Зарплатный проект: как работает, польза и подводные камни

Зарплатный проект — банковская услуга для быстрого перечисления зарплаты на счета сотрудников. 

С зарплатным проектом бухгалтер не составляет отдельное платежное поручение на каждого сотрудника, а формирует общий реестр, после чего банк сам распределяет деньги по счетам сотрудников.

Процесс выплаты зарплаты выглядит так:

1. Вы формируете реестр в своей учетной программе или интернет-банке. В реестре указываете ФИО и сумму выплат по каждому сотруднику, назначения платежей (например, «Зарплата за август 2026 года») и дополнительную информацию, если она нужна. 

2. Если реестр сформирован в учетной программе, загружаете его в интернет-банк. Может понадобиться еще платежное поручение на общую сумму зарплаты. В Точка Банке достаточно реестра, причем его можно сформировать и подписать прямо в 1С с помощью интеграции ДиректБанк. Для этого не понадобится электронная подпись — реестр подписывается при помощи кода смс, а затем одной кнопкой отправляется в интернет-банк.

3. Банк на основании реестра зачисляет деньги на счета сотрудников. 

Если это разовая выплата на одного работника, например, отпускные или окончательный расчет при увольнении, можно оформить обычное платежное поручение без реестра.

Кроме того, что не нужно каждый раз заполнять платежные реквизиты и можно одновременно перечислять зарплату любому количеству сотрудников, работодатель может сэкономить на комиссиях.

• Во-первых, комиссия за перевод денег физлицам через зарплатный проект обычно ниже или ее вообще нет.

• Во-вторых, в большинстве банков тарифы предполагают месячный лимит переводов физических лиц, в пределах которого комиссия нулевая либо обычная. После превышения лимита комиссия растет по прогрессивной шкале: чем больше сумма переводов, тем выше ставка. 

В лимит входят все переводы физлицам с расчетного счета: зарплата, выплаты подрядчикам, вывод средств ИП. Если в организации большой ФОТ, она упирается в лимиты уже при первой выплате зарплаты в начале месяца, а дальше платит по повышенному тарифу.

Совет: уточните в своем банке, входят ли зарплатные выплаты в общий лимит на переводы физлицам и действует ли лимит на переводы в другие банки.

Кроме того, зарплатный проект может давать дополнительные преимущества, конкретный набор зависит от банка. Например, работодатели могут получить скидку на кредитование, подписки на полезные сервисы, льготы от партнеров банка, а сотрудники — бесплатное обслуживание карты, кэшбэк, льготные условия по кредитам, повышенные ставки по вкладам, скидки от партнеров. 

Зарплатный проект подходит для перечисления зарплаты и различных доплат, отпускных, больничных, премий, суточных при командировках и других выплат по трудовому договору. Он не подойдет для вывода личных денег ИП с расчетного счета, оплаты самозанятым и перечисления подотчетных денег.

Даже если банк разрешает проводить через зарплатный реестр выплаты, не связанные с трудовым договором, здесь есть риски.

1. Переводы ИП самому себе. Налоговая при камеральной проверке РСВ и 6-НДФЛ сравнивает базу по НДФЛ и страховым взносам с суммами из банковских выписок, где в назначении платежа стоит «заработная плата» и «оплата работ/услуг в пользу физлиц».

Если данные не сойдутся, пришлет требование о пояснениях или вызовет для беседы. Тогда придется объясняться с проверяющими.

2. Переводы самозанятым. Проводить оплату через зарплатный проект законом не запрещено, но рискованно, если есть и другие признаки трудовых отношений. Например, когда:

• сотрудничество дольше трех месяцев;

• выплаты в те же даты, что и зарплата сотрудникам;

• суммы примерно одинаковые;

• для самозанятого это основной доход;

• в договоре и актах нет конкретного объема работ.

3. Переводы подотчетов сотрудникам.  Подотчетные деньги можно переводить на зарплатные карты, но удобнее завести бизнес-карту. Вы сможете настроить лимиты и категории трат (например, 20 000 ₽ в месяц на рекламу), установить запрет на снятие наличных. А все чеки с привязкой к сотруднику будут отображаться прямо в истории операций по расчетному счету, если подключите бесплатную интеграцию от ФНС «Мои Чеки онлайн. Подробнее о преимуществах бизнес-карты мы писали в статье «Как учитывать расходы по бизнес-карте и упростить работу с подотчетами».

У работников есть право получать зарплату на карту любого банка по своему выбору. Отказать в этом нельзя. Если банк поддерживает переводы на карты других банков, вы сможете перечислять зарплату одним реестром. Если нет, по таким сотрудникам придется делать отдельные платежки. В Точка Банке вы сможете делать выплаты на карты разных банков одним реестром.

Изучите, из чего она складывается: уплата ежемесячного тарифа, выпуск и обслуживание карт, комиссии за переводы в другие банки, дополнительные сервисы. Бывает, что за срочное зачисление (в день отправки, а не за 3 рабочих дня) берут отдельную плату.

У каждого банка они свои. Если условия окажутся неинтересными для сотрудников, они могут отказаться от карт в этом банке. Лучше заранее уточнить, что получат сотрудники, например, это может быть:

• бесплатное обслуживание зарплатной карты;

• повышенные лимиты на снятие наличных и переводы;

• выгодные ставки по вкладам;

• льготные условия по кредитам и ипотеке;

• повышенный кэшбэк по сравнению с обычными клиентами;

• скидки и сервисы от банка и его партнеров;

• премиальное обслуживание.

Обычно в своих банкоматах и от банков-партнера снятие бесплатное. В чужих банкоматах может быть большая комиссия, лимиты на единоразовое снятие наличных или бесплатное снятие только до определенной суммы. Уточните условия и посмотрите список банкоматов. Если сотрудники работают в разных городах, лучше проверить, что у них есть эти банкоматы.

Если есть, уточните, как это происходит: реестр выгружается автоматически одной кнопкой или через промежуточные файлы, для которых нужно установить дополнительные программы.

Заключите с банком договор на обслуживание зарплатного проекта. Обычно для этого нужно оставить заявку на сайте и собрать пакет документов. Дальше все зависит от того, на какие карты будете перечислять зарплату и условий вашего банка.

1. На новые карты банка, где открыт зарплатный проект. Процессы в разных банках могут отличаться, но в общем он выглядит так. Получите от сотрудников два заявления: 

• Об открытии банковского счета. Форму банк обычно дает свою. Сотрудники заполняют заявление вместе с анкетой, а вы передаете в банк. 

• О перечислении зарплаты на банковскую карту. Сотрудники пишут его в свободной форме, когда банк откроет счета и выпустит к ним карты. Эти заявления остаются у вас.

2. На карты другого банка. От сотрудника нужно только заявление с реквизитами. В зависимости от условий договора, с такой картой тоже можно участвовать в зарплатном проекте, либо придется переводить деньги отдельной платежкой. Уточните этот момент до подключения. 

Попросите сотрудника принести документ, подтверждающий изменение персональных данных, например, новый паспорт, свидетельство о браке, о расторжении брака, о перемене имени. В карточке сотрудника в интернет-банке бухгалтеру нужно будет сменить фамилию. Если сотрудник уже сообщил в свой банк о смене фамилии, а работодатель в интернет-банке ее еще не изменил, при отправке платежа будет ошибка.

Что касается карты, выпущенной в рамках зарплатного проекта, порядок перевыпуска зависит от конкретного банка. В любом случае, даже если новая карта еще не выпущена, зарплата продолжает поступать на счет сотрудника и он может ею распоряжаться.

Сотрудник может в любой момент отказаться от зарплатной карты. Для этого нужно по ст. 136 ТК написать работодателю заявление о смене банковских реквизитов не позднее, чем за 15 календарных дней до выплаты. Отказать работнику нельзя, иначе будет штраф по ст. 5.27 КоАП, как за задержку зарплаты. Все расходы по выпуску, перевыпуску и обслуживанию другой карты сотрудник оплачивает сам.

Если же работник хочет получать зарплату наличными, а в трудовом или коллективном договоре прописан только безналичный способ выплаты, работодатель может отказаться платить наличными на основании ст. 136 ТК.

Зарплатная карта открывается на имя сотрудника. Он сам распоряжается деньгами, обращается в банк, при желании закрывает счет. Если карта потеряна или испорчена, перевыпуск оплачивает сотрудник. По желанию работодатель может взять эти расходы на себя. 

Правила перевыпуска карты и его оплаты закрепите во внутренних документах, например, в положении о зарплатном проекте или в трудовых договорах с сотрудниками.

Зарплатная карта остается у бывшего сотрудника и действует пока не истечет ее срок. Работодатель не может ее заблокировать. Сотрудник сам решает, закрывать ли счет после увольнения или продолжить им пользоваться. Должна ли компания сообщить об увольнении сотрудника в банк — зависит от правил конкретного банка.

Если на карту перестает поступать зарплата, банк может перевести ее на стандартные условия для частных клиентов. Например, бесплатное обслуживание может стать платным. Но порядок действий и изменение условий зависит от банка.

Реклама. АО «Точка» ИНН 9705120864 , ООО «Банк Точка» ИНН 9721194461. Лицензия ЦБ РФ № 3545 от 03.02.2023. 18+, erid: 2W5zFJdFKsQ