Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела

Главбух уходит в отпуск: как правильно передать дела

Квартальная отчетность сдана, и ваш главбух решает уйти в отпуск. Чтобы его отсутствие не превратило работу в кромешный ад, делегируйте его полномочия другому сотруднику. Порядок передачи дел при смене главного бухгалтера на период его отпуска является рекомендуемым и законом не установлен.

Есть несколько способов, как это сделать.

Руководитель компании берет на себя ведение бухучета

Но это можно сделать не всегда. Возложить обязанности главного бухгалтера на директора можно на предприятиях малого и среднего предпринимательства, в некоммерческих организациях и организациях, получивших статус резидента Сколково. Но если эти компании подлежат обязательному аудиту, являются жилищным кооперативом, микрофинансовой организацией, коллегией адвокатов и иными организациями, перечисленные в п. 5 ст. 6 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, лично вести бухгалтерский учет руководитель не сможет.

Передаем полномочия заместителю

Если в штатном расписании есть должность заместителя главного бухгалтера, то тогда полномочия главбуха на время его отпуска переходят к нему автоматически. На практике это прописывается в трудовом договоре заместителя или в его должностной инструкции.

Если у главного бухгалтера несколько заместителей, издается приказ о том, кто именно будет замещать его на время отпуска. По этому приказу все документы, которые подписывал главбух, могут быть подписаны его заместителем, с указанием должности.

Оформляем временное совмещение иным сотрудником бухгалтерии

Часто на время отпуска главбуха его обязанности передаются ведущему бухгалтеру, бухгалтеру на участке или иному сотруднику бухгалтерии. Для этого оформляют временное совмещение. На временном совмещении сотрудник помимо своей работы, выполняет дополнительно работу главного бухгалтера. За это ему назначается доплата. Размер доплаты устанавливается руководителем и согласовывается с работником. Доплата может быть как фиксированной суммой, так и разницей в окладах или процентом от оклада по основной работе. Временное совмещение оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору и приказом.

В приказе о совмещении должностей необходимо указать (ст. 151, 60.2 ТК РФ):

  • обязанности, которые работник должен выполнять на совмещении;
  • срок их выполнения;
  • размер доплаты работнику;
  • возможность подписания финансовых документов вместо главного бухгалтера.

Оформляем временный перевод иного сотрудника

Этот вариант целесообразен, если главного бухгалтера не будет долго. Так как замещающий его сотрудник освобождается от своей основной работы и полностью берет на себя функции главбуха, зарплату он тоже получает как главный бухгалтер (ст. 72.2 ТК РФ). При временном переводе сотрудника также составляется дополнительное соглашение к трудовому договору и издается приказ.

Оформляем срочный трудовой договор

Еще один вариант — заключение срочного трудового договора с работником «со стороны» (ст. 59 ТК РФ). При этом необходимо соблюдать все предписания Трудового кодекса при приеме на работу нового сотрудника и его последующем увольнении. Этот вариант имеет смысл рассматривать, если речь также идет о длительном отсутствии главного бухгалтера.

Но помните, что в открытые акционерные общества (за исключением кредитных организаций), страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и прочие организации, указанные ч. 4 ст. 7 Закона № 402-ФЗ о бухучете принять на должность главного бухгалтера можно только человека, отвечающего следующим требованиям:

  • наличие высшего образования;
  • стаж работы бухгалтером не менее 3 лет;
  • отсутствие неснятой и непогашенной судимости по экономическим преступлениям.

Отсутствие главного бухгалтера не освобождает организацию от подачи отчетности и ответы на требования налоговой службы, но новый сотрудник может быть не в курсе каких-то нюансов. Поэтому лучше подстраховаться — пусть у главбуха будет возможность посмотреть и проконтролировать подачу отчетов и писем в ФНС дистанционно. Воспользуйтесь сервисом Онлайн-Спринтер, а если вы еще не успели освоить электронную отчетность — для вас действует бесплатный 30-ти дневный период (с полным функционалом).

Подключить Онлайн-Спринтер на 30 дней бесплатно

Подписание счетов-фактур

Согласно п. 6 ст. 169 Налогового кодекса РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Это касается бумажных вариантов. Но счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом организации или доверенностью от имени организации». Это означает, что на время отпуска за главбуха подписывать счета-фактуры могут и другие работники организации. Например, сам директор компании.

При составлении счета-фактуры в электронном виде показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется. Поэтому организация на электронном документообороте на период отпуска главного бухгалтера продолжает использовать электронную подпись директора. Важно отметить, что это должна быть усиленная квалифицированная электронная подпись, которая по сути, является электронным аналогом подписи от руки.

Руководитель организации получает теперь электронную подпись в ФНС, а вот другие сотрудники по прежнему в аккредитованных удостоверяющих центрах (АУЦ). Такском аккредитован по новым правилам и готов выпустить подписи для любого сотрудника компании, в т.ч. дистанционно — с помощью действующей ЭЦП или биометрического загранпаспорта.

С 01.01.2022 планируется утвердить требования к формам доверенностей, используемых для подтверждения полномочий в электронном виде. После принятия этих требований главбух или замещающее его лицо должен будет приобрести личную электронную подпись, полномочия которой будут подтверждаться специальной доверенностью. Доверенность будет прикладываться к каждому пакету электронных документов, которые от имени компании подписывает не ее руководитель.

Налоговые проверки и представление документов

Во время отпуска главбуха может нагрянуть выездная налоговая проверка организации. Решение о ее проведении принимает руководитель налоговой инспекции. Поэтому переносить сроки проверки из-за отпуска главного бухгалтера не будут (п. 1 ст. 89 НК РФ). Налоговая имеет право продлить выездную проверку, если из-за отсутствия главбуха компания не может представить требуемые документы (подп. 5 п. 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 № САЭ-3-06/892@).

При камеральной проверке сама организация может попросить продлить срок представления документов из-за отпуска главного бухгалтера (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Также налоговая инспекция может запросить документы и информацию о деятельности налогоплательщика у его контрагентов или иных лиц (п. 1 ст. 93.1 НК РФ). Это означает, что в организацию может поступить требование на представление документов по конкретной сделке с контрагентом. В период отсутствия главбуха можно ходатайствовать о продлении срока направления таких документов (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Вывод: заранее продумайте варианты замещения главного бухгалтера на время его отсутствия. Ведь отозвать его из отпуска можно только с его согласия.