Как заполнить 6-НДФЛ за полугодие 2026: пошаговая инструкция с рекомендациями и образцом

Расчет 6-НДФЛ за полугодие 2026 года подавайте, если хоть раз в отчетном периоде выплачивали своим работникам и другим физлицам доходы, облагаемые НДФЛ (ст. 230 НК). Если выплата была, например, только в январе, отчитываться все равно придется за I квартал, полугодие, 9 месяцев и за год.

6-НДФЛ за полугодие сдавать не нужно, если в период с января по июнь 2026 года вы не делали выплаты физлицам и не были налоговым агентом. 

Чтобы не получить штраф за несдачу отчетности, направьте в налоговую пояснительное письмо в свободной форме. В нем укажите, что налоговой базы нет. Или сдайте нулевой 6-НДФЛ — его обязаны принять.

Расчет 6-НДФЛ за первое полугодие сдавайте не позднее 27 июля 2026 года. Срок перенесли из-за выходных — 25 и 26 июля.

За нарушение этого срока последует штраф — 1 000 рублей за каждый полный и неполный просроченный месяц, а также налоговая вправе приостановить операции по банковским счетам бизнеса, если опоздаете со сдачей расчета 6-НДФЛ на 20 рабочих дней по истечении установленного срока. Ответственное должностное лицо тоже могут оштрафовать — на 300–500 рублей (п. 3.2 ст. 76, п. 1.2 ст. 126 НК, ст. 15.6 КоАП).

6-НДФЛ подавайте в налоговую инспекцию:

• по месту своего нахождения — если у вас организация;

• по месту нахождения филиалов и других обособок – налоговых агентов — если у вашей организации есть такие подразделения;

• по месту своего жительства — если вы индивидуальный предприниматель.

Действующая в 2026 году форма 6-НДФЛ не менялась — она утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 с изм. от 09.01.2024 № ЕД-7-11/649@. Этим же приказом утверждены порядок заполнения и электронный формат расчета.

Если отчитываетесь за свои филиалы или другие «обособки», отдельную форму 6-НДФЛ оформляйте для каждого ОКТМО.

Соблюдайте способ сдачи расчета — он зависит от численности физлиц, которые получили от вас доходы:

• Если получателей дохода было более десяти — используйте электронный формат 6-НДФЛ. Расчет подписывают КЭП руководителя (представителя) и подают по ТКС. За нарушение обязательной электронной формы последует штраф — 200 рублей за каждый бумажный документ (ст. 119.1 НК).

• Если доходы получали десять человек или меньше — можно отчитаться электронно или на бумажном бланке.

При подготовке расчета 6-НДФЛ учитывайте общие правила:

• Все показатели вносите в поля, начиная с крайней левой ячейки, слева направо.

• В разделах суммы доходов и вычетов указывайте в рублях с копейками, а налог — без копеек, округляйте до полного рубля 50 и более копеек и отбрасывайте суммы менее 50 копеек.

• В расчете не может быть показателей со знаком «минус».

• Если какого-либо показателя нет — в первой ячейке строки укажите «0», а в остальных ячейках поставьте прочерки.

• Если подаете бумажную форму, можете заполнить ее вручную или на компьютере. Используйте чернила синего, черного или фиолетового цвета, если заполняете отчет вручную.

• Не применяйте корректирующие средства для исправления опечаток и ошибок.

• Все страницы 6-НДФЛ должны быть пронумерованными в отведенных для этого полях «Стр.».

• Руководитель / ИП (или представитель по доверенности) должен подписать все страницы расчета и указать дату подписания.

Что входит в состав расчета 6-НДФЛ за полугодие:

• Титульный лист.

• Раздел 1 (обязательства по НДФЛ).

• Раздел 2 (расчет исчисленного и удержанного НДФЛ).

Учитывайте следующее:

• ИП указывают только свой 12-значный ИНН. Организации указывают ИНН из 10 цифр (в пустых ячейках ставятся прочерки) и КПП.

• «Отчетный период (код)» полугодия — «31», год «2026».

• «Номер корректировки»: «0--» для первичного расчета, а если позднее будете подавать уточненку — «1--», «2--» и т. д. по порядку.

• Наименование компании указывайте как в уставных документах, ФИО ИП — полностью без сокращений, как в паспорте.

• ОКТМО — это код территории, который ИП отражают по месту своего жительства, а компании — по месту своего нахождения и своих обособленных подразделений. ОКТМО может состоять из 8 или 11 цифр. Обособки указывают ОКТМО муниципального образования, в котором зарегистрированы.

• Когда заполните все страницы расчета, укажите их количество в строке «Расчет составлен на__страницах…».

• Поле «Наименование и реквизиты документа..» заполняйте, если расчет подписал представитель ИП или компании. Внесите реквизиты доверенности, подтверждающей его полномочия, а число ее листов укажите в строке о количестве страниц расчета и подтверждающих документов. Копию документа приложите к расчету. Для электронной доверенности укажите ее GUID.

Раздел 1 отражает суммы удержанного НДФЛ к уплате и налог, который вернули физлицам в отчетном периоде.

На каждый КБК (строка 10) заполняйте отдельный Раздел 1.

Строки 020–026

В строке 020 отразите обобщенную сумму налога, которую вы удержали из доходов сотрудников и других физлиц в период с 1 января по 30 июня включительно.

Чтобы правильно заполнить строки 021–026 учтите, что в каждом месяце два периода удержания и два срока перечисления НДФЛ.

В отличие от строки 020, в строки 021–026 данные вносят не нарастающим итогом, а только за последний квартал, то есть, за апрель–июнь 2026 года:

Проверьте заполнение строк 020–026: показатель строки 020 должен быть равен сумме строк 021–026 из расчетов 6-НДФЛ за I квартал и за полугодие 2026 года.

Строки 030–036

Заполнять строки 030–036 необходимо, если в первом полугодии возвращали физлицам излишне удержанный из их дохода налог.

В строке 030 отразите общую сумму налога, возвращенного в период с 1 января по 30 июня 2026 года.

В строки 031–036  внесите только те суммы налога, которые вернули в апреле, мае, июне 2026 года. Их нужно распределить по периодам удержания и срокам перечисления НДФЛ:

Проверьте заполнение строк 030–036: строка 030 должна быть равна сумме показателей строк 031–036 расчетов 6-НДФЛ за I квартал и за полугодие 2026 года.

Если в отчетном периоде удерживали НДФЛ по разным налоговым ставкам (строка 100) и КБК (строка 105), на каждую комбинацию ставки и КБК заполняйте отдельный Раздел 2.

Все показатели в разделе 2 указывайте нарастанием с начала года. Исключение — строки 161–166, в них вносите данные только за последний квартал.

По строке 110 укажите общую численность физлиц, которым выплатили доходы в январе–июне 2026 года. Если сотрудник уволился в 2026 году и снова устроился к вам на работу, учитывайте его как одну единицу. 

В строке 111 выделите количество высококвалифицированных специалистов (ВКС).

По строке 120 отразите только те доходы, которые реально выплатили физлицам в период с 1 января по 30 июня 2026 года включительно. Не уменьшайте их на предоставленные вычеты. 

В 6-НДФЛ за полугодие не включайте:

• доходы, начисленные, но не выплаченные в этот период;

• доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ.

Например, сюда не войдет зарплата за вторую половину июня, начисленная 30 июня, но выплаченная в июле — ее включите в расчет за 9 месяцев 2026 года.

Если отразите в строке 120 невыплаченные или полностью необлагаемые доходы, вы завысите налоговую базу, а если забудете включить сюда облагаемые выплаты — база будет занижена. В итоге придется сдавать уточненный расчет 6-НДФЛ.

В строке 121 укажите доходы из строки 120, выплаченные ВКС.

По строке 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые применяли к выплатам. 

Сумма вычетов не должна превышать размер доходов. Если такое произошло, проверьте — возможно в строку 130 включили лишние суммы или в строке 120 учли не все облагаемые НДФЛ доходы.

В строке 131 рассчитывают налоговую базу. Она равна разнице между доходами (строка 120) и вычетами (строка 130).

Рассчитайте НДФЛ в строке 140: налоговую базу (строка 131) умножьте на ставку (строка 100).

Контрольные соотношения по строке 140 допускают погрешность — она составляет до 6 рублей в большую или меньшую сторону на каждое физлицо. Рассчитывайте ее так: строка 110 х 1 руб. х 6 (соотношение 1.11 из письма ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@).

В строке 141 выделите из строки 140 налог с дохода ВКС.

Строку 150 по фиксированным авансовым платежам заполняйте, если у вас есть иностранные работники. Этот показатель не может превышать сумму по строке 140.

В строке 155 отразите налог на прибыль организаций, который учли при расчете НДФЛ с дивидендов (п. 3.1 ст. 214 НК).

Строку 156 заполняйте, если платили в иностранном государстве налог с дивидендов от зарубежных источников (между странами должен быть заключен договор об избежании двойного налогообложения).

В строке 160 покажите общую сумму НДФЛ, которую удержали в январе–июне 2026 года. В строках 161–166 нужно распределить по периодам удержания налог, который удержали в апреле–июне 2026 года. Налог отражайте без уменьшения на излишне удержанные и возвращенные физлицам суммы.

Сумма НДФЛ по строке 160 может отличаться от суммы налога по строке 140. Разница возникает, например, при выплате натурального дохода, с которого на отчетную дату не удержан налог.

В строке 170 сумму не удержанного налога отражайте только в том случае, если доход физлицу выплатили, а удержать с него НДФЛ в срок до 31 января 2027 года у вас точно не будет возможности. Например, физлицу выплатили доход в натуральной форме, при этом денежных выплат, из которых можно удержать НДФЛ, нет и не планируется в будущем.

Строка 170 не предназначена для случаев, когда доход начислен в одном периоде, а выплата и удержание налога — в другом. Например, налог, исчисленный в июне, а удержанный в июле, сюда включать не нужно — его отразите в расчете 6-НДФЛ за 9 месяцев по строке 160.

В строке 180 отражайте излишне удержанный НДФЛ, который не был возвращен физлицам по состоянию на 30 июня 2026 года. Такой переплаченный налог может образоваться, например, при изменении налогового статуса нерезидента, при неправильном использовании ставок налога, при неприменении полагающихся вычетов.  

В строку 190 внесите общую сумму налога, возвращенную физлицам за полугодие. При этом НДФЛ, который вернули в апреле–июне 2026 года, распределите по строкам 191–196 по соответствующим периодам.

В первом полугодии 2026 года от ИП Кудрявцева получали доходы два работника. Один сотрудник на 2 дня ездил в командировку и получил суточные в размере 2 000 руб. (1 000 руб./день, по норме НДФЛ не облагается 700 руб./день). Второй сотрудник получил матпомощь при рождении ребенка — 60 000 рублей. При выплате с доходов удерживался НДФЛ по ставке 13%.

Полугодовой 6-НДФЛ ИП Кудрявцева заполнили так:

Заполненный расчет 6-НДФЛ перед отправкой проверьте на соответствие контрольным соотношениям (приказ ФНС от 29.02.2024 № ЕД-7-3/164@, письмо ФНС от 20.12.2023 № БС-4-11/15922@ в ред. от 05.04.2024).

Выявленные расхождения и ошибки нужно исправить и проверить все заново.

Если обнаружили, что первичный 6-НДФЛ сдали с ошибками,штрафа не будет, только если успеете подать исправленный расчет до завершения срока сдачи отчетности и раньше, чем ошибку найдет налоговая. А если не успеете — налоговики пришлют требование о внесении исправлений в расчет, на которое нужно ответить в течение пяти рабочих дней (п. 3 ст. 88, ст. 126 НК).

Пошаговый план перехода на ЭПД: от выбора оператора до работы водителей

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН, инструкцией по настройке подписей и МЧД, а также чек-листом для контрагентов

Внутри — акционные условия до 31 декабря 2026 акционные условия до 31.12.2026 и бесплатный тест-драйв

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

• Убедитесь, что заполняете расчет 6-НДФЛ по действующей форме. Если формируете расчет в учетной программе, проверьте, обновлена ли она до актуальной версии.

• Проверьте все ли ведомости и платежные документы, по которым выплачивали зарплату и другие доходы, проведены.

• Заполняйте разделы расчета нарастающим итогом с начала года. Исключение: строки 021–026, 031–036, 061–066 и 091–096 — в них отражайте данные только за последний квартал.

• Сверьте сумму налога к уплате с данными ЕНС. Это можно сделать в разделе ЕНС в Личном кабинете налогоплательщика.

• Готовый 6-НДФЛ проверьте по контрольным соотношениям, чтобы выявить и исправить все нарушения до отправки расчета в ИФНС.

Подключитесь к сервису от Такском и без ограничений сдавайте электронную отчетность во все контролирующие органы. При наличии действующей ЭП подключитесь к сервису удаленно — это не требует посещения офиса и займет всего несколько минут. 

Читайте также:

• Как отправить сотрудника в ежегодный отпуск, если он не хочет идти по графику.

• Как рассчитать отпускные в 2026 году: инструкция и примеры.

• Электронная подпись для отчетности и что изменилось с 1 апреля 2026 года.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFHVXMpV