Правила расчет срока командировки
Срок служебной командировки — это период отсутствия работника на основном месте работы, который определяется со дня выезда работника по день возвращения. Срок командирования определяется работодателем, исходя из поставленных задач.
Служебная поездка может длиться как один день, так и более длительный период, в то же время она не может быть бессрочной. Работодатель имеет право локально ограничить период, в течение которого сотрудник может находиться в служебной поездке.
При оформлении служебного задания, приказа и иных документов необходимо определить дату возвращения командированного сотрудника. Это необходимо для правильного расчета выдаваемого сотруднику аванса, а также для учета рабочего времени в табеле.
Расчет продолжительности служебной поездки начинается с определения даты отъезда — это будет день отправления транспорта из города, в котором на постоянной основе работает сотрудник. В некоторых случаях учитывается время выезда к пункту отправления. Следующий шаг — определить дату возвращения в населенный пункт, где постоянно работает командированный работник. Это будет дата прибытия транспортного средства (любого вида) в город.
Например, сотрудник отправляется в служебную поездку из Нижнего Новгорода в Москву. За счет средств работодателя были приобретены железнодорожные билеты с отправлением поездка 5 сентября в 23:55 по местному времени. В этом случае днем начала командировки считается 5 сентября. Суточные за этот день необходимо выплатить работнику в полном объеме. Если бы поездка начиналась 6 сентября в 00:15, за 5 число суточные платить не требуется, расчет длительности командировки начнется с 6 числа.
На платформе Smartway сотрудники вашей компании могут самостоятельно бронировать билеты и отели, менять параметры бронирования или отменять поездки за пару кликов.
Путь до места отправления
Если пункт отправления (станция, пристань или аэропорт) транспортного средства находится вне пределов населенного пункта, в котором расположено постоянное место работы сотрудника, то при расчете продолжительности служебной поездки необходимо включить время, затрачиваемое на проезд от места работы (или места жительства) командируемого сотрудника до вокзала (станции).
Это правило действует, только на пункты отправления (прибытия), которые расположены за чертой населенного пункта. Если вокзал или аэропорт, из которого отправляется сотрудник, расположены в городе, то днем выезда в командировку считается дата отбытия транспортного средства.
Например, если самолет вылетает 8 мая в 00:35, а работник выехал в аэропорт, расположенный за чертой города, вечером 7 мая, то днем начала командировки будет считаться 7 число, несмотря на данные авиабилета. Если сотрудника отправляют в командировку по железной дороге, а вокзал находится в городе, то время, необходимое для проезда до вокзала, не учитывается в общей продолжительности служебной поездки.
Аналогичное правило действует при возвращении из командировки: если самолет прибывает в аэропорт, расположенный за городом, то проезд до населенного пункта необходимо включить в срок командирования.
Сложность в этой ситуации возникает, когда место жительства сотрудника, место работы и пункт отправления (прибытия) расположены в разных населенных пунктах. В этом случае рассчитывать проезд и длительность необходимо между аэропортом (ж/д-вокзалом) и постоянным местом работы командированного работника.
Продление срока командировки
По производственной необходимости организация (ИП) имеет право продлить период служебной поездки сотрудника для выполнения дополнительных служебных задач. Для оформления этой операции необходимо издать приказ, в котором указываются причины переноса даты окончания командировки, реквизиты первоначального распорядительного документа (приказа о направлении в служебную командировку), новый срок окончания поездки.
С приказом необходимо ознакомить сотрудника, чья поездка продлена.
Например, работник был направлен в командировку 10 октября, первоначально предполагалось, что длительность поездки составит 11 дней. Однако, из-за существенного объема работы срок нахождения в командировки было решено увеличить до 14 дней. Для этого оформляется соответствующий приказ, приобретаются новые билеты для возвращения, продлевается срок аренды жилья и перечисляются суточные.
Smartway поможет решить проблемы удаленного взаимодействия с командированными сотрудниками. Работники могут заказывать билеты и бронировать жилье с помощью мобильного приложения, а руководство и бухгалтерия может в любой момент проконтролировать расходы и вовремя получить все необходимые первичные документы.
Командировка в выходной или праздничный день
При планировании рабочих задач возможны ситуации, когда день непосредственной командировки выпадает на выходной или нерабочий праздничных день. В этом случае необходимо определить: будет ли сотрудник работать в этот день.
Если он будет выполнять свои трудовые обязанности — потребуется оформить документы о привлечении к работе в выходной день. В частности придется оформить соответствующий приказ и дополнительно зафиксировать эту работу в табеле. Аналогичным образом оформляются дни выезда, возвращения или нахождения в пути туда или обратно.
Командировочные расходы за праздничные и/или выходные дни оплачиваются в общем порядок, также выплачиваются суточные. Оплата труда осуществляется либо в двойном размере, либо в одинарном с предоставлением сотруднику оплачиваемого отгула. При этом расчет осуществляется исходя из той системы оплаты труда, которая установлена конкретному сотруднику, а не из среднего заработка.
Однодневная командировка
Это служебная поездка, при которой сотрудник может вернуться к месту постоянного жительства в тот же день, в которой отправился в командировку.
Например, проживающий в Калуге работник 7 июня был направлен в Москву, если он вернется до 23:59 7 июня (с учетом проезда от пункта прибытия до города), то подобная поездка будет считаться однодневной командировкой.
Ключевая особенность этого вида служебных поездок — отсутствие суточных. Этот вид компенсации покрывает работнику допрасходы, связанные с нахождением вне родного города. При однодневной поездке подобные расходы не возникают. Заплатить суточные нельзя даже инициативно.
Две командировки в один день
Законодательство не предусматривает ограничений по количеству командировок подряд и их пересечению, работодатель самостоятельно определяет срок каждой командировки с учетом возлагаемых на сотрудника задач. Соответственно день прибытия из одной командировки может совпадать с датой направления в новую служебную поездку.
Например, сотрудник вернулся в Курган из командировки в Москву 15 июля, в этот же день, по приказу работодателя он может направлен в Екатеринбург. При этом вопрос о присутствии на обычном рабочем месте в этот день решается совместно с руководителем работника, законодательных ограничений по этому вопросу нет. В остальном — расчет периода командирования определяется по общим правилам.
Командировка в отпуск
Работодатель имеет право отозвать работника из ежегодного оплачиваемого отпуска для направления в командировку. В этом случае требуется получение согласия работника, оформить приказ об отзыве работника из отпуска.
Неиспользованная в связи с командировкой часть отпуска должна быть предоставлена сотруднику в течение текущего рабочего года или присоединена к отпускам в следующем году.
Срок командировки в этой ситуации будет определяться в общем порядке: от даты отправления до даты прибытия.
Например, сотрудник в соответствии с утвержденным графиком отпусков ушел в отпуск с 8 по 21 августа длительностью 14 дней. 15 августа с согласия работника оформляется приказ об отзыве из отпуска и этим же днем — приказ о направлении в командировку с выездом 15 числа. Длительность командировки — 3 дня. После возвращения — сотрудник приступает к выполнению своих трудовых обязанностей. Оставшаяся часть отпуска (7 дней) может быть использована в текущем или в следующем календарном году.
Больничный в командировке
Сотрудник, направленный в служебную поездку, может заболеть. Если больничный совпадает с периодом поездки, необходимо продлить срок командировки, а также выплачивать суточные в полном объеме, компенсировать расходы на жилье (кроме тех дней, когда работник находился в стационаре).
Срок командировки продлевается приказом в свободной форме, в котором указывается причина продления и предполагаемый срок окончания командировки.
Например, сотрудник отправился в поездку 14 марта, сроком на 5 дней. 15 числа он сообщил, что заболел коронавирусом и направлен врачом на амбулаторное лечение в течение 14 календарных дней. На основании полученной информации, работодатель должен продлить срок командировки на период лечения сотрудника, при этом выполнение служебных задач, поставленных на период поездки, по договоренности могут быть перенесены на период после выздоровления сотрудника.
Попробуйте Smartway бесплатно
Демо-версия сервиса с экскурсией по нему от нашего специалиста.
Оставьте заявку и получите доступ!
Укажите ваши контакты, наш специалист свяжется с вами и покажет, как работает Smartway.
Начать дискуссию