Коротко о главном:
Электронный трудовой договор (ЭТД) — удобная альтернатива традиционному трудовому договору на бумажном носителе. Его заключают онлайн, а для подписания используют электронную подпись.
Чаще всего о заключении ЭТД говорят по отношению к дистанционным работникам. Но и с теми сотрудниками, которые работают на территории работодателя, также может заключаться ЭТД.
Для отправки и подписания ЭТД используют специализированные сервисы кадрового электронного документооборота, например, Контур.КЭДО.
Сервис Контур.КЭДО предназначен для обмена кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Он ускоряет наем и упрощает работу, а также снижает риски и помогает бизнесу экономить.
Что представляет собой электронный трудовой договор и в чем его преимущества
Электронный трудовой договор — это трудовой договор, который заключили в электронной форме путем обмена электронными документами, подписанными ЭП. Правовая основа онлайн-трудоустройства — ст. 22.1–22.3 ТК, ст. 312.1–312.8 ТК и закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО) — планомерный процесс. Возможность использования ЭП при взаимодействии с дистанционными сотрудниками появилась у работодателей еще в 2013 году. А уже в 2017 году по итогам опроса Роструд сообщил, что большинство граждан — почти 70% — готовы заключать электронные трудовые договоры.
Но все же драйвером для активного перехода российского бизнеса на КЭДО стал период пандемии и развитие дистанционной занятости. Тогда же были внесены изменения в ТК, которые сделали возможным онлайн-прием на работу.
Электронное трудоустройство: ключевые моменты
Вне зависимости от того, каким образом происходит прием на работу, обязанность работодателя — соблюдать все требования законодательства, обеспечивать защиту информации и не допускать нарушения прав сотрудника. Среди особенностей электронного трудоустройства:
Для организации приема на работу компания внедряет КЭДО. Следует внести изменения в учетную политику, подготовить локальную нормативную базу и получить согласия сотрудников о переходе на КЭДО.
При приеме на работу претендент выражает согласие на использование КЭДО. Согласие не потребуется, если кандидат трудоустраивается впервые после 31 декабря 2021 года.
Кадровая документация, оформленная онлайн, не нуждается в дублировании на бумаге.
Получение сотрудниками ЭП оплачивают работодатели.
При наличии у кандидата своей ЭП он может пользоваться ей и для заключения ЭТД.
По содержанию ЭТД не отличается от традиционного бумажного. В нем зафиксированы сведения о сторонах, обязательные условия — место работы, условия оплаты труда.
Основное отличие ЭТД от бумажного договора — способ его оформления и взаимодействия работодателя и принимаемого на работу сотрудника. По юридической силе ЭТД, подписанный квалифицированными электронными подписями, равнозначен бумажному. ЭТД, подписанный неквалифицированными электронными подписями, равнозначен бумажному при наличии соответствующего соглашения между работодателем и работником. Все пользователи Контур.КЭДО заключают такое соглашение при использовании сервиса.
Преимущества электронного трудового договора:
Экономия ресурсов. Для заключения ЭТД не нужно организовывать встречу с сотрудником или оплачивать доставку документа. Также нет затрат на печать, бумагу, организацию архива.
Расширение географии найма. Онлайн-трудоустройство позволяет не ограничивать поиск сотрудников только пределами своего города или региона.
Безопасность данных. ЭТД, подписанный квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью, надежно защищен от фальсификаций[ВИМ1] . А еще ЭТД невозможно физически повредить или потерять.
Доступность. В отличие от бумажной документации, которая хранится в архиве организации, доступ к ЭТД возможен в любой момент.
Повышение производительности. После перехода на КЭДО сотрудники кадровых служб тратят гораздо меньше времени на подготовку и подписание кадровой документации. Это позволяет перенаправить трудовые ресурсы на решение других задач.
Оптимизировать рутинные процессы, сократить расходы компании и обеспечить быстрое подписание и отправку кадровых документов поможет Контур.КЭДО. Перейти на КЭДО просто: внедрение займет от недели до месяца. А на всех этапах подключения с компанией будут специалисты внедрения и поддержки Контура.
Возможности сервиса Контур.КЭДО
Для обмена кадровой документацией работодатели предпочитают использовать специализированные сервисы КЭДО. Как альтернатива коммерческих системам может рассматриваться госплатформа «Работа в России», но ее возможности сильно ограничены.
Контур.КЭДО — это сервис для ведения кадрового электронного документооборота от СКБ «Контур». Разработкой и внедрением решений для ЭДО Контур занимается еще с 2010 года, а с 2012 года имеет статус оператора ЭДО.
Функции Контур.КЭДО:
создание, подписание и отправка документов в один клик, включая массовые действия;
отслеживание статусов подписания;
поиск документов по различным параметрам;
создание маршрутов согласования по автоматической цепочке между работниками;
уведомления о поступлении или подписании документов по смс или e-mail;
хранение документов с возможностью выгрузки.
Кадровый электронный документооборот
КЭДО – это обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Ускоряет наем, упрощает работу с удаленными сотрудниками и филиалами
Как заключить электронный трудовой договор
Процесс онлайн-трудоустройства в своей основе схож с традиционным приемом на работу. Сначала сторонам нужно согласовать условия, и уже после кандидат отправляет работодателю необходимые документы, перечень которых закреплен в ТК. Процедура заключения ЭТД происходит так:
Кандидат в сервисе направляет необходимые документы (ст. 65 ТК).
Работодатель проверяет документы и направляет работнику ЛНА на ознакомление до подписания трудового договора.
Работодатель составляет трудовой договор и отправляет его через сервис КЭДО на подписание сотруднику.
Сотрудник знакомится с содержанием ЭТД.
Работодатель и сотрудник подписывают договор при помощи ЭП.
ЭТД вступает в силу.
В Контур.КЭДО есть модуль для приема. Документы для трудоустройства претендент подписывает за пару минут — без личных встреч или курьерской доставки.
В КЭДО применяются все виды ЭП — простая (ПЭП), неквалифицированная (НЭП) и квалифицированная (КЭП).
Вид ЭП | Особенности |
ПЭП | Наименее защищенный вид ЭП. Не подойдет для подписания ЭТД |
НЭП | Имеет более высокий уровень защиты. НЭП подтверждает, что документ подписан конкретным человеком и что после подписания в него не вносились изменения. Может использоваться для подписания ЭТД со стороны сотрудника (но нужно заключить соответствующее соглашение между работодателем и сотрудником) |
КЭП | Самая защищенная ЭП. Придает документам юридическую силу без заключения соглашений и других условий. Используется для подписания ЭТД работодателем и сотрудником |
Таким образом, для заключения ЭТД работодатель использует КЭП. Работник обязан подписать договор КЭП или НЭП.
Почему компании выбирают Контур.КЭДО:
Удобство работы. У сервиса понятный интерфейс, есть доступ с любых устройств и поддержка 24/7.
Топ-3 в рейтинге. Контур вошел в первую тройку независимого рейтинга интеграторов КЭДО.
Поддержка всех видов ЭП и выпуск ЭП в Контуре. Есть собственный УЦ, а также возможность получить НЭП прямо в сервисе.
Безопасность. Безопасное и надежное хранение данных по результатам регулярных аудитов.
Снижение рисков. Уведомления и напоминания помогают работникам быстрее подписывать документы и снижают вероятность штрафов и трудовых споров.
Контур.КЭДО можно интегрировать в учетную систему компании — 1С, SAP и другие. А чтобы сделать использование решения еще удобнее, Контур разработал мобильную версию сервиса. В мобильной версии можно работать с входящими документами, отправлять произвольные документы и документы по шаблону.
Кадровый электронный документооборот
КЭДО — это обмен кадровыми документами между работодателем и сотрудниками. Ускоряет наем, упрощает работу с удаленными сотрудниками и филиалами
Часто задаваемые вопросы
Заключать трудовой договор в электронном виде законно?
ТК закрепляет возможность применения электронных кадровых документов. При соблюдении других требований к договору, документ, заключенный онлайн, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный.
Какие задачи, помимо подписания ЭТД, решает Контур.КЭДО при приеме сотрудника?
Сервис позволяет провести онлайн весь процесс трудоустройства. Сервис дает возможность запросить и проверить документы кандидата, отправить на ознакомление ЛНА и документацию по найму для подписания.
Как происходит интеграция Контур.КЭДО с 1С?
Для интеграции потребуется установить модуль Контур.КЭДО для 1С. С его помощью кадровик в одной программе сможет создавать и отправлять кадровую документацию, отслеживать статус подписания и решать другие задачи.
Можно ли подписать ЭТД простой подписью?
Для подписания ЭТД сотрудник может использовать НЭП или КЭП. Работодатели подписывают ЭТД только КЭП. Простая электронная подпись не подойдет.
Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, erid: 2W5zFJHnBqJ
Начать дискуссию