Можно ли сделать возврат авиабилета, если командировку отменили
Это зависит от причины отмены и тарифа. Если сотрудник заболел или перевозчик отменил рейс, есть основания для вынужденного возврата. Если встречу перенесли или компания решила отказаться от поездки, действуют условия тарифа. Страховка поможет, если причина отмены входит в перечень страховых случаев.
Вынужденный возврат невозвратных авиабилетов
По российским правилам вернуть деньги можно и за невозвратный билет. Например, если:
рейс отменили, отправили раньше указанного в билете времени или задержали больше чем на 30 минут;
перевозчик изменил маршрут, не предоставил место на рейсе или не обеспечил стыковку при единой перевозке;
заболел пассажир либо член его семьи или близкий родственник, который должен был лететь вместе с ним;
умер член семьи или близкий родственник пассажира.
Эти основания перечислены в пункте 227 Федеральных авиационных правил. Медицинские документы должны подтверждать болезнь на дату рейса. Об отказе из-за болезни или смерти родственника нужно сообщить перевозчику до окончания регистрации.
Если сотрудник не использовал ни одного участка маршрута, перевозчик возвращает провозную плату — сумму, уплаченную за перевозку. Если часть пути уже преодолена, сумму возврата рассчитывают за невыполненную часть перевозки. Агентский сбор и отдельно оплаченные услуги нужно проверить дополнительно: они могут не входить в эту сумму.
Если рейс отменили из-за плохой погоды, можно отказаться от перелета и потребовать вернуть деньги. Для этого не требуется доказывать вину авиакомпании.
Возврат авиабилетов по условиям тарифа
Если командировку отменили из-за переноса встречи или сокращения бюджета, авиакомпания не обязана возвращать деньги за невозвратный билет. Проверьте возможность обмена: иногда он позволяет использовать билет в другой день с доплатой, даже если возврат запрещен.
Для международных перелетов есть отдельное правило: можно вернуть неиспользованные суммы, которые перевозчик взимает в пользу других организаций по законодательству иностранных государств. Запросите у продавца билета расчет этих сумм.
Для возвратного тарифа важен срок отказа. По статье 108 Воздушного кодекса действуют такие правила:
Не позднее чем за 24 часа до окончания регистрации. Перевозчик возвращает провозную плату за вычетом фактически понесенных расходов по договору.
Позже 24 часов, но до окончания регистрации. Дополнительно удерживает неустойку 25% провозной платы. Авиакомпания вправе уменьшить ее размер.
После окончания регистрации. При добровольном отказе провозную плату не возвращают.
Если командировка состоится, но самолет больше не подходит по времени, сравните другие маршруты. Например, в Smartway можно сравнить цены, выбрать оптимальный маршрут и оформить ж/д билеты для юридического лица по безналу.
Как оформить возврат средств за авиабилеты
Свяжитесь с перевозчиком или агентом, как только узнали об отмене поездки. Не ждите, пока компания подготовит все внутренние документы: срок уведомления может закончиться раньше.
Сообщите об отказе от перелета. Укажите номер бронирования, данные пассажира и причину. Сохраните подтверждение даты обращения.
Уточните сумму и документы. Запросите расчет возврата и удержаний. Если возврат вынужденный, узнайте, чем подтвердить его основание.
Оформите отмену или перенос командировки. Укажите причину в приказе. При изменении маршрута уточните у перевозчика, сохраняется ли бронирование обратного и стыковочных рейсов.
Обратитесь к страховой компании, если есть полис. Уведомление авиакомпании не заменяет заявления по страховке. Сообщите, сколько денег вернул или согласился вернуть перевозчик.
Сверьте поступления. Проверьте, совпадает ли полученная сумма с расчетом. Сохраните решение по заявлению и платежные документы.
Отдельно отмените ненужные бронирования отеля, трансфера и такси.
Железнодорожные билеты для командировок
Покупайте ж/д билеты для юридических лиц всего за 2 минуты и оплачивайте по безналичному расчету в Smartway
Какие документы нужны для возврата авиабилета
Список зависит от причины отмены и требований перевозчика или страховщика. Бухгалтерии стоит сохранить:
маршрут-квитанцию и подтверждение оплаты;
документы о направлении в командировку и ее отмене или переносе;
заявление на возврат и подтверждение даты обращения;
расчет возврата и удержаний либо отказ;
банковскую выписку о поступлении денег;
полис, правила страхования и решение о выплате, если обращались в страховую компанию.
При болезни нужны медицинские документы. При смерти родственника — документы о смерти и родстве. При отмене или изменении рейса запросите подтверждение у перевозчика. Для вынужденного возврата одного приказа недостаточно: он фиксирует решение компании, но не подтверждает болезнь пассажира или отмену рейса.
Учтите и расходы, которые сотрудник уже понес. Например, он мог доехать до аэропорта до сообщения об отмене рейса. При использовании корпоративного такси для организаций через Smartway документы по поездке доступны в сервисе — их можно передать бухгалтерии вместе с остальными документами.
Невозвращенную сумму нельзя автоматически списать в налоговые расходы. Для налога на прибыль затраты должны быть обоснованы, подтверждены документами и связаны с деятельностью, направленной на получение дохода. Такие требования устанавливает статья 252 НК. Сохраните подтверждения деловой цели поездки, причины отмены и суммы потерь. Порядок учета зависит от вида затрат и налогового режима компании.
Страхование от невылета: когда оно поможет компании
Перед покупкой уточните, что вам предлагают: страхование расходов при отмене поездки, страховку на случай задержки рейса или дополнительную услугу возврата билета.
Для командировок проверьте, предусмотрена ли выплата при отмене поездки по рабочим причинам — например, из-за переноса переговоров.
Если перевозчик обязан вернуть деньги за билет, получить их можно без страховки. При обращении за страховым возмещением сообщите страховой компании о суммах, которые уже вернули авиакомпания или другие поставщики услуг.
Условия страхования от невылета: что проверить перед покупкой
Причины отмены. В правилах должны быть ситуации, от которых вы хотите застраховаться. Проверьте также исключения — случаи, когда страховщик не платит.
Сроки. Когда начинается и заканчивается защита? До какого момента можно купить полис и сообщить о страховом случае? Страховка не всегда действует сразу после оплаты.
Сумму выплаты. Уточните лимит, процент компенсации и размер франшизы — часть убытка, которую страховщик не возмещает. Проверьте, входят ли в расчет сборы, багаж и другие услуги.
Документы и получателя денег. Узнайте, чем подтверждают отмену и кому перечислят выплату. Если расходы несет компания, проверьте, что договор предусматривает выплату на расчетный счет.
Стоимость с учетом страховки. Сравните возвратный билет, невозвратный и невозвратный со страховкой на одном рейсе, с одинаковым багажом и услугами. Учитывайте не только цену покупки, но и сумму, которую компания потеряет при отмене.
Страхование от невылета по России
Проверьте, действует ли программа внутри страны и подходит ли она для командировок. Полис для зарубежных путешествий может не распространяться на поездки по России.
Лимит выбирайте с учетом суммы, которую не вернут перевозчик и другие поставщики услуг. При этом полис должен покрывать именно эти расходы: страховка авиабилета не обязательно включает отель.
Страхование от невылета за границу: дополнительные условия
Для зарубежных командировок дополнительно уточните:
какие страны и транзитные участки охватывает полис;
покрывает ли он отказ в визе и при каких условиях;
в какой валюте установлен лимит и как рассчитывают выплату;
нужен ли перевод иностранных документов.
Медицинская страховка для выезда за рубеж не означает, что отмена поездки тоже застрахована. Проверьте наличие этого риска отдельно.
У иностранных авиакомпаний уточняйте применимые правила возврата.
Корпоративное такси для бизнеса
Корпоративное такси для юридических лиц. Помогаем компаниям заказывать такси для сотрудников в 2 клика с оплатой со счета Smartway и полной отчетностью. Удобный контроль за расходами на корпоративные поездки для бизнеса и организаций.
Страхование в командировке: как работает SmartFlex
SmartFlex в Smartway позволяет застраховать невозвратный авиабилет на случай отмены командировки. Если причина отмены соответствует условиям страхования, компания получает часть стоимости билета.
Стоимость страховки от цены авиабилета | Компенсация при страховом случае |
15% | 75% стоимости билета |
19% | 90% стоимости билета |
Условный пример. Билет стоит 20 000 рублей, страховка — 15% его цены, компенсация — 75%. В примере компенсацию считают от полной цены билета, дополнительных услуг нет, а перевозчик ничего не возвращает. Страховщик признал отмену страховым случаем.
Стоимость страховки: 20 000 × 15% = 3 000 рублей.
Компенсация: 20 000 × 75% = 15 000 рублей.
Потери компании: 20 000 + 3 000 − 15 000 = 8 000 рублей.
В этом примере компания теряет 8 000 рублей вместо 20 000 рублей без страховки. Если поездка состоится, билет со страховкой обойдется в 23 000 рублей. Поэтому выгода зависит от цены билетов, стоимости защиты и частоты отмен.
Если вы уже пользуетесь Smartway, напишите менеджеру или в тревел-помощник, чтобы подключить SmartFlex. При покупке сравните билет со страховкой и возвратный тариф — так вы увидите, какой вариант выгоднее для конкретной командировки.
Реклама: ООО «Смартвэй», ИНН 7714379242, erid: 2W5zFHDgSH7
