Электронная подпись для отчетности и что изменилось с 1 апреля 2026 года

По общему правилу налоговую отчетность в электронном виде обязаны сдавать (п. 3 ст. 80 НК):

• крупнейшие налогоплательщики;

• организации и ИП, если среднесписочная численность работников за прошлый календарный год превышает 100 человек;

• вновь созданные организации, в том числе созданные при реорганизации, если численность работников превышает 100 человек.

Для остальных организаций и ИП обязанность сдавать отчетность в электронном виде действует только в отдельных случаях.

По НДФЛ в электронной форме нужно подавать расчет 6-НДФЛ, если выплаты перечисляли более 10 физлицам (п. 2 ст. 230 НК). Если доход получали 10 человек и менее, форму подачи можно выбрать самостоятельно — на бумаге или в электронном виде. При определении количества физлиц нужно учитывать не только сотрудников, но и исполнителей по договорам ГПХ.

По НДС отчетность в электронной форме обязательна независимо от численности работников. Это правило распространяется на:

• декларацию по НДС (п. 5 ст. 174, п. 8 ст. 174.2, п. 6 ст. 174.3 НК);

• журнал учета счетов-фактур.

Журнал учета счетов-фактур нужно вести, если организация или ИП выступает посредником от своего имени в интересах других лиц и выставляет, перевыставляет или получает счета-фактуры (п. 3.1 ст. 169 НК).

Если при этом организация или ИП не признается плательщиком НДС, освобождена от исполнения обязанностей плательщика НДС либо не признается налоговым агентом, в инспекцию вместо декларации представляется журнал учета счетов-фактур (п. 5.2 ст. 174 НК).

Для налоговых агентов, которые не являются плательщиками НДС или освобождены от обязанностей плательщика, предусмотрено исключение: при соблюдении установленных условий декларацию по НДС можно сдавать на бумаге (п. 5 ст. 174 НК).

Другую налоговую отчетность организации и ИП, которые не относятся к крупнейшим налогоплательщикам и у которых численность работников не превышает установленный предел, могут сдавать на бумаге или в электронном виде по своему выбору (п. 3 ст. 80 НК).

В электронном виде нужно подавать:

• Расчет по страховым взносам — если в отчетном (расчетном) периоде выплаты начислялись более чем 10 физлицам. Это правило также распространяется на вновь созданные организации.

• Форму ЕФС-1, которая включает и сведения персонифицированного учета, — если средняя численность работников за отчетный период превышает 10 человек.

За несоблюдение обязательной электронной формы сдачи отчетности налогоплательщика могут привлечь к ответственности.

Ответственность зависит от вида отчетности, которую нужно было представить в электронной форме.

Налоговые декларации (кроме декларации по НДС) и расчеты. К таким документам относятся, в частности, расчет 6-НДФЛ и расчет по страховым взносам.

Если сдать их на бумаге вместо электронной формы, предусмотрен штраф в размере 200 рублей за каждый документ (ст. 119.1 НК). При этом отчетность считается представленной и принимается налоговым органом.

Декларация по НДС. Штраф за несоблюдение электронной формы не предусмотрен. Но бумажную декларацию, если она должна быть подана в электронном виде, налоговый орган не примет (п. 5 ст. 174 НК). Если до истечения срока не представить декларацию в электронной форме, наступает ответственность как за непредставление декларации по НДС.

Журнал учета счетов-фактур. Отдельного штрафа за нарушение электронной формы не установлено. В НК также нет прямого указания, что бумажный журнал считается непредставленным. Но налоговый орган может отказаться его принять.

Если налоговая не примет журнал в бумажной форме и компания или ИП не пересдаст его в электронном виде до окончания установленного срока, бизнес могут оштрафовать на 10 000 рублей (п. 2 ст. 126 НК). Руководителя организации или иное ответственное лицо могут дополнительно привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 15.6 КоАП).

Для сдачи отчетности в электронном виде требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (КЭП). Это подтверждается письмом ФНС от 17.01.2014 № ПА-4-6/489.

Квалифицированная электронная подпись обеспечивает юридическую значимость документов без дополнительных соглашений между участниками электронного документооборота. Документы, подписанные КЭП, защищены от изменений после подписания.

КЭП для отчетности оформляется на ИП или руководителя организации. Если отчетность подает сотрудник, ему потребуется отдельный сертификат ЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.

Сертификат электронной подписи выдается на срок до 15 месяцев. Продлить КЭП до окончания срока действия можно в ЛК налогоплательщика. После окончания срока его нужно перевыпустить.

Электронную подпись для ИП и руководителей организаций бесплатно выдает налоговая инспекция. Получить сертификат можно:

• в удостоверяющем центре ФНС;

• у доверенных лиц УЦ ФНС (их перечень размещен на сайте налоговой службы).

Сотрудники компаний и физические лица оформляют подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах.

КЭП, выданная ФНС, универсальна и подходит для подписания любых электронных документов от имени компании — в том числе для сдачи отчетности и участия в государственных закупках.

Такая подпись записывается на защищенный носитель (токен). Для работы с ней потребуется установить специальное программное обеспечение, например «КриптоПро CSP» или аналогичные решения.

С 1 апреля 2026 года ФНС перешла на новые криптографические стандарты — ГОСТ 34.12-2018 и ГОСТ 34.13-2018. Это закреплено в приказе ФНС от 27.03.2024 № ЕД-7-26/245@.

Новые стандарты используются при обмене документами с налоговыми органами, поэтому они напрямую влияют на работу электронной подписи и сдачу отчетности.

Что нужно сделать, чтобы продолжить работу:

1. Обновить криптопровайдер. Для работы с новыми стандартами требуется «КриптоПро CSP» версии не ниже 5.0.12000.

Если используется более ранняя версия, ее нужно обновить. Поддержка линейки 4.0 (4.0 R2, 4.0 R3, 4.0 R4) официально прекращена с 15 января 2026 года.

2. Проверить носитель электронной подписи (токен). Новые ГОСТы поддерживают не все устройства, на которые записан закрытый ключ.

• «Рутокен ЭЦП 3.0» соответствует актуальным требованиям и поддерживает новые стандарты.

• «Рутокен ЭЦП 2.0» не соответствует требованиям безопасности — его нужно заменить.

• Токены без встроенного СКЗИ (например, «Рутокен Lite») можно продолжать использовать, если установлен актуальный «КриптоПро CSP».

Это зависит от того, на каком носителе записан ключ.

Если используется «Рутокен ЭЦП 2.0», подпись придется перевыпустить. По правилам УЦ ФНС закрытый ключ руководителя организации или ИП хранится в неэкспортируемом контейнере, поэтому перенести его на новый носитель невозможно — требуется выпуск нового сертификата и запись его на «Рутокен ЭЦП 3.0».

Для подписей физических лиц действует другое правило. Их закрытый ключ записывается в экспортируемом контейнере, поэтому его можно перенести на новый носитель без перевыпуска сертификата.

Если уже используется «Рутокен ЭЦП 3.0», перевыпуск подписи не требуется.

Если не перейти на новые стандарты:

• могут возникать ошибки при обмене документами по ТКС;

• не получится расшифровывать входящие документы от ФНС (например, требования);

• появляется риск несвоевременной сдачи отчетности.

За обновлением криптозащиты, замены носителя и перевыпуском электронной подписи можно обратиться к оператору электронного документооборота или в удостоверяющий центр.

Пошаговый план перехода на ЭПД: от выбора оператора до работы водителей

Заполните форму, чтобы бесплатно забрать готовый гайд с реальными кейсами, разбором титулов ЭТрН, инструкцией по настройке подписей и МЧД, а также чек-листом для контрагентов

Внутри — акционные условия до 31 декабря 2026 акционные условия до 31.12.2026 и бесплатный тест-драйв

Имя^*

E-mail^*

Телефон^*

Отправить

Нажимая кнопку, я соглашаюсь с пользовательским соглашением, обработкой персональных данных и получением информационных и рекламных рассылок

Электронная форма сдачи отчетности обязательна для крупнейших налогоплательщиков, а также для организаций и ИП с численностью более 100 человек. В отдельных случаях требование действует независимо от размера бизнеса, например при сдаче отчетности по НДС.

По страховым взносам и персонифицированному учету действуют отдельные правила: если выплаты начисляются более чем 10 физлицам, отчетность нужно подавать в электронном виде.

Для сдачи отчетности требуется сертификат УКЭП. Подпись оформляется на руководителя, ИП или сотрудника с МЧД и обеспечивает юридическую значимость электронных документов.

После перехода на новые криптографические стандарты нужно дополнительно проверить техническую готовность: использовать актуальные версии криптопровайдеров и совместимые носители.

Читайте также:

• Какие формы отчетности в ФНС и СФР изменились с 2026 года: шпаргалка для бухгалтера.

• Как заполнить отчетность по взносам с МРОТ за директора в 2026 году: РСВ, ПСВ, 6-НДФЛ и уведомление ЕНП, образцы.

• Как организации заполнить декларацию по УСН за 2025 год: пример с образцом.

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: 2W5zFJigPf7