Учет расходов на мобильную связь работника

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Елены (г. Москва)

В трудовом договоре с работниками прописано условие об обеспечении работников корпоративной мобильной связью с лимитом расходования денежных средств. Будут ли учитываться данные выплаты в базе для начисления страховых взносов как выплаты в натуральной форме и облагаться НДФЛ? Спасибо.

В данном случае важно учитывать цель обеспечения работников корпоративной мобильной связью. Оплата услуг мобильной связи может являться, например, одной из составляющих социального пакета компании.

В этом случае на предусмотренные трудовым договором выплаты страховые взносы начисляются в общеустановленном порядке (ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования"). Доходы работников, полученные ими как в денежной, так и в натуральной формах, должны учитываться при определении налоговой базы по НДФЛ (п.1 ст. 210 НК РФ). В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относятся оплата (полностью или частично) за него организациями услуг (в том числе услуг сотовой связи) в интересах налогоплательщика.

Другое дело, если сотовая связь нужна работнику в целях исполнения им возложенных на него трудовых обязанностей. В этом случае при документальном подтверждении суммы расходов и факта использования услуг мобильной связи в интересах работодателя для служебных целей компенсация данных затрат не будет являться объектом обложения страховыми взносами, так как не будет считаться выплатой в пользу работника.

Компенсация работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ. Это следует из п. 3 ст. 217 НК РФ (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14,  ФАС Северо-Западного округа от 23.06.2008 N А42-5160/2007, ФАС Уральского округа от 12.02.2008 N Ф09-234/08-С2, ФАС Восточно-Сибирского округа от 17.05.2006 N А74-5479/05-Ф02-2249/06-С1).

Следует отметить, что налоговое законодательство не определяет конкретный перечень документов, которыми можно подтвердить производственный характер телефонных переговоров. Из официальных разъяснений следует, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами организации для целей налогообложения (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ) необходимо иметь следующие документы (см. Письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1, имеющее ссылку на Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15):
1) утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, которым в силу исполняемых ими обязанностей необходимо использование сотовой связи;
2) договор с оператором на оказание услуг связи, заключенный организацией-налогоплательщиком;
3) детализированные счета оператора связи.

При этом форма такого счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе:
- номера телефонов всех абонентов;
- даты и время переговоров;
- тарификацию услуги.

Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

Кроме того, своим приказом руководитель организации может утвердить лимит расходов на мобильную связь. Произведенные расходы на оплату сотовой связи в этом случае будут приниматься в пределах утвержденных лимитов.

При превышении установленного лимита работник обязан возместить организации затраты за счет собственных средств. Сумма сверх лимита будет учитываться для целей налогообложения в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации указанные затраты. А возмещение затрат работником, в свою очередь, следует учитывать в составе доходов от реализации. Такова позиция Минфина России (Письмо Минфина России от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15).

Получить персональную консультацию Светланы Скобелевой в режиме онлайн очень просто - нужно заполнить специальную форму. Ежедневно будут выбираться несколько наиболее интересных вопросов, ответы на которые вы сможете прочесть на нашем сайте.