Электронные перевозочные документы: что изменится с 1 сентября 2026 года и как подготовиться

• Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это документы, связанные с перевозкой грузов, в электронном виде:

• Электронная транспортная накладная (ЭТрН) — основной документ, который подтверждает заключение договора автоперевозки. ЭТрН содержит сведения о грузоотправителе, грузополучателе, перевозчике, виде груза и маршруте доставки.

• Электронный заказ или электронная заявка. С помощью этих документов стороны договариваются об условиях доставки груза.

• Электронный путевой лист (ЭПЛ). Содержит информацию о водителе и общие сведения о перевозке: груз, маршрут, даты начала и окончания. 

Путевые листы могут быть и в бумажном виде и после 1 сентября. Исключение — перевозка алкогольных напитков, подлежащих обязательной маркировке: пива, сидра, медовухи, пуаре, а также спиртосодержащей непищевой продукции. Для них с 1 сентября путевые листы должны быть строго в электронном виде (постановление Правительства от 28.11.2025 № 1944).

• Электронное поручение экспедитору, экспедиторская расписка, складская расписка. В поручении клиент указывает перечень услуг, которые должен выполнить экспедитор. Расписка подтверждает факт получения экспедитором груза, в том числе при необходимости для временного хранения на его складе.   

Все ЭПД попадают в систему ГИС ЭПД — государственную информационную систему электронных перевозочных документов. Положение о ГИС ЭПД утверждено постановлением Правительства от 21.05.2022 № 931. 

Обмениваться ЭПД можно не через любого оператора ЭДО, у него должна быть аккредитация Минтранса. Проверить это можно реестру.

Изменения касаются практически всего бизнеса. Исключения есть, но большая часть компаний и ИП в них не попадут. ЭПД обязательны для участников перевозок:

• Грузоотправители — компании и ИП, которые передают груз перевозчику для доставки.

• Перевозчики — юридические лица и ИП, которые доставляют грузы.

• Грузополучатели — юридические лица и ИП, принимающие грузы.

• Экспедиторы — компании и ИП, которые организуют перевозку груза: разрабатывают маршрут, находят перевозчика, оформляют страховку и т.п. 

Если экспедитор принимает груз по экспедиторской расписке и далее организует доставку от своего имени, в том числе может вести груз и на своем транспорте — он участвует в оформлении электронной транспортной накладной.

Если же экспедитор работает по агентскому договору, а все операции по перевозке осуществляются от имени грузоотправителя — экспедитор не участвует в оформлении ЭТрН, а агентский договор с экспедитором заключать в электронном виде не обязательно. Но другие экспедиторские документы с 1 сентября должны оформляться только в электронном виде даже при аогентской схеме.

Примеры типовых ситуаций, когда необходимо использовать ЭПД:

1. Компания или ИП доставляет продукцию клиенту собственным или наемным транспортом, в том числе с привлечением экспедитора. При этом покупатель — это тоже компания или ИП, а доставка выделена как отдельная услуга.

2. Компания или ИП перевозит грузы между своими подразделениями, но при помощи стороннего перевозчика или экспедитора.

3. Компания или ИП заказывает с доставкой товары, сырье, материалы. Даже если это просто канцтовары в офис.

ЭПД не требуется при доставке товаров своим транспортом:

• покупателям-физлицам;

• для внутренних нужд бизнеса, например, перевозка товара между разными магазинами одной компании;

• в случае, когда доставка входит в цену товара и не является отдельной услугой.

Также Минтранс определил перечень ситуаций, в которых можно в принципе не использовать ЭПД.  

Транспортные накладные, заказы и заявки оформляются на бумаге в следующих ситуациях (приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262):

• Если везут груз военного назначения, а Минобороны является грузоотправителем или грузополучателем.

• Если грузоотправитель или грузополучатель — иностранное юридическое лицо, филиал которого не аккредитован в РФ.

• При перевозках внутри РФ, которые осуществляют иностранные перевозчики из стран ЕАЭС.

• Если грузоотправитель или грузополучатель — физлицо, а груз не предназначен для предпринимательской деятельности.

• При компьютерной атаке на информационные ресурсы, зафиксированной государственной системой обнаружения.

• При отсутствии доступа к Интернету.

• Если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо.

• При перевозке драгоценных металлов и драгоценных камней.

Экспедиторские документы оформляются на бумаге в таких случаях (приказ Минтранса от 03.04.2026 № 115):

• При перевозке грузов для нужд государственной власти, обороны, безопасности, правопорядка.

• В рамках особого режима, введенного на конкретной территории: режим повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, чрезвычайного положения, военного положения, контртеррористической операции

• Если у клиента и (или) у экспедитора нет возможности направить электронный документ через интернет в связи с обстоятельствами непреодолимой силы.

• При оказании транспортно-экспедиционных услуг физлицу для личных нужд.

• При оказании транспортно-экспедиционных услуг иностранным физическим или юридическим лицам.

По состоянию на июнь 2026 года отдельных штрафов за работу без ЭПД нет. Но это не значит, что новые правила можно игнорировать. Во-первых, штрафы точно введут позднее. Во-вторых, участники грузоперевозок пока могут быть наказаны по общим правилам за нарушения при оформлении перевозочных документов:

1. За перевозку грузов без накладных — 500 ₽ на водителя (п. 2 ст. 12.3 КоАП).

2. За предоставление недостоверных данных о свойствах грузов (п. 8, 9 ст. 12.21.1 КоАП):

• на физических лиц — от 2 250 до 7 500 ₽;

• на должностных лиц — от 22 500 до 52 500 ₽;

• на юридических лиц и ИП — от 300 000 до 600 000 ₽

Есть специальные санкции для экспедиторов за работу без регистрации в государственном реестре (п. 3, 4 ст. 11.14.3 КоАП):

1. При первичном нарушении: от 3 000 до 5 000 ₽ на граждан и от 100 000 до 300 000 ₽ — на юридических лиц и ИП.

2. При повторном нарушении: от 5 000 до 10 000 ₽ на граждан и от 500 000 ₽ до 1 000 000 ₽ — на юридических лиц и ИП.

И если да, то какие роли в процессе перевозки он играет — от этого зависят обязанности по регистрации в госреестре и порядок участия в заполнении транспортных документов.

В таблице — несколько примеров:

Одна и та же компания или ИП может в зависимости от договора занимать разные роли. 

Этот шаг только для экспедиторов и перевозчиков, грузоотправителей и грузополучателей он не касается.

Все действующие экспедиторы уже должны были после 30.04.2026 зарегистрироваться в реестре на платформе «ГосЛог» (ст. 2.2 закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ). Те, кто планирует вести бизнес в этой сфере, должны зарегистрироваться до начала работы.

Действующие перевозчики с грузовиками массой более 3,5 тонн должны будут зарегистрироваться в отдельном реестре, также на платформе «ГосЛог», в период с 01.03.2027 до 30.03.2027 (ст. 4 закона от 29.12.2025 № 520-ФЗ).

Если все машины грузоперевозчика имеют массу до 3,5 тонн, регистрация пока не нужна, но со временем все может поменяться.

Основной критерий для выбора — наличие оператора в реестре аккредитованных. Если вы уже работаете с оператором ЭДО из реестра, можно далее продолжать сотрудничество с ним и в рамках ГИС ЭПД.

Что еще учесть при выборе оператора:

1. Поддержка роуминга с операторами, которыми пользуются контрагенты.

2. Удобство интерфейса для всех ролей в перевозке.

3. Наличие мобильного приложения, которое позволяет водителю скачивать на смартфон QR-коды накладных для предъявления сотрудникам ГИБДД при отсутствии доступа к интернету.

4. Возможность интеграции с учетной системой.

Если электронной подписи еще нет, руководитель организации или ИП может бесплатно получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) в удостоверяющем центре ФНС или у одного из доверенных лиц УЦ ФНС. 

Другие сотрудники компании, которые подписывают транспортные документы, могут получить УКЭП в одном из коммерческих удостоверяющих центров. Чтобы подписывать электронные документы от имени организации или ИП, у них должна быть машиночитаемая доверенность (МЧД).

Для подписания ЭПД можно также использовать усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП), но только выданную с помощью приложения «Госключ». Получить УНЭП через «Госключ» можно бесплатно. 

Водитель при приемке и сдаче груза свой раздел может транспортной накладной может подпись и простой электронной подписью (ПЭП) и без МЧД, но затем этот раздел нужно будет дополнительно заверить УКЭП или УНЭП перевозчика. Только после этого документ приобретет юридическую силу. 

Порядок подписания ЭПД прописан в постановлении Правительства от 21.05.22 № 931.

Что предусмотреть в регламенте:

• перечень используемых ЭПД и их форматы;

• порядок работы с исходящими ЭПД: кто и в какие сроки формирует, согласовывает (при необходимости) и подписывает конкретные разделы документов;

• правила работы с входящими ЭПД: кто и в какие сроки проверяет, подписывает, отражает в учете;

• список ответственных сотрудников и их полномочия по работе с ЭПД;

• защита информации: уровни доступа, пароли, резервное копирование, архивирование и т.п.

Затем нужно обучить всех ответственных специалистов работе с ЭПД с учетом их полномочий по регламенту.

Чтобы система ЭПД работала корректно, к электронному обмену должны быть готовы все участники перевозки. Поэтому целесообразно заранее уведомить своих контрагентов о переходе на ЭПД. Если контрагент уже выбрал другого оператора — нужно настроить с ним роуминг. 

Также следует до 1 сентября 2026 года внести изменения во все договоры, в которых так или иначе упоминаются перевозки. Изменения должны включать указание на обмен ЭПД только в электронном виде, кроме определенных Минтрансом особых случаев, о которых мы писали выше.

Лучше проверить систему работы с ЭПД до наступления срока обязательного внедрения, чтобы было время на устранение недочетов. Для этого выберите одного или нескольких лояльных контрагентов, которые уже настроили систему электронного обмена. В рамках тестирования параллельно с бумажными оформляйте электронные документы. 

При оформлении исходящей транспортной накладной нужно заполнить и подписать все обязательные разделы (титулы) с учетом той роли, которую компания или ИП играет в процессе перевозки. 

Рассмотрим структуру ЭТрН в соответствии с действующими нормами.

• Титул 1 «Погрузка» подписывает грузоотправитель, он содержит:

  • общие условия договора перевозки;

  • сведения о сторонах договора;

  • сведения о грузе, транспортном средстве и водителе;

  • информацию о месте погрузке и маршруте.

• Титул 2 «Получение груза» подписывает грузоперевозчик. В нем подтверждается факт получения и указываются замечания, если они есть. Например, нарушение упаковки.

• Титул 3 «Приемка груза» подписывает грузополучатель. Он подтверждает факт приемки груза и указывает замечания по нему, если есть.

• Титул 4 «Выдача груза» подписывает перевозчик после приемки груза грузополучателем. Перевозчик со своей стороны подтверждает факт выдачи груза и завершение процесса перевозки в целом.

• Остальные титулы от Т5 до Т8 — не обязательные. Их используют для согласования стоимости перевозки, переадресации груза, замены машины или водителя.

При проверке входящей ЭТрН нужно обратить внимание на следующие моменты:

1. Подписаны ли все обязательные титулы, перечисленные выше. 

2. Все ли подписи действительны и соответствуют требованиям постановления 931. Если документ подписывал не руководитель или ИП, то каждая подпись сотрудника должна быть подтверждена действующей МЧД.

3. Соответствуют ли данные ЭТрН другим документам по этой поставке: договору, акту, товарной накладной, счету-фактуре или УПД, путевому листу.

Реклама: АО «Точка», ИНН 9705120864, erid: 2W5zFHeRHWZ