Когда нужно заполнять книгу продаж на УСН
Если у компании или ИП на УСН нет освобождения от НДС, они обязаны выдавать покупателям счета-фактуры или УПД. Срок — в течение пяти календарных дней (п. 3 ст. 168 НК):
с даты поступления предоплаты в счет будущей отгрузки;
с даты отгрузки.
Все счета-фактуры, включая корректировочные, и другие документы нужно регистрировать в книге продаж.
Если покупатели — физлица, счета-фактуры выставлять не нужно. Достаточно внести в книгу продаж одну сводную справку за месяц или квартал.
Данные из книги продаж используются для заполнения раздела 9 декларации по НДС.
Сэкономьте время на работе с первичкой с сервисом «Финлид» от Точка Банк
Встроенный робот-первичник возьмет документы из разных источников, автоматически распознает и проведет в 1С согласно вашей учетной политике. По итогу сформирует архив с удобным поиском, а лишнее вернет бухгалтеру.
Когда нужно заполнять книгу покупок на УСН
В книге продаж регистрируют операции, которые дают право на вычет по НДС. Что вносить в книгу покупок на УСН — зависит от выбранной ставки НДС:
Общие ставки 22%, 10% — с правом на вычет входящего НДС | Специальные ставки 5% или 7% — без права на вычет входящего НДС |
Нужно регистрировать все счета-фактуры от поставщиков товаров, работ, услуг. На сумму НДС, выделенную в них и уплаченную поставщику, можно уменьшить налог к уплате. | Не нужно регистрировать счета-фактуры от поставщиков. Указанный в них входной НДС при УСН «Доходы минус расходы» включают в стоимость приобретенных товаров и учитывают в расходах по мере ее списания. |
Нужно регистрировать авансовые счета-фактуры, которые ранее выдали покупателю и отразили в книге продаж:
Корректировочные счета-фактуры — если покупатель вернул товар | |
Напомним, что на УСН уменьшить НДС к уплате на входной налог можно только при ставке 22% (10%) при условии, что:
приняли покупки к учету;
получили счет-фактуру от продавца;
купленный товар используется в операциях, облагаемых НДС.
По итогам квартала данные из книги покупок вносят в раздел 8 декларации по НДС. Чтобы узнать сумму налога к уплате, нужно уменьшить сумму НДС из книги продаж на НДС из книги покупок.
Читайте также: Вычеты по НДС на УСН при специальных ставках: когда возможны и как оформить.
Формы книги продаж и книги покупок
С 1 апреля 2026 года действуют обновленные формы из постановления от 26.12.2011 № 1137 (в редакции постановления от 23.01.2026 № 26). Хотя фактически эти формы применяются уже с 1 января 2026 года по рекомендации налоговой (письмо ФНС от 26.12.2025 № СД-4-3/11730@).
Что изменилось:
Книга продаж | Книга покупок |
Новая графа 11а по товарам (работам, услугам), отгруженным в счет полученного ранее аванса. Данные берут из строки 5б счета-фактуры — это номер и дата авансового счета-фактуры, выставленного покупателю при предоплате | Новая графа 7а — ее заполняет продавец, если он принимает к вычету суммы НДС с предоплаты, поступившей в счет предстоящих поставок товаров. В новой графе нужно указывать номер и дату отгрузочного счета-фактуры. |
В графах 14 и 17 указывают ставку НДС 22%. В графах 14а и 17а — ставку 20% или 18% | |
Такие же изменения внесли в дополнительный лист книги продаж | |
Как заполнять книгу продаж на УСН в 2026 году
Вносите данные в книгу продаж по правилам из раздела II приложения 5 к постановлению № 1137. Книга продаж состоит из заголовка и основной части.
Заголовок включает сведения о налогоплательщике и периоде реализации:
«Продавец» — полное или сокращенное наименование компании (как в уставе), ФИО предпринимателя.
ИНН и КПП указывают компании, ИП вносят только свой ИНН.
«Продажа за период с__ по__» — даты начала и окончания отчетного квартала.
Регистрируйте в таблице счета-фактуры, УПД и справки со сводными данными по хронологии в том квартале, когда возникло налоговое обязательство. Документы, составленные на бумаге и в электронном формате, регистрируйте в едином хронологическом порядке. По каждому документу заполняйте отдельную строку книги.
Данные вносите в графы основной таблицы в таком порядке:
Графа книги продаж | Содержание |
1 | Номер записи |
2 | Код вида операции по перечню из приказа ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136@. Если в одном счете-фактуре отражено сразу несколько разных операций, указывайте их коды через «;» |
3 | Номер и дата выданного покупателю счета-фактуры. По продажам физлицам укажите номер и дату сводного документа |
3а | При вывозе товаров в страны ЕАЭС указывайте код вида товара по Товарной номенклатуре ВЭД ЕАЭС |
4 | Номер и дата исправления из строки 1а счета-фактуры. При этом в графе 3 указывайте данные из строки 1 счета-фактуры |
5 | Номер и дата из строки 1 корректировочного счета-фактуры. При этом в графы 3 и 4 книги продаж вносите данные строки 1б корректировочного счета-фактуры |
6 | Номер и дата исправления из строки 1а корректировочного счета-фактуры. При этом в графу 3 вносите данные строки 1 счета-фактуры |
7 | Наименование покупателя — как в счете-фактуре или другом первичном документе. Графа 7 не заполняется, если отражаете данные:
|
8 | ИНН и КПП покупателя (только ИНН, если покупатель ИП). |
9 | Наименование комиссионера (агента), реализующего товар от своего имени по договору комиссии (агентскому договору). Заполняйте, если вы продавец — комитент (принципал) |
10 | ИНН и КПП посредника, указанного в графе 9 |
11 | При регистрации авансового счета-фактуры отразите номер и дату платежки, подтверждающей предоплату. Если оплачено несколькими платежками — укажите через «;». Если оплата поступила в день отгрузки или позднее даты выставления счета-фактуры, графу 11 не заполняйте |
11а | При отгрузке в счет полученного аванса укажите номер и дату счета-фактуры, который ранее выставили покупателю при получении от него предоплаты (из строки 5б счета-фактуры) |
12 | При реализации не за российские рубли укажите наименование валюты и ее код |
13а, 13б | При реализации не за российские рубли укажите стоимость продаж с НДС в валюте в строке 13а, а также в рублях с копейками в строке 13б |
14–16 | Стоимость продаж, облагаемых НДС, по соответствующей ставке (22%, 10%, 7%, 5%, 0%). Указывайте стоимость без учета НДС. По корректировочному счету-фактуре показывайте увеличение или уменьшение стоимости (из графы 5 корректировки) |
17–18б | Сумма НДС по счету-фактуре по соответствующей ставке (22%, 10%, 7%, 5%, 0%). По корректировочному счету-фактуре отразите разницу в сумме НДС (из графы 8 корректировки) |
19 | Стоимость продаж по счету-фактуре, которые освобождены от НДС. По корректировочному счету-фактуре отражайте разницу стоимости |
20–23 | Сведения о продажах товаров, подлежащих прослеживаемости: номер декларации на товары или партии товара (графа 20), код единицы измерения (графа 21), количество товара (графа 22), стоимость без НДС (графа 23) |
Строка «Всего» графы 14–19 | Общая стоимость продаж по счету-фактуре (без налога) и общая сумма НДС с нее по соответствующей ставке. |
В дополнительном листе книги продаж регистрируйте счета-фактуры (раздел IV приложения 5 к постановлению № 1137):
не учтенные в прошлых периодах — если забыли внести в книгу продаж вовремя, и регистрируете в текущем периоде;
исправленные — выданные взамен счетов-фактур прошлых периодов, в которых обнаружены ошибки;
корректировочные — при изменении стоимости отгруженных в прошлых периодах товаров, работ, услуг.
На последней странице книги свою подпись с расшифровкой ставит руководитель компании / ИП или уполномоченное лицо.
Пример 1. Заполнение книги продаж (отгрузочный и авансовый счета-фактуры)
ООО «Дружба» работает на УСН и платит НДС по ставке 5%. В апреле 2026 года компания провела операции:
10 апреля 2026 — отгружен товар ИП Костенко стоимостью 52 500 ₽ (в том числе НДС 5% — 2 500 ₽). На эту сумму выдан счет-фактура № 1 от 10.04.2026, который покупатель оплатил в тот же день (ПП № 10 от 10.04.2026).
27 апреля 2026 — получена предоплата 42 000 ₽ от ООО «Пламя» в счет будущей отгрузки (ПП № 33 от 27.04.2026). Покупателю выдали авансовый счет-фактуру № 2 от 27.04.2026 с выделенной суммой НДС по расчетной ставке 5/105 — 2 000 ₽ (42 000 х 5 / 105).
В книге продаж показали эти операции так:
ИИ-Ассистент для бухгалтера — ваш карманный налоговый консультант
Ищет информацию не в интернете, а в актуальных нормативных документах. За одну минуту готовит ответ, юридическое обоснование и дает ссылки на источники. Ответ можно отправить на проверку эксперту.
Как заполнять книгу покупок на УСН в 2026 году
Вносите данные в книгу покупок по правилам из раздела II приложения № 4 к постановлению № 1137. Сначала нужно заполнить «шапку», потом основную таблицу книги.
Заголовок книги покупок:
«Покупатель» — компании указывают наименование, ИП свои ФИО.
ИНН и КПП отражают юрлица, ИП — только ИНН.
«Покупка за период с__ по__» — даты начала и окончания отчетного квартала.
Таблицу книги покупок заполняйте в таком порядке:
Графа книги покупок | Содержание |
1 | Номер записи по порядку |
2 | Код вида операции — выбирайте из перечня, приведенного в приказе ФНС от 14.03.2016 № ММВ-7-3/136 Если в одном счете-фактуре зафиксированы сразу несколько разных операций, указывайте их коды через «;» |
3 | Номер и дата входящего счета-фактуры или УПД от поставщика Номер и дата счета-фактуры, который вы выдали покупателю при получении аванса в счет будущей отгрузки Реквизиты таможенной декларации при ввозе товаров в РФ |
4 | Номер и дата исправления из строки 1а счета-фактуры продавца. При этом в графе 3 укажите данные из строки 1 счета-фактуры |
5 | Номер и дата из строки 1 корректировочного счета-фактуры продавца. При этом в графы 3 и 4 внесите данные из строки 1б корректировочного счета-фактуры |
6 | Номер и дата исправления из строки 1а корректировочного счета-фактуры продавца |
7 | Реквизиты платежки, подтверждающей уплату НДС или оплату счета-фактуры, если вычет возможен только при уплате входного налога (по ст. 172 НК). Если платежек несколько, указывайте их через «;» При ввозе товаров в РФ укажите реквизиты документов об уплате НДС таможенному органу |
7а | Номер и дата вашего счета-фактуры на отгрузку в счет ранее полученного от покупателя аванса, если в графе 3 отражены данные этого авансового счета-фактуры |
8 | Дата принятия приобретенных вами товаров (работ, услуг) на учет |
9, 10 | Наименование, ИНН и КПП продавца, у которого приобрели товары (работы, услуги). Если регистрируете авансовый счет-фактуру, который вы выдали ранее покупателю, в этих графах укажите свои данные |
11, 12 | Наименование, ИНН и КПП посредника — комиссионера или агента |
13 | Наименование валюты и ее код, если оплата производится не в российских рублях |
14 | Стоимость покупок по счету-фактуре или разница по корректировочному счету-фактуре с учетом НДС |
15 | Принимаемая к вычету сумма НДС по счету-фактуре или разница суммы налога по корректировочному счету-фактуре |
16–19 | Сведения о товарах, подлежащих прослеживаемости: номер декларации на товары или партии товара (графа 16), код единицы измерения (графа 17), количество товара (графа 18), стоимость без НДС (графа 19) |
Строка «Всего» графа 15 | Подведите итог по сумме НДС, которую принимаете к вычету за отчетный квартал. |
Книгу покупок подписывает руководитель компании / ИП или уполномоченное лицо.
Дополнительные листы заполняйте, если вносите изменения в книги покупок предыдущих кварталов.
Пример 2. Заполнение книги покупок (НДС по приобретенным товарам)
ООО «Комета» применяет УСН и платит НДС по ставке 22%.
13 апреля 2026 года компания приобрела у ООО «Метеор» товар стоимостью 67 100 ₽, в том числе НДС — 12 100 ₽. (получен счет-фактура № 66 от 13.04.2026).
Товар оплачен полностью в день отгрузки платежным поручением № 55 от 13.04.2026. К учету товар принят 14.04.2026.
ООО «Комета» применяет основную ставку НДС и вправе заявить налог с покупки к вычету — все условия для этого выполнены. Счет-фактуру от ООО «Метеор» зарегистрировали в книге покупок:
Если поставщик опоздал и выдал вам счет-фактуру в следующем квартале, регистрируйте документ так:
в книге покупок прошлого или нового квартала, если счет-фактура поступил к вам до окончания срока подачи декларации за прошедший квартал;
в книге покупок нового квартала, если счет-фактура поступил после завершения срока сдачи декларации.
Пример 3. Заполнение книг продаж и покупок (отгрузка в счет полученной предоплаты при УСН)
Как зафиксировать счета-фактуры при получении аванса и последующей отгрузке:
Получив предоплату (полную или частичную) в счет будущей отгрузки, выдайте покупателю авансовый счет-фактуру. Зарегистрируйте его в книге продаж.
Когда отгрузите покупателю товар в счет предоплаты, составьте и выдайте ему счет-фактуру на всю сумму отгрузки. Зарегистрируйте отгрузочный счет-фактуру в книге продаж.
В том же квартале, в котором отгрузили товар, в книге покупок еще раз зарегистрируйте авансовый счет-фактуру, который выдали при получении предоплаты. Так вы сможете принять к вычету НДС, исчисленный с аванса, чтобы не начислять налог на одну и ту же сумму дважды.
Если предоплата и отгрузка в счет нее приходятся на один и тот же квартал, на УСН можно не составлять и не выдавать покупателю авансовый счет-фактуру. Тогда счет-фактуру составляют и вносят в книгу продаж только при отгрузке, а в книге покупок записи не делают.
Если предоплата и отгрузка происходят в разных кварталах, авансовый счет-фактуру нужно оформлять обязательно.
Например, ООО «Майский день» работает на УСН и платит НДС по ставке 5%.
Компания заключила договор поставки товара с покупателем ООО «Букет» на сумму 315 000 ₽, включая НДС 5% — 15 000 ₽.:
30 марта 2026 года от ООО «Букет» поступил частичный аванс в счет будущей отгрузки партии товара — 105 000 ₽ (ПП № 44 от 30.03.2026). Покупателю выдан авансовый счет-фактура № 1 от 30.03.2026 с выделенным НДС — 5 000 ₽ (105 000 х 5 / 105).
6 апреля 2026 года всю партию товара отгрузили покупателю, выдав ему отгрузочный счет-фактуру № 2 от 06.04.2026 на сумму 315 000 ₽, включая НДС 5% — 15 000 ₽.
Продавец ООО «Майский день» должен сделать записи в книгах за I и за II квартал 2026 года:
В книге продаж за I квартал 2026 года регистрируется счет-фактура № 1 на аванс:
В книге продаж за II квартал 2026 года зарегистрировали счет-фактуру № 2 на отгрузку:
Во II квартале 2026 года приняли к вычету счет-фактуру № 1 на аванс, снова зарегистрировав его, но уже в книге покупок:
Финлид от Точка Банк избавляет бухгалтерские компании от рутины
Подключите бесплатно, чтобы не тратить время на лишние действия и переключение между сервисами. Вы сможете в одном окне скачивать выписки из разных банков, выставлять счета за услуги и отслеживать оплаты, перечислять зарплату на карты любых банков. Есть интеграции с 1С.
Как исправлять ошибки в книгах продаж и покупок
Если допустили ошибку в книге продаж или покупок при переносе данных из счета-фактуры или другого документа, исправляйте ее следующим образом:
Ошибку сделали и нашли в текущем квартале — заполните в книге две строки:
в первой — продублируйте ошибочную запись в том виде, в котором ее внесли изначально, но все суммы укажите со знаком «минус»;
во второй — внесите верную запись.
Ошибку сделали в прошедшем квартале и нашли после его закрытия — точно также заполните две строки, но только не в книге продаж или покупок, а в дополнительном листе к ней.
Если обнаружили ошибку в счете-фактуре, неверные данные из которого уже перенесли в книгу продаж или покупок, действуйте так:
Аннулируйте запись в книге, повторив ее с «минусовыми» суммами.
Вместо неправильного документа сформируйте корректировочный счет-фактуру с правильными данными и зарегистрируйте его в книге.
Если ошибку в счете-фактуре обнаружили уже после закрытия квартала, аннулируйте ошибочную запись и зарегистрируйте корректировочный счет-фактуру в дополнительном листе соответствующей книги.
Чек-лист: как вести книги продаж и покупок на УСН
В книге продаж:
Регистрируйте все счета-фактуры (в том числе авансовые и корректировочные), УПД, выставленные покупателям, и сводные документы о продажах с НДС физлицам.
Записи делайте по мере выставления счетов-фактур, но не позднее пяти дней с даты отгрузки или получения аванса.
Указывайте правильный код вида операции — например, «01» при отгрузке, «02» при получении аванса, «22» когда НДС с аванса принят к вычету.
Данные книги продаж за квартал переносите в раздел 9 декларации. Данные и итоги должны совпадать.
В книге покупок:
Если платите НДС по ставке 22%, регистрируйте счета-фактуры от поставщиков, включая авансовые, если в них выделен НДС.
При ввозе товаров в РФ регистрируйте таможенные декларации.
Чтобы не было двойного налогообложения, регистрируйте счета-фактуры, которые выдали покупателям при получении от них авансов.
Сведения из книги покупок за квартал переносите в раздел 8 НДС-декларации — показатели и итоги должны совпадать.
Финлид от Точка Банк — комплексное решение для бухгалтеров и бухгалтерских компаний
Управляйте счетами всех клиентов из одного окна, скачивайте выписки, безопасно храните пароли, выплачивайте зарплату, собирайте оплаты за обслуживание и пользуйтесь ИИ-Ассистентом для бухгалтера. Основной функционал — бесплатный.
Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFJKWWMX
