающих переплату.

• Этап 4. Необходимо перевести сумму переплаты на счет сотрудника, указанный в его заявлении. Ключевое требование — уложиться в трехмесячный срок с даты подачи заявления. Если срок нарушен, работодателю придется начислить сотруднику проценты за каждый день задержки. При затруднениях с расчетом возврата или определением размера неустойки можно обратиться за консультацией к специалистам Scloud.

Основное правило исправления ошибок по НДФЛ в 1С:ЗУП и 1С:БП — восстановить правильную хронологию и выполнить последовательный перерасчет. По сути, нужно вернуться к моменту возникновения ошибки, внести корректировки и затем повторно провести все операции.

1. Отмените проведение некорректных операций.  Сначала временно снимите проведение со всех операций, где допущены ошибки в расчете и данных по НДФЛ, а затем с последующих документов вплоть до периода выявления ошибки.

2. Выполните корректировку данных. Когда все документы временно сняты с проведения, внесите необходимые правки в базовые показатели: суммы начисленных доходов, предоставленных вычетов, а также корректные персональные данные сотрудника, если они изменились.

На скриншоте ниже показан процесс пересчета НДФЛ в 1С:ЗУП.

Также обновите налог в ведомости.

На следующем скриншоте видно, как выполняется пересчет в 1С:БП.

В ведомости программы сумма НДФЛ отображается как интерактивная ссылка. Нажмите на нее, чтобы обновить налог.

3. Зафиксируйте исправленные операции. После внесения всех исправлений, заново проведите документы и последовательно перепроведите те, которые распровели на первом этапе — программа автоматически пересчитает НДФЛ.

4. Проверьте внесенные исправления. Для проверки корректности изменений в программах можно использовать отчеты:

• В 1С:ЗУП «Отчеты по налогам и взносам»;

• В 1С:БП стандартные отчеты по счетам, связанным с начислением, удержанием, перечислением и пересчетом НДФЛ.

5. Сформируйте проводки. В связке 1С:ЗУП и 1С:БП проводки формируются автоматически при переносе информации. Если же учет ведется только в 1С:БП, проводки создаются системой при оформлении документов по возврату излишне удержанного НДФЛ.

Даже при использовании умной 1С и готового алгоритма ошибки сотрудников могут стоить штрафов. Рассмотрим потенциальные промахи при возврате НДФЛ и способы их избежать.

1. Пропуск трехмесячного срока возврата. Самая серьезная и неприятная ошибка — это пропустить срок возврата НДФЛ, ведь тогда придется начислять проценты и исправлять ситуацию задним числом.

2. Несоблюдение новых правил при перерасчете. Когда правила 2026 года уже вступили в силу, а перерасчет делают по старым схемам, легко допустить ошибки и удержать неправильную сумму НДФЛ.

3. Ошибка в уведомлении ФНС. Вы вернули сотруднику переплаченный НДФЛ, но при этом не оформили уведомление — из-за этого возникает ошибка, которая может осложнить внутренний учет и контроль.

4. Отсутствие письменного заявления. Если попытаться вернуть НДФЛ без письменного заявления сотрудника, например, только по устной инструкции или внутреннему документу — это будет считаться нарушением.

Ваш персональный консультант 1С в Telegram!

Присоединяйтесь к каналу «Подслушано у консультанта 1С» и получайте советы, разборы ошибок и ответы на вопросы об 1С каждый день

Перейти в канал

Возврат переплаченного НДФЛ в 2026 году требует внимательности и аккуратности. Малейшая ошибка может обернуться штрафами, поэтому важно все делать по правилам: оформлять возврат на основании письменного заявления сотрудника, уведомлять ФНС и учитывать новые нормы.

При возникновении затруднений лучше проконсультироваться со специалистами Scloud, чтобы правильно оформить возврат НДФЛ, избежать ошибок в 1С и не допустить штрафов.

Реклама: ООО «СервисКлауд», ИНН: 7104516184, erid: 2W5zFGg9XHS