Менеджмент

Полезные советы для повышения производительности малого офиса

Чтобы уверенно конкурировать на рынке, компании должны обеспечить максимально высокую производительность и эффективность своей работы.
1,3 тыс. 36
Полезные советы для повышения производительности малого офиса
Кристоф Бешад, Генеральный директор PANTUM Europe в регионе СНГ, Центральная и Восточная Европа

Согласитесь, выжить сегодня в современной экономической обстановке — задача не из легких.

Чтобы уверенно конкурировать на рынке, компании должны обеспечить максимально высокую производительность и эффективность своей работы. В особенности это относится к малым предприятиям, так как проблемы мировой экономики обычно воздействуют на них в первую очередь, и они больше остальных заинтересованы в оптимизации ресурсов. Я хотел бы предложить несколько простых советов, как достичь максимальной производительности работы в небольшом офисе.

Совет 1. Рабочая среда: эффективно планируйте пространство.

Планировка офиса особенно важна в условиях ограниченного пространства. Рабочей среде часто не уделяют должного внимания, хотя она, несомненно, влияет на производительность работы специалистов. Мы проводим в офисе достаточно много времени, и если вы хотите, чтобы ваши сотрудники проявляли свои творческие способности, то важно сделать обстановку в нем максимально приятной и интересной.

Недостаток места для хранения бумаг вынуждает нас переходить на электронное архивирование, которое позволяет сделать пространство менее захламленным. Убедитесь в том, что ваше рабочее пространство хорошо вентилируется и освещается, не жалейте средств на решения, ограничивающие потребление энергии и использующие больше естественного освещения. Регулярно открывайте окна, чтобы впустить в комнату прямые солнечные лучи (если, конечно, это возможно) – ведь они помогают организму восстанавливать жизненные силы. Кроме того, желательно иметь в офисе растения: они являются дополнительным источником кислорода, да и просто радуют глаз.

Экспертами доказано, что здоровая, естественная рабочая среда повышает производительность работы, а у сотрудников не возникает ни единой мысли о том, чтобы вырваться из офиса при первом удобном случае. Планирование и реализация такой среды обойдется не намного дороже традиционной офисной обстановки, а такие идеи, как, например, теплоизоляция пола, способны стать настоящим подарком.

Совет 2. Комфорт: заботьтесь о себе и своих сотрудниках.

Важно найти баланс между удобством и отвлекающими факторами. Нам привычно проводить в офисе от 8 до 10 часов, поэтому необходимо убедиться, что вы сидите удобно, а монитор компьютера находится на правильном расстоянии от ваших глаз. Если в помещении прохладно, не забудьте начать день с хорошего завтрака. Регулярно делайте перерывы, чтобы вытянуть ноги, выбросить из головы все лишнее и вернуться к работе отдохнувшим.

Выбирайте мебель самого лучшего качества, которое вы можете себе позволить. Производительность работы тесно связана с комфортом, и необходимо учесть это при планировке офиса.  Внимательно относитесь к покупке элементов оформления и офисной мебели, ищите выгодные предложения. Интересные, полезные и недорогие предметы обстановки можно встретить в магазинах, где торгуют подержанными вещами и не гонятся за сверхприбылью. Оптовая закупка – тоже хороший способ сэкономить деньги, но прежде убедитесь, что у вас есть место для хранения запасов.

Еще один фактор комфортности – это домашние животные. Хорошо известно, что люди, имеющие домашних животных, живут дольше, и они определенно могут способствовать созданию более дружественного рабочего пространства.

Совет 3. Оборудование: приобретайте вещи с длительным сроком службы.

Думайте о будущем и приобретайте необходимые вам устройства и оборудование, способные выдержать проверку временем. Проведите собственное исследование перед тем, как планировать офисное пространство, и подходите к выбору с умом. Ненадежное программное обеспечение, мебель и офисную технику придется чаще менять, что негативно отразится на ваших расходах.

Отвлекающие факторы, причиной которых является неисправное оборудование, могут сильно раздражать сотрудников, препятствуя повышению производительности. Руководству необходимо выявить источники таких факторов и учесть их при планировании офисной обстановки, чтобы создать эффективное рабочее пространство.

Совет 4. Расходуйте энергию с умом: действуйте экологически рационально и избегайте ненужных затрат.

Энергоэффективность и снижение расходов часто неразрывно связаны друг с другом. Используйте таблички, мотивирующие ваших сотрудников выключать свет и офисное оборудование, а также установите систему автоматического отключения оборудования, работающего в режиме ожидания. Рассмотрите возможность использования системы управления зданием (Building Management System — BMS), которая автоматически отключает питание на ночь и в выходные дни, позволяя экономить значительные суммы в счетах за электроэнергию.

Если ваш бюджет ограничен, убедитесь, что вы не покупаете ненужные вам вещи. Используйте решения, которые позволяют существенно снизить расходы. Например, зачем тратить деньги на дорогой цветной принтер, когда печатать внутренние документы, чертежи и тому подобное можно и на черно-белом? Посоветуйтесь, как оптимизировать ваши затраты, с представителями организаций, торгующих оборудованием. Ведь у малого бизнеса, который не закупает оборудование крупными партиями, больше возможностей подобрать наиболее подходящую  модель.

Начать дискуссию

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция

Сосредоточение в своих руках всех процессов, желание все сделать самому — проблема многих предпринимателей. В результате попытки охватить все не остается времени на разработку новой, более продуктивной стратегии. Чтобы разгрузить себя и заниматься более глобальными бизнес-задачами, владельцу бизнеса нужно научиться делегировать.

Как предпринимателю выйти из операционки: пошаговая инструкция
Отпуска

Сотрудник не может переносить отпуск, если у него заболел ребенок

Продлить или перенести ежегодный оплачиваемый отпуск разрешено только если заболел сам сотрудник, а не его ребенок.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Песков: нейросети в руках недобросовестных людей — еще одна большая угроза

Заместитель руководителя администрации президента РФ, пресс-секретарь В. Путина Дмитрий Песков заявил, что нейросети в руках недобросовестных людей или террористов могут стать грозным оружием.

👫 На одну штатную единицу можно принять двух полставочников. Эксперт: запрета нет, и Верховный Суд это косвенно подтверждает

Ранее Роструд заявлял, что одну должность не могут делить между собой два человека по полставки каждый, должно быть 2 должности. Теперь поступили новые вводные.

325

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен

Управление любым проектом представляет собой многоуровневый процесс, имеющий множество составляющих. Как минимум он включает в себя планирование, мотивацию, материальное и прочее обеспечение, а также контроль исполнительных процессов.

Шестиугольник управления проектами. Что это такое и для чего нужен
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

ФНС объяснила, какой ОКТМО указывать в ЕНП-уведомлении по налогу на имущество

В уведомлении по ЕНП при указании кода ОКТМО надо учитывать особенности исчисления и уплаты налогов.

🎓 Уже завтра бухгалтеры узнают, как Минтруд и ФНС будут бороться со скрытыми сотрудниками

Подготовьтесь к проверкам и запросам по сотрудникам и уберегите себя от штрафов.

Клиенты Сбера могут разблокировать карту после блокировки из-за криптовалют

Чтобы снизить риск блокировки карт из-за сомнительных операций, клиенты Сбербанка могут подтвердить свои криптовалютные доходы, сделав скриншот с сайтов криптобирж.

УСН

📌 Как ИП на УСН «доходы» в 2024 году уменьшать налог на фиксированные взносы: таблица

Чтобы уменьшать налог по УСН за 2024 год на взносы ИП за 2024, их не нужно платить. А вот на взносы 1% за 2024-й налог за 2024 год уменьшить нельзя независимо от того, платили вы их или нет.

НДФЛ

За подаренную двоюродным братом квартиру придется платить НДФЛ

За подаренную недвижимость не надо платить НДФЛ, если даритель и одаряемый являются членами семьи или близкими родственниками по Семейному кодексу. Двоюродный брат – это не близкий родственник.

💰 Зарплату иностранным работникам надо платить только безналом

Выплата денег валютным резидентом (российской компанией) нерезиденту (сотруднику-иностранцу) в наличной форме не входит в перечень разрешенных валютных операций.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Устойчивое развитие бизнеса можно поставить под сомнение, если руководство на основе целей не составляет планы, а управленческий учёт заключается только в фиксировании фактических данных. И наоборот, планирование помогает находить резервы для роста компании, координировать все службы, чётко рассчитывать денежные потоки, поставки сырья и материалов.

Как составить прогнозный баланс на основе управленческой отчётности. 5 шагов

Минстрой утвердил официальную стоимость 1 кв. м жилья на II квартал

Министерство строительства и жилищно-коммунального хозяйства России установило показатели средней рыночной стоимости 1 квадратного метра общей площади жилого помещения по субъектам РФ на II квартал 2024 года.

МСП получили 500 млрд руб. поддержки в рамках льготных микрозаймов и поручительств

За 2023 год объем финансовой поддержки малого и среднего бизнеса в рамках Национальной гарантийной системы вырос: кредитов под поручительства — на 47%, льготных микрозаймов — на 3,4%.

МСП получили 500 млрд руб. поддержки в рамках льготных микрозаймов и поручительств

Означает ли запрос ИФНС документов у контрагентов предстоящую проверку?

Добрый день! ИФНС запросила документы у наших заказчиков (4 разных контрагента) по некоторым договорам с нашей организацией вне рамок налоговой проверки. Коллеги, кто сталкивался, означает ли это, что нам самим в скором времени следует ожидать проверку?

4
83

Песков: Telegram не будут блокировать

Дмитрий Песков посоветовал Павлу Дурову уделять больше внимания тому, что Telegram используют в том числе и террористы.

💥 Сегодня — последний день уплаты текущих налогов и за прошлый год без последствий

До 28 марта надо уплатить налоги за 2023 год, а также налоги за текущий период. Смотрите список, чтобы ничего не пропустить.

Для «профессиональных дропов» могут ввести свою уголовную ответственность

Начальник Управления организации надзорной деятельности Росфинмониторинга Александр Курьянов рассказал, что мошенники стали чаще вовлекать в свои схемы молодых людей в качестве «дропов» - подставных лиц.

Интересные материалы

НДФЛ 35% вместо 13%. Новые изменения законодательства

Опубликован законопроект, прошедший второе чтение. Он направлен на изменение налоговых ставок для физических лиц, работающих по трудовому и гражданско правовому договору (договора оказания услуг и оказания работ) и ИП, применяющих общую систему налогообложения (ОСНО).

НДФЛ 35% вместо 13%. Новые изменения законодательства
9
412