Среднесписочная численность: расчет и отчетность 

Также подскажем, где брать исходные данные, какие графы в отчетности заполнять и как избежать ошибок, из‑за которых возможны доначисления и штрафы. 

Среднесписочная численность (ССЧ) — это усредненный показатель количества работников, которые числились в штате организации по трудовым договорам за определенный период (месяц, квартал, год). 

В расчет берут сотрудников, оформленных по трудовому договору, в том числе:

• тех, кто фактически работал;

• тех, кто был в отпуске (ежегодном, учебном с сохранением зарплаты);

• на больничном;

• в командировке;

• на испытательном сроке;

• удаленных сотрудников;

• внутренних совместителей (учитывают как одну единицу).

• внешних совместителей;

• исполнителей по договорам ГПХ (в том числе самозанятых);

• учредителей/собственников, если они не оформлены как работники и не получают зарплату;

• сотрудников в отпуске без сохранения зарплаты для учебы (на вступительных экзаменах и т. п.);

• мобилизованных (трудовой договор с ними приостанавливается).

1. Считают списочную численность за каждый календарный день месяца (с учетом правила про выходные).

2. Складывают эти значения за все дни месяца.

3. Делят на число календарных дней в месяце — получают ССЧ за месяц.

4. Для квартала или года складывают месячные ССЧ и делят на 3 или на 12 соответственно. Итоговый результат округляют до целого числа по правилам арифметики.

Пример. В компании в июле:

• с 1 по 10 июля — 10 человек;

• с 11 по 20 июля — 12 человек;

• с 21 по 31 июля — 15 человек.

Расчет:

(10 × 10 + 10 × 12 + 11 × 15) / 31 = (100 + 120 + 165) / 31= 385 / 31 ≈ 12,42.

Округляем до целого — ССЧ за июль = 12.

Если человек работает неполный день по соглашению сторон (например, 4 часа вместо 8), его учитывают пропорционально отработанному времени. Для этого:

1. Считают отработанные часы за месяц.

2. Делят их на нормальную продолжительность рабочего дня — получают количество отработанных человеко‑дней.

3. Делят человеко‑дни на число рабочих дней в месяце — получают среднюю численность такого сотрудника.

Исключение: если неполное время установлено по закону (например, для несовершеннолетних, инвалидов I–II групп) или по инициативе работодателя — такого сотрудника учитывают как целую единицу.

Отдельного отчета «про ССЧ» нет. Показатель включают в:

• РСВ (расчет по страховым взносам) — для ФНС;

• раздел 2 формы ЕФС‑1 — для Социального фонда;

• форму П‑4 — для Росстата.

Ключевое изменение: с 1 февраля 2026 года действуют новые Указания Росстата (утверждены приказом от 17.11.2025 № 638). Они заменили прежний приказ № 647 и детально разъясняют, как считать списочную и среднесписочную численность, а также как заполнять форму П-4.

Одно из важных новшеств касается сотрудниц в отпуске по беременности и родам (БиР). Если такая работница в этот период трудится по внутреннему совместительству, ее теперь нужно включать в среднесписочную численность как целую единицу — независимо от ставки (0,25, 0,5 и т. п.).

Раньше этот момент в указаниях был прописан не так четко. При этом внешние совместители по-прежнему учитываются отдельно (в графе 3 формы П-4), а исполнители по договорам ГПХ — в графе 4.

• Ведите табель учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) — это главный источник данных для ежедневного подсчета списочной численности. 

• Периодически сверяйте расчеты с указаниями Росстата (№ 638) — там бывают тонкие нюансы. 

• Если у вас сложная структура (много совместителей, ГПХ, сотрудников на особом режиме), пропишите внутренние правила учета — это снизит риск ошибок.