Читать 3 мин

Ловушка основателя: почему бухгалтерский бизнес растет, а времени все меньше

У большинства бухгалтерских компаний один и тот же сценарий роста. Сильный бухгалтер уходит из найма, берет клиентов и ведет их сам. Контекст по каждому клиенту и все нюансы хранятся только в его голове, и на первых порах это отлично работает.

2,1 тыс. просмотров1,5 тыс. открытий

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что дальше

Появляется сотрудник, еще один и еще. Становится больше клиентов, выручки. Казалось бы, можно выдохнуть. Но руководитель почему-то «зашивается» больше, чем когда работал в одиночку.

На начальном этапе это нормально — процессы еще не выстроены, сотрудники не обучены. Но если время идет, а ситуация не меняется, пора задуматься и что-то предпринять.

Типичная ситуация — есть пять сотрудников и несколько десятков клиентов, все распределены по исполнителям. Но клиент Иванов привык звонить лично вам с вопросами. У Петровой сложная структура с обособками, и вы единственный, кто помнит все нюансы. Новый сотрудник Аня ведет десять клиентов, но в любой нестандартной ситуации идет к вам. В итоге руководитель оказывается самым загруженным бухгалтером в собственной компании.

Почему так происходит и какой выход

Причина 1. Руководитель привык держать все в своей голове. Он нанимает сотрудника, который получает в работу клиента, но не получает контекст: какие у клиента особенности, какие есть договоренности с ним? Руководителю то и дело приходится подключаться к разным вопросам.

Что с этим делать. «Выгрузить» базу знаний о клиентах из головы руководителя, чтобы новый сотрудник мог открыть ее и быстро погрузиться в контекст работы с клиентом. Если руководитель или ответственный сотрудник заболеет или выпадет из рабочего процесса по другой причине — работа не встанет, ее смогут быстро подхватить другие.

В сервисе «Финлид» от Точка Банка вся информация о клиентах собрана в одном разделе: налоговый режим, юрадрес, ИФНС, учредители и другие данные из ЕГРЮЛ. Можно добавить информацию о счетах, контактных лицах, патенте и электронной подписи, прикрепить важные документы и заметки по клиенту. Есть ролевая модель — руководитель выдает доступ только к данным клиентов, с которыми сотрудник работает.

Причина 2. Руководитель думает, что проще и быстрее решить вопрос самому, чем объяснять сотруднику.

Что с этим делать. Признать, что это ловушка. Сэкономив немного времени сейчас, вы отнимаете его у себя в будущем.

Причина 3. Страшно, что сотрудник уведет клиента, поэтому спокойнее замыкать на себе общение с клиентами.

Что с этим делать. Понять, что от этого не застрахован никто и нет 100%-ного способа уберечься от такой ситуации. Но если клиент привязан не к конкретному сотруднику, а к компании, к ее процессам и сервису — вероятность ниже. В этом помогут база знаний о клиенте и быстрая взаимозаменяемость сотрудников, о чем мы говорили выше.

Причина 4. Страх отпустить контроль. Когда собственник работал один, он был идеальным исполнителем для своих клиентов и хочет сохранить этот уровень и с появлением сотрудников.

Что с этим делать. Сделать выбор — идете вы дальше как эксперт или как руководитель. Когда вы на пике экспертности и все делаете сами, вы работаете лучше всех своих сотрудников. С наймом сотрудников качество услуг может падать, но это не значит, что оно будет плохим. При этом денег и клиентов будет больше.

Причина 5. Руководитель и рад бы делегировать свою рутину сотрудникам, но они все и так загружены и зашиваются в текучке, а нанимать новых людей с нынешними зарплатами на рынке — значит резать свою прибыль.

На самом деле ресурсы у вас уже есть.

Мы подготовили пошаговую инструкцию, как найти процессы, которые съедают время команды, и как высвободить часы сотрудников.

Заполните форму — и получите инструкцию, чтобы разгрузить себя, навести порядок и начать системно растить бизнес, а не штат.