Разберем, как определить даты поездки, рассчитать суточные и принять к учету документы, оформленные в другой стране.
Что общего у командировок в страны СНГ
Размер суточных коммерческая компания устанавливает самостоятельно — например, один для всех зарубежных поездок или отдельный для стран СНГ. Порядок и суммы выплат нужно закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте.
При этом НДФЛ и страховыми взносами не облагаются суточные в пределах:
700 рублей за каждый день командировки по России;
2 500 рублей за каждый день зарубежной командировки.
Если компания платит больше, с превышения нужно начислить НДФЛ и страховые взносы.
Например, компания установила заграничные суточные в размере 3 000 рублей. Сотруднику выплатят всю сумму, но 500 рублей за каждый зарубежный день попадут под налогообложение.
Как определить российские и зарубежные дни
При расчете действует два основных правила:
день пересечения границы при выезде из России оплачивают по заграничной норме;
день возвращения в Россию — по российской.
Обычно даты пересечения границы подтверждают отметками пограничных органов в загранпаспорте. Но в некоторых странах СНГ таких отметок может не быть. Тогда дату пересечения границы определяют по проездным документам — например, билетам или маршрутным квитанциям.
Если по билету нельзя определить день пересечения границы, запросите подтверждающую справку у перевозчика.
Онлайн-сервис для организации командировок
Билеты, отели, закрывающие и интеграция с 1С в одном окне
Пример: сотрудник едет на поезде в Беларусь
Сотрудник отправился из Москвы 12 августа. Поезд пересек границу с Беларусью после полуночи, 13 августа. Обратно сотрудник выехал 15 августа и пересек российскую границу 16 августа.
Суточные нужно рассчитать так:
12 августа — по российской норме;
13–15 августа — по заграничной;
16 августа — по российской.
Поскольку отметок в паспорте не будет, к авансовому отчету нужно приложить билет. Если по нему нельзя определить день пересечения границы, понадобится расписание поезда или подтверждение перевозчика.
Учитываете расходы на командировки сотрудников в Беларусь?
Скачайте полезную шпаргалку. Внутри — о том, как рассчитать суточные, проверить документы и принять расходы к учету без ошибок.
Что проверить при командировке в разные страны СНГ
Правила расчета суточных для этих направлений одинаковые, но комплект подтверждающих документов может отличаться.
Страна | Что проверить бухгалтеру |
Беларусь | Отметки при пересечении границы не ставят, поэтому даты определяют по билетам и расписанию транспорта. Расходы сотрудник оплачивает в белорусских рублях. |
Казахстан | Если сотрудник въезжает по внутреннему паспорту, подтвердить даты поездки помогут билеты. В документах из отеля или от перевозчика суммы могут быть указаны в тенге. |
Узбекистан | Для поездки потребуется загранпаспорт. Помимо отметок в нем, лучше сохранить билеты. Документы на узбекском языке нужно перевести на русский. Расходы указывают в сумах. |
Армения | При перелёте через международные аэропорты сотрудник может использовать внутренний паспорт. Поскольку отметки в нём поставить нельзя, даты подтвердят авиабилеты. Документы на армянском языке необходимо перевести. |
Кыргызстан | При поездке по внутреннему паспорту основным подтверждением дат становятся билеты. Проверяйте язык документов: сведения только на кыргызском нужно перевести на русский. Местные расходы указывают в сомах. |
Таджикистан | Сотруднику понадобится загранпаспорт. К авансовому отчету прикладывают билеты и страницы паспорта с пограничными отметками. Документы на таджикском языке переводят, расходы отражают в сомони. |
Перед поездкой также нужно проверить актуальные правила въезда и регистрации. Они могут меняться и зависят от продолжительности командировки и выбранного маршрута.
Пример расчета суточных для поездки в Казахстан
Сотрудник вылетел из Москвы в Алматы 10 сентября и вернулся 13 сентября. В компании установлены суточные:
1 000 рублей по России;
3 000 рублей за границей.
Дни с 10 по 12 сентября оплачивают по заграничной норме, а 13 сентября — по российской:
3 000 × 3 дня = 9 000 рублей;
1 000 × 1 день = 1 000 рублей.
Всего сотруднику положено 10 000 рублей суточных.
Необлагаемый лимит составляет:
2 500 × 3 дня = 7 500 рублей;
700 × 1 день = 700 рублей.
Следовательно, НДФЛ и страховыми взносами облагается 1 800 рублей.
Как без ошибок подтверждать расходы на проезд в командировках
Электронные посадочные, такси, контрольные купоны — гайд, чтобы пройти любую налоговую проверку
Как принять документы из другой страны
После возвращения сотрудник должен приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие расходы:
билеты и посадочные талоны;
документы из гостиницы;
чеки за проезд и другие согласованные услуги;
банковскую выписку при оплате картой;
справку или чек об обмене валюты, если сотрудник менял наличные.
Первичный документ, составленный на иностранном языке, должен иметь построчный перевод на русский по правилам ФСБУ 27/2021. Обращаться к нотариусу необязательно: перевод может выполнить профессиональный переводчик или сотрудник компании, владеющий нужным языком.
Если документ содержит сведения и на местном, и на русском языке, повторно переводить русскоязычную часть не нужно.
Сотрудник потерял посадочный талон — как подтвердить расходы?
Скачайте памятку экспертов Smartway и «Платформы ОФД», чтобы без ошибок подтверждать расходы сотрудников в командировки. В ней собрали требования к документам на самолет, поезд, автобус и другие виды транспорта.
Что проверить перед утверждением авансового отчета
Убедитесь, что:
поездка оформлена как заграничная;
даты пересечения границы подтверждены паспортом или проездными документами;
день выезда оплачен по заграничной норме, а день возвращения — по российской;
расходы в местной валюте пересчитаны в рубли;
к отчету приложены билеты, документы из гостиницы и чеки;
документы на иностранном языке переведены на русский;
с превышения необлагаемых лимитов начислены НДФЛ и страховые взносы.
Такой порядок поможет правильно рассчитать выплаты сотруднику и сохранить командировочные расходы при налоговой проверке.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFFxhrMf
