Авансовый отчет и посадочный талон: почему одной квитанции мало
Маршрутная квитанция подтверждает, что билет оформили и оплатили. Но по ней нельзя понять, воспользовался ли сотрудник этим перелетом. Билет могли вернуть, обменять или просто не использовать.
Для налогового учета расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документами. Это следует из ст. 252 НК. При направлении работника в командировку работодатель возмещает расходы по проезду на основании ст. 168 ТК. Поэтому маршрутную квитанцию лучше дополнять посадочным талоном авиабилета, который подтверждает сам факт перелета.
Если сотрудник летел с пересадкой, посадочный талон нужен на каждый участок маршрута. Один документ на всю дорогу не закроет все сегменты поездки.
Компании с регулярными командировками используют корпоративные авиабилеты через тревел-сервис: данные квитанции уходят в учетную систему автоматически, а электронные талоны остаются в личном кабинете — до момента, когда сотрудник сдает отчет.
Какой формат талона можно принять к отчету
Посадочный талон может быть бумажным, электронным или мобильным. Для бухгалтера важен не формат, а читаемость реквизитов и кода.
Бумажный посадочный талон
Такой талон сотрудник получает при регистрации в аэропорту или перед посадкой. Если реквизиты видны полностью, бухгалтерия обычно принимает его без дополнительных вопросов. К отчету можно приложить оригинал или четкий скан. Главное, чтобы штрихкод или QR-код не были обрезаны.
Электронный талон
При регистрации на сайте перевозчика талон оформляют в электронном виде и направляют пассажиру выбранным способом связи. Такой файл удобно прикладывать к отчету в исходном виде. Лучше, если это не снимок экрана, а сам файл, где видны все поля и считывается код. Если авиакомпания указала статус «Использован», это дополнительно подтверждает посадку.
Талон из мобильного приложения
Подойдет талон из приложения авиакомпании или электронного кошелька на телефоне. Скриншот из браузера или мессенджера лучше не использовать, если можно получить исходный документ. Если в подлинности талона есть сомнения, безопаснее запросить подтверждение у авиакомпании.
Что проверять в посадочном талоне
Неважно, в каком виде представлен документ — на бумаге, в ПДФ-файле или на экране телефона. Для бухгалтерии важны такие сведения:
ФИО пассажира — как в паспорте и маршрутной квитанции;
номер рейса и дата отправления;
номер места;
время посадки или время ее окончания, если оно указано;
считываемый QR-код или штрихкод.
Номер электронного билета чаще ищут не в самом посадочном талоне, а в маршрутной квитанции или в блоке с данными перелета. Поэтому талон и квитанцию лучше сразу сверять между собой.
Как сверить талон с маршрутной квитанцией
Перед утверждением отчета сравните оба документа. Сверьте ФИО, номер рейса, дату вылета, аэропорт отправления и маршрут. Если сотрудник летел с пересадкой, проверьте бумаги по каждому сегменту отдельно.
Особое внимание стоит обратить на такие ситуации:
в талоне и квитанции разные ФИО;
не совпадают даты или номера рейсов;
нет талона на один из участков маршрута;
часть реквизитов не читается, а код поврежден.
Если нашли расхождения, не откладывайте проверку: запросите пояснение у сотрудника или подтверждение у перевозчика.
Автоматизируйте бухучет командировок
Освободите до 50% времени бухгалтера
Что делать, если посадочный талон потерян
Если посадочный талон потерян, одной маршрутной квитанции обычно мало. Нужен другой документ, из которого видно, что перелет действительно состоялся.
Как запросить справку о перелете
У большинства авиакомпаний такую справку можно получить через личный кабинет, форму обратной связи на сайте или службу поддержки. Обычно перевозчики выдают не копию посадочного талона, а отдельную справку о совершенном перелете.
Как оформить утерю
Порядок простой:
сотрудник пишет объяснительную;
компания запрашивает справку у перевозчика;
справку и маршрутную квитанцию прикладывают к авансовому отчету;
бухгалтер фиксирует, чем заменили оригинал.
Одна объяснительная без справки обычно не снимает вопросы к расходу.
Сроки и хранение документов
Когда бухгалтер должен получить отчет
Согласно п. 23 Положения о служебных командировках, утвержденного постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, сотрудник должен сдать авансовый отчет не позднее трех рабочих дней после возвращения из поездки. Поэтому лучше сразу проверить, все ли документы он приложил.
Сколько хранить документы
Авансовый отчет и подтверждающие бумаги по нему хранят не менее пяти лет. Это следует из ст. 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и п. 277 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
Если при проверке не окажется подтверждающих документов, у налоговой могут возникнуть вопросы к расходам на командировки.
В сервисе Smartway бухгалтерский учет командировок автоматизирован: документы по поездкам формируются прямо в личном кабинете. Авансовый отчет можно заполнить всего за пару минут, без ручного ввода данных: достаточно ввести их один раз, и система сохранит их для следующих командировок. У Smartway бесшовная интеграция с продуктами «1С», поэтому данные по поездкам синхронизируются в пару кликов.
Чек-лист для бухгалтера перед утверждением отчета
Перед тем как принять расход на перелет, проверьте:
ФИО совпадают в паспорте, квитанции и талоне;
номер рейса, дата и маршрут одинаковые;
QR-код или штрихкод читается;
при пересадке собраны талоны на все сегменты;
к электронному талону приложен исходный файл, а не скриншот;
при утере талона есть справка о перелете.
Автоматизируйте бухучет командировок
Освободите до 50% времени бухгалтера
Ответы на частые вопросы
Нужна ли отметка о досмотре на электронном посадочном талоне?
Нет. Для внутреннего рейса такая отметка не нужна.
Можно ли приложить к авансовому отчету копию посадочного талона?
Да, если реквизиты читаются, а код не поврежден. Но исходный файл надежнее: его проще проверить, и вопросов к нему обычно меньше.
Что делать, если в фамилии есть опечатка?
Если ошибка небольшая, часто хватает объяснительной. Если искажение серьезное и нельзя уверенно понять, кому принадлежит талон, лучше запросить подтверждение у перевозчика.
Когда можно уничтожить старые талоны?
После того как истек пятилетний срок хранения, если по этим документам нет проверки или спора.
Запомнить главное
маршрутная квитанция подтверждает покупку билета, а посадочный талон — сам перелет;
при пересадке нужен талон на каждый участок;
если талон потерян, лучше запросить справку о перелете;
бумажный, электронный и мобильный форматы подходят, если реквизиты читаются;
срок хранения документов — не менее пяти лет.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJvpQsj
