Когда нужно вернуть командировочный аванс
Согласно ст. 168 ТК, работодатель компенсирует работнику затраты на командировку (проезд, жилье, суточные и прочие расходы), осуществленные с согласия или ведома организации.
В соответствии с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501, после возвращения на работу сотрудник обязан в течение трех рабочих дней подать авансовый отчет с приложением подтверждающих расходных документов и завершить расчет по выданному ранее авансу.
Например, сотруднику выдали 30 000 рублей, а потратил он 26 500 рублей. Оставшиеся 3 500 рублей нужно вернуть работодателю. Это и есть возврат неиспользованных командировочных.
Если билеты компания покупает сама, их стоимость не входит в сумму, выданную сотруднику под отчет. Например, работодатель может оформить железнодорожные билеты для сотрудников и оплатить их напрямую.
К авансовому отчету прикладывают документы о расходах: билеты, документы за проживание и другие документы, подтверждающие затраты.
Как вернуть остаток
После проверки авансового отчета бухгалтерия определяет сумму остатка.
Возврат командировочных расходов осуществляется в кассу или на расчетный счет компании в соответствии с установленным в организации порядком.
При наличном возврате оформляют приходный кассовый ордер. Такой способ называют возвратом командировочных расходов в кассу.
При перечислении на банковский счет подтверждением служит выписка или платежное поручение.
Что делать, если командировку отменили
Если сотрудник получил аванс, но поездка не состоялась, деньги нельзя просто оставить у себя или перенести на другую командировку. Аванс выдают на конкретную поездку, поэтому по отмененной командировке нужно провести расчет и вернуть неизрасходованную сумму.
Если до отмены сотрудник уже понес расходы, например заплатил за возврат билета, их рассматривают отдельно. К авансовому отчету он прикладывает документы, подтверждающие такие затраты.
Если сотрудника вскоре отправляют в другую командировку, сначала нужно закончить расчеты по первой поездке. Для новой командировки оформляют отдельный аванс. Билеты можно оформить, например, через корпоративное бронирование авиабилетов.
Нужно ли заявление на возврат командировочных
Законодательство не обязывает оформлять отдельное заявление на возврат неиспользованных командировочных расходов. Однако компания может закрепить такую процедуру во внутренних нормативных документах.
Таким образом, заявление на возврат командировочных потребуется только при наличии соответствующего внутреннего регламента. Важно помнить, что заявление не заменяет собой авансовый отчет и подтверждающие документы.
Если фактические затраты превысили выданный аванс, это уже не возврат командировочных средств, а вопрос компенсации перерасхода со стороны работодателя.
Авиабилеты для командировок
Оформляйте авиабилеты для юридических лиц выгодно и экономьте до 30% на перелетах для командировок
Главное
Возврат средств осуществляется после проверки авансового отчета.
Неиспользованный остаток должен быть возвращен в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.
Закрытие расчетов по одной поездке является обязательным условием перед выдачей аванса на следующую.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFGUqs2q
