Учет ремонта арендованного имущества в 2026 году: квалификация, проводки и практические примеры

В 2026 году правила учета опираются на ФСБУ 25/2018, ФСБУ 6/2020 и ФСБУ 26/2020, но главный риск — не в самих стандартах, а в неверной квалификации работ. 

От того, посчитаете ли вы замену окон «текущим ремонтом» или «неотделимыми улучшениями», зависят проводки, амортизация, налог на имущество и даже НДС при возврате объекта. 

В статье разбираем, как безошибочно классифицировать работы, какие формулировки в актах критичны, и показываем на примерах, как отражать затраты в бухгалтерском и налоговом учете в 2026 году.

Главный принцип в 2026 году не изменился: ориентируйтесь не на название в договоре («ремонт», «реконструкция», «модернизация»), а на экономический и технический смысл работ. 

Для этого лучше создать комиссию (бухгалтер, инженер, юрист) и зафиксировать выводы в акте или протоколе.

Цель — восстановить работоспособность и сохранить изначальные характеристики объекта. Затраты признаются расходами текущего периода.

Примеры на 2026 год:

• замена перегоревших светильников и ламп, восстановление электропроводки без изменения схемы;

• покраска стен и потолков, локальная замена напольного покрытия на аналогичное;

• ремонт дверных и оконных блоков без изменения размеров и конструкции;

• замена смесителя, крана, устранение протечек.

Восстанавливает исправность и ресурс, часто с заменой ключевых узлов. Если ремонт лишь возвращает объект к исходному состоянию, в налоговом учете это, как правило, расход. 

В бухгалтерском учете такие затраты могут капитализироваться, если выполняются критерии: периодичность (реже чем раз в 12 месяцев или реже обычного операционного цикла) и существенность суммы (п. 10 ФСБУ 26/2020).

Пример на 2026 год: полная замена кровли здания, капитальный ремонт лифтового оборудования, замена всей системы отопления с трубопроводами и радиаторами.

Работы, которые нельзя демонтировать без вреда для объекта и которые повышают его характеристики: добавляют новые функции, увеличивают мощность, продлевают срок службы, улучшают энергоэффективность. Такие затраты капитализируют как отдельный объект ОС арендатора.

Примеры на 2026 год:

• установка системы «умного здания» (автоматизация освещения, климат-контроль);

• утепление фасада и монтаж вентилируемого фасада;

• перепланировка с изменением конструктива, устройство новых проемов;

• монтаж промышленной вентиляции или кондиционирования, если ранее их не было.

Арендатор заменил 15 м² линолеума в коридоре офиса из‑за износа (стоимость работ и материалов — 48 000 ₽, НДС не облагается).

Бухгалтерский учет: затраты собираются на счете учета затрат и списываются в текущем периоде.

• Дт 26 — Кт 60 — 48 000 ₽ (учтены расходы на ремонт).

Налоговый учет: расходы признаются в обычном порядке как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (ст. 260 НК).

Арендатор провел капитальный ремонт системы вентиляции (полная замена оборудования, воздуховодов, автоматики). Стоимость — 960 000 ₽ (без НДС), межремонтный период — 7 лет, оставшийся срок аренды — 5 лет. Затраты признаны отдельным инвентарным объектом ОС.

Бухгалтерский учет:

• Дт 08 — Кт 60 — 960 000 ₽ (учтены затраты на капитальный ремонт);

• Дт 01 — Кт 08 — 960 000 ₽ (объект принят к учету как ОС);

далее ежемесячно начисляется амортизация исходя из СПИ 5 лет (по сроку аренды, т. к. дольше использовать объект арендатор не сможет).

Налоговый учет: если ремонт лишь восстанавливает первоначальные характеристики, затраты обычно списываются как расходы на ремонт. Если работы улучшают объект — возможна квалификация как модернизации (иные правила признания расходов).

Арендатор смонтировал в арендованном помещении систему светодиодного освещения с датчиками движения и диммированием (ранее была обычная система). Стоимость — 320 000 ₽ (без НДС). Улучшения согласованы с арендодателем, компенсация не предусмотрена.

Бухгалтерский учет:

• Дт 08 — Кт 60 — 320 000 ₽;

• Дт 01 — Кт 08 — 320 000 ₽ (принят к учету отдельный объект ОС — неотделимые улучшения);

амортизация начисляется в течение срока аренды (например, 3 года).

Налог на имущество: арендатор платит налог по среднегодовой стоимости этого объекта до его выбытия.

НДС: при возврате помещения вместе с улучшениями операция может признаваться реализацией и облагаться НДС (если арендодатель не компенсирует стоимость).

Арендатор выполнил неотделимые улучшения (установка перегородок и дверных блоков) на сумму 600 000 ₽. Арендодатель согласился компенсировать 400 000 ₽.

Бухгалтерский учет:

• Дт 08 — Кт 60 — 600 000 ₽;

• Дт 01 — Кт 08 — 600 000 ₽;

• Дт 76 — Кт 91 — 400 000 ₽ (отражена задолженность арендодателя);

• Дт 51 — Кт 76 — 400 000 ₽ (получена компенсация).

Налоговый учет: у арендатора возникает доход от реализации на сумму компенсации. Расходы в размере 600 000 ₽ могут быть учтены в составе расходов на приобретение ОС и списаны через амортизацию (либо в иных порядках в зависимости от характера работ и позиции проверяющих).

• Учетная политика — ваш главный щит. В 2026 году проверяющие особенно внимательно смотрят, как организация квалифицирует работы. Пропишите в учетной политике: перечень типичных работ с отнесением к «ремонту» или «улучшениям», критерии существенности и периодичности, порядок работы комиссии.

• Акты и формулировки. КС‑2, КС‑3, акты приемки должны содержать не только перечень работ, но и их результат: «восстановлена работоспособность», «заменены изношенные элементы», «повышена энергоэффективность», «добавлены новые функции». Это критично для обоснования квалификации.

• Согласование с арендодателем. Любые капитальные вложения и улучшения обязательно согласуйте письменно. В допсоглашении укажите: перечень работ, судьбу улучшений при расторжении договора, порядок компенсации.

• Налог на имущество. Если арендатор учитывает неотделимые улучшения как ОС, он платит налог на имущество до момента выбытия объекта.

• НДС при передаче. Передача неотделимых улучшений вместе с помещением может признаваться реализацией. Если арендодатель не возмещает стоимость, арендатор должен начислить НДС с рыночной стоимости улучшений.

1. Не смешивайте понятия. «Ремонт» ≠ «улучшение». Ошибка в квалификации ведет к искажению отчетности и доначислениям.

2. Привлекайте технических специалистов. Инженер или сметчик лучше оценит, восстанавливает ли работа прежние характеристики или создает новые.

3. Фиксируйте выводы комиссии. Протокол или акт с техническим обоснованием — лучшее доказательство вашей позиции при проверке.

4. Пересматривайте учетную политику. Практика меняется, и внутренние правила должны отражать актуальные подходы.

• ФСБУ 25/2018 «Бухгалтерский учет аренды» — учет ППА и включение затрат в его стоимость.

• ФСБУ 6/2020 «Основные средства» — признание и амортизация ОС, в том числе неотделимых улучшений.

• ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения» — критерии капитализации затрат, в том числе на ремонт.

• НК (гл. 25) — порядок признания расходов на ремонт и модернизацию, учет доходов при компенсации.