Учет и возмещение расходов на проживание в командировке

Работодатель обязан возмещать сотруднику расходы, связанные со служебной командировкой, включая оплату жилья (ст. 168 ТК). При этом для целей налогообложения учитываются только экономически обоснованные и документально подтвержденные траты  (ст. 252 НК).

Поэтому задача бухгалтера — заранее объяснить сотруднику, какие документы взять в гостинице для командировки и как оформить отчет после возвращения.

Чтобы бухгалтерия приняла расходы, заранее сообщите сотруднику, какие документы нужно получить в гостинице.

Обычно это:

• кассовый чек; 

• счет за проживание;

• документы из отеля для командировки с датами проживания (если даты не указаны в счете);

• акт оказанных услуг (если проживание оплачивали по договору);

•  подтверждение оплаты.

Чтобы расходы приняли к учету, бухгалтер проверяет несколько условий:

• сотрудник действительно находился в командировке в конкретные даты;

• гостиницу оплатили;

• даты проживания совпадают со сроками поездки.

То есть как подтвердить проживание в гостинице в командировке — вопрос не только оплаты. Одного чека недостаточно, если из него нельзя понять, за какую услугу произведен платеж. При проверках учитывают документы о направлении сотрудника в командировку и отчетность  после возвращения (ст. 166–167 ТК).

Когда сотрудник вернулся из поездки,  он предоставляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы.

К отчету добавляют:

• чеки из гостиницы при командировке; 

• счет или квитанцию; 

• подтверждение оплаты. 

Срок представления авансового отчета законодательно не регламентирован. Теперь он устанавливается руководителем в локальных актах компании.

Если сотрудник не приложил документы на проживание в командировке, бухгалтерия может вернуть отчет на доработку. 

Учет расходов на проживание в командировке зависит от типа организации и применяемой системы учета.

К тратам относят:

• расходы на проживание в командировке в гостинице;

• стоимость услуг размещения;

• другие подтвержденные затраты, связанные с поездкой.

Для коммерческих организаций расходы на проживание учитывают как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 264 НК).

Для бюджетных учреждений действуют отдельные правила: расходы на проживание в командировке учитывают по КОСГУ (Классификация операций сектора государственного управления) в соответствии с действующей классификацией.

Автоматизируйте бухучет командировок

Автоматизируйте бухучет командировок

Попробовать

После утверждения авансового отчета бухгалтеру нужно верно зафиксировать расходы.

Важно отразить:

• выдачу денег сотруднику под отчет;

• оплату гостиничных услуг;

• закрытие задолженности по авансовому отчету.

Например:

• Дт 26 (44) — Кт 71 — учтены расходы на проживание в командировке.

• Дт 19 — Кт 71 — отражен входной НДС при наличии документов, подтверждающих право на вычет.

Если гостиницу оплачивает сама компания, расчеты можно отразить по счету 60.

Если компания оформляет поездки через учетную систему, помогает «1С 8.3 Бухгалтерия». В программе можно учитывать расходы, работать с авансовыми отчетами и выплатами сотрудникам.

При оплате гостиницы в командировке бухгалтеру важно проверить документы и правильно отразить расходы в налоговом учете. НДС с гостиницы в командировке можно принять к вычету, если есть подтверждающие документы и соблюдены условия статей 171 и 172 НК.

Если счет, чек или другие документы отсутствуют либо оформлены с ошибками, применить вычет по НДС не получится.

В бюджетных организациях расходы учитывают по правилам бюджетной классификации. Например, затраты на проживание сотрудника в служебной командировке (найм жилого помещения) относят на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ. При отражении таких расходов важно правильно определить КОСГУ и выбрать соответствующий вид расходов.

Сотрудник вернулся из трехдневной командировки и приложил к авансовому отчету только кассовый чек из гостиницы на 18 000 ₽.

На первый взгляд расход можно считать  подтвержденным: на чеке отражен факт  оплаты и название гостиницы. Но данных сотрудника, как и периода проживания, не указано. 

Бухгалтерия не смогла подтвердить, что гостиница была оплачена именно для  командировки.

Что проверили:

• даты поездки в приказе о командировке;

• срок проживания в гостинице;

• документы из отеля;

• основание для оплаты.

Сотрудника попросили дополнительно предоставить счет за проживание с датами заезда и выезда. После получения этих документов расходы приняли к учету. Если бы сотрудник не смог получить подтверждение проживания, у компании не получилось бы  возместить затраты и принять их при расчете налога на прибыль.

Чаще всего проблемы возникают из-за:

• отсутствия документов от гостиницы;

• расхождения дат проживания и сроков командировки;

• отсутствия чеков или счетов на оплату;

• ошибок в реквизитах документов;

• несвоевременной сдачи авансового отчета.

Такие ошибки приводят к возврату документов и задержке компенсации.

Автоматизируйте бухучет командировок

Освободите до 50% времени бухгалтера

Попробовать

• Документы для оплаты гостиницы в командировке должны подтверждать проживание сотрудника и понесенные расходы.

• Чтобы возместить расходы на гостиницу в командировке, приложите чек, счет, квитанцию или другой документ, в котором указан период проживания.

• Получить компенсацию расходов на проживание в командировке можно только при наличии правильно оформленных документов. 

• Ошибки в них могут привести к возврату авансового отчета и задержке выплаты.

Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFJkZwYM