Разберем, когда поездка между подразделениями считается командировкой, а также как ее правильно оформить и оплатить.
Когда командировки касаются целых подразделений, важно не только правильно оформить документы, но и вовремя согласовать расходы. Сервис управления командировками Smartway автоматизирует этот процесс: сотрудники подают заявки, выбирают билеты и отели, а менеджеры видят все расходы в одном окне. Это снижает вероятность ошибок и упрощает расчет оплаты командировок.
Когда поездка в другое подразделение считается командировкой
Главное, от чего зависит оформление, — где находится подразделение и носит ли поездка временный характер.
Подразделение в другом городе
Если филиал или офис расположен в другом населенном пункте, поездку почти всегда оформляют как командировку. Сотрудник едет выполнить конкретную задачу, после чего возвращается к своему рабочему месту.
Подразделение в том же городе
Здесь возможны два варианта:
Оформить командировку — если нужно четко зафиксировать цель, сроки и расходы. Например, сотрудник направляется в другой офис на несколько дней для запуска проекта.
Выдать служебное поручение без оформления командировки — если поездка кратковременная и не требует возмещения расходов на проживание и суточных.
На практике многие компании предпочитают оформлять командировку даже внутри одного города: так проще контролировать расходы, подтверждать служебный характер поездки и избегать споров с проверяющими органами.
Примеры задач, для выполнения которых сотрудника могут временно направить в другое подразделение:
провести обучение коллег из филиала,
участвовать в запуске новой разработки,
организовать внутреннюю проверку,
принять участие в рабочем совещании или мозговом штурме,
временно усилить команду другого офиса.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Как оформить командировку в подразделение организации
Оформлять нужно по общим правилам служебных поездок. Их регулирует постановление Правительства от 16.04.2025 № 501 и нормы ст. 166–168 ТК.
1. Издать приказ о направлении в командировку
Основание для поездки — письменное решение работодателя. На практике это приказ о направлении в командировку, например, по форме Т-9 или по собственной форме компании.
В приказе прописываются:
ФИО сотрудника,
подразделение или город назначения,
цель поездки,
срок командировки.
2. Определить задачи командировки
Работодатель может оформить служебное задание или указать цель поездки прямо в приказе.
Этот документ не обязателен, но помогает фиксировать цели поездки и оценивать результаты.
3. Выдать аванс на командировочные расходы
Сотруднику, как правило, перечисляют или выдают деньги на предстоящие траты, связанные с командировкой — аванс. Обычно в него включают:
оплату проезда;
расходы на проживание;
суточные;
иные затраты, которые работодатель согласовал заранее.
При этом компании часто централизуют покупку билетов и бронирование гостиниц — например, через сервисы для поиска авиабилетов для организаций по безналичному расчету или корпоративное бронирование гостиниц.
4. Принять отчет о расходах после возвращения
После поездки сотрудник должен подтвердить все затраты, связанные с командировкой.
Для этого он передает в бухгалтерию отчет о потраченных средствах и прикладывает документы, которые подтверждают расходы. Обычно это:
билеты на транспорт;
посадочные талоны;
чеки или счета за проживание;
квитанции и другие платежные документы.
Бухгалтерия проверяет их, после чего компания делает окончательный расчет: возвращает сотруднику перерасход или засчитывает остаток аванса.
Оплата командировки между подразделениями
Если сотрудника отправляют в командировку в другое подразделение, ему положены те же выплаты, что и при любой служебной поездке.
Суточные
Суточные выплачивают за каждый день командировки, включая выходные и время в пути.
Однако есть важный нюанс.
Если командировка в другое подразделение проходит в том же населенном пункте, суточные могут не выплачивать. Обычно это связано с тем, что сотруднику не нужно оплачивать проживание.
Размер суточных компания устанавливает и закрепляет самостоятельно — во внутреннем положении о командировках. При этом важно помнить, что суточные в пределах лимита (для внутренних командировок — 700 рублей в день) не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Суммы сверх лимита облагаются.
Особенности организации командировки между офисами
Чтобы командировка между подразделениями организации прошла без проблем, стоит заранее учесть несколько моментов.
Согласование с принимающим офисом
Руководителю подразделения, в которое направили сотрудника, стоит заранее сообщить о приезде. Это поможет:
подготовить рабочее место,
предоставить доступ к оборудованию,
заранее запланировать встречи и задачи.
Доступ к корпоративным системам
В некоторых компаниях доступ к внутренним системам ограничен по локациям.
Поэтому заранее проверьте:
доступ к CRM и корпоративной почте,
доступ к внутренним базам данных.
Локальные правила и регламенты
В разных офисах компании могут отличаться:
режим работы,
пропускной режим,
правила безопасности.
Лучше заранее предупредить сотрудника о таких нюансах.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Как упростить командировки между подразделениями
Если сотрудники регулярно ездят между офисами, стоит выстроить единый порядок организации поездок.
Обычно компании внедряют несколько решений:
Разрабатывают единое положение о командировках.
Назначают ответственных в каждом филиале.
Создают базу контактов подразделений.
Централизуют бронирование билетов и гостиниц.
Единый порядок организации поездок помогает быстрее организовывать командировки и снижает риск ошибок в документах. Дополнительно компании используют системы для бухгалтерского учета командировок, которые автоматически формируют авансовые отчеты, собирают подтверждающие документы и упрощают контроль расходов.
Коротко: что важно помнить о командировке в подразделение
Поездки сотрудников в другие подразделения компании оформляют по тем же правилам, что и любые другие командировки.
Главное:
такая поездка носит временный характер,
работодатель должен оформить приказ о направлении сотрудника в командировку,
за работником сохраняется средний заработок на период поездки,
компания возмещает расходы на дорогу и проживание,
суточные выплачивают, если командировка проходит в другом населенном пункте.
Корректно оформленные документы помогают избежать разногласий с сотрудниками и претензий со стороны проверяющих органов.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFFwXbiZ
