Хранение первички

Продолжаем преодолевать барьеры при обмене электронными документами

В прошлой статье я затронула тему белых пятен в законодательстве об электронных документах, и попробовала урегулировать одну из наиболее сложных областей – это хранение электронных документов. А ведь это далеко не все практические трудности, с которыми могут (но не всегда должны) сталкиваться компании при использовании электронного обмена документами.
989 1
Продолжаем преодолевать барьеры при обмене электронными документами
Анастасия Щепина, аналитик Synerdocs

В прошлой статье я затронула тему белых пятен в законодательстве об электронных документах,  и попробовала урегулировать одну из наиболее сложных областей – это хранение электронных документов. А ведь это далеко не все практические трудности, с которыми могут (но не всегда должны) сталкиваться компании при использовании электронного обмена документами.

Следующий законодательный барьер в обмене электронными документами – это внутренние противоречия. Даже в мелочах нестыковки становятся камнем преткновения, а уж в глобальных вопросах они тем более могут запутать пользователей сервисов обмена электронными документами. Начнем с мелочей.

Одна подпись или несколько?

Вопросы возникают, когда нужно ставить подписи на документ. Во время перехода к электронным документам мы все равно поначалу мыслим понятиями бумажных процессов.

Например, в бумажной товарной накладной может быть и три, и пять подписей. А в электронной – по одной с каждой стороны. Сразу появляются вопросы: «Почему?», «Как же так?», «Как быть?»

Пример подписей на бумажной товарной накладной:

Здесь нужно понимать, что на самом деле это не противоречие, а всего лишь другая, пока непривычная нам, логика работы с электронными документами. В формализованном счете-фактуре – одна подпись продавца, в товарной накладной и акте выполненных работ – по одной подписи продавца и покупателя.

Если вам важно, чтобы на товарной накладной были подписи лиц, которые участвуют в приемке товара, то сделать это можно с помощью внутреннего согласования. ФИО этих лиц можно указать непосредственно в товарной накладной, в соответствующем поле. Также можно поставить электронные подписи этих лиц. А вот уйдет вашему контрагенту только самая главная подпись – руководителя, либо лица, уполномоченного на подписание таких документов.

Пример печатной формы электронной товарной накладной:

Отметка о подписании электронной подписью на бумажной копии электронной товарной накладной:

Правила заполнения или требования форматов?

При создании форматов документов законодатели не предусмотрели некоторые моменты, связанные с правилами заполнения счетов-фактур, утвержденными Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Поначалу эти противоречия не кажутся критичными, но на практике у ответственных бухгалтеров возникают вопросы.

К примеру, по правилам заполнения счетов-фактур на выполненные работы (оказанные услуги) в строке 3 «Грузоотправитель и его адрес» ставится прочерк. Так мы привыкли работать на бумаге. В соответствующем поле электронного счета-фактуры формат не предусматривает такого символа как прочерк (Таблица 4.7 Приложения № 1 Приказа ФНС РФ от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138@). Пока нет соответствующих разъяснений или поправок, мы рекомендуем соблюдать требования форматов электронных документов. Это будет гарантом того, что ваши электронные счета-фактуры пройдут проверку на соответствие форматам при представлении их в налоговый орган.

Могут возникнуть и ошибки, не противоречащие требованиям форматов. В этом случае не забывайте, что ошибки, не препятствующие налоговым органам идентифицировать продавца, покупателя, сумму налога, налоговую ставку и стоимость, не являются основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (п. 2 ст. 169 Налогового Кодекса РФ).

Кстати, налоговые органы не бездействуют в таких ситуациях. Например, изначально в поле «Стоимость» было допустимо только два знака после запятой. По просьбе бизнеса были внесены изменения в форматы, и теперь в этом поле допускается 11 знаков после запятой.

Отраслевое или федеральное законодательство?

Мы подошли, пожалуй, к самому интересному вопросу в этой части: противоречия между отраслевым и федеральным законодательством. Самая большая часть вопросов связана с тем, что многие компании с отраслевой спецификой не имеют возможности выставлять счета-фактуры в пятидневный срок, при этом причина кроется именно в законодательстве.

Рассмотрим пример с энергосбытовыми компаниями. В соответствии с п. 192 Правил оптового рынка электрической энергии и мощности, утвержденных Постановлением Правительства от 27.12.2010 N 1172, сбытовые компании получают данные, которые они в дальнейшем используют для формирования счетов-фактур своим клиентам, только к 10 числу месяца, следующего за расчетным периодом. Эти 10 дней уже являются нарушением 5-дневного срока выставления счетов-фактур. Исправить это мы сами не можем, поэтому посмотрим, в каком направлении двигаться, чтобы снизить риски и обратить внимание государственных органов на возникший вопрос.

В случае противоречий нужно руководствоваться нормативно-правовыми актами, обладающими большей юридической силой. В данном случае это Налоговый Кодекс. Но в ситуации с энергосбытовыми компаниями это не поможет быстро решить проблемы, поскольку процесс обмена документами уже выстроен довольно жестко, поэтому посмотрим, что еще можно предпринять.

Очень важно знать мнение ФНС, Минфина и судов по этому поводу. Для этого нужно изучать письма и судебную практику. В вопросе выставления счетов-фактур в срок налоговые непреклонны. Однако не стоит забывать, что пока ответственности за несоблюдение пятидневного срока нет, если это не повлекло за собой других правонарушений.

Не менее важно самим писать письма с вопросами в соответствующие инстанции. Кроме того, не забывайте задавать вопросы местным инспекциям, ведь именно с ними в конечном итоге вам предстоит взаимодействовать.

В целом хочется верить, что законодательные органы, прежде чем продумывать ответственность за несоблюдение срока выставления счетов-фактур, сначала сделают их более реальными.

Подведем итог

Самое главное правило при противоречиях в законодательстве – это использование нормативно-правовых актов, обладающих большей юридической силой. Но по разным причинам это правило может не работать. Поэтому второе главное правило – обращать внимание соответствующих инстанций на противоречия. В конце концов, кто, как не они, смогут дать разъяснения и взять на заметку наши вопросы. Кроме того, сейчас много внимания уделено совершенствованию законодательства в части обмена электронными документами.

Разобраться с интересующими вас вопросами могут помочь и операторы ЭДО. Возможно, они уже знают ответ на ваш вопрос, а если нет, то помогут составить и отправить письма в соответствующие органы.

Начать дискуссию

Россельхозбанк предупреждает о блокировке Мир-UnionPay за границей

Банк рекомендует снять наличные ДО КОНЦА ДНЯ.

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским

Обязательно ли идти на допрос в налоговую, какие риски и ответственность за неявку ждут бухгалтеров, какие незаконные методики использую налоговики. Об этом рассказал Владислав Каминский, налоговый эксперт и спикер IV всероссийской бухгалтерской конференции «Клерка», которая пройдет 14 марта.

Лучший допрос в налоговой — это тот, который не состоялся. Интервью с Владиславом Каминским
Социальный вычет

💯 За обучение на «Клерке» бухгалтеры могут получить социальный вычет

Социальный налоговый вычет по НДФЛ по расходам на свое обучение в любой форме (в том числе, заочной) за 2023 год можно получить в размере до 120 тыс. рублей, за 2024 — до 150 тыс.

Лучшие спикеры, новый каждый день
НДС

Теперь станет проще подтверждать нулевую ставку НДС

С 1 апреля 2025 года для подтверждения нулевой ставки будет не нужно представлять документы с отметками таможенных органов.

Уведомление по ЕНП

Когда уведомление по ЕНП может быть с нулевой суммой

В общем случае уведомление по ЕНП на налоги, которых нет (сумма налога = 0), не сдают.

Как работодателю поймать удаленщика на прогулах

Если сотрудник на удаленке не выходит на связь с работодателем больше двух дней подряд без уважительных причин, то это считается нарушением. С ним могут расторгнуть трудовой договор.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Валютный контроль

ИП может не отчитываться за личный счет в банке Казахстана, но должен отчитаться за счет в Узбекистане

Физлица должны сдавать отчеты о движении средств по своим зарубежным счетам. Но есть нюансы для счетов в странах ЕАЭС.

У ИП на УСН будет льгота по налогу на имущество на помещение, даже если оно временно не используется в бизнесе

Применение УСН предполагает освобождение от налога на имущество, если оно не включено в региональный «кадастровый» перечень.

Ликбез по страховке от безработицы в ОАЭ. Про штрафы

Итак, в продолжение темы о страховании от безработицы скажу, что с 01.10.2023 года правительство ОАЭ будет применять штрафы… к работникам, которые не подписываются на систему страхования по безработице или не выполняют платежи по ней.

1
132
Инвестиции

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Пока кто-то готовится к доллару по сто, а кто-то ждёт, что всё отберут, а деньги запретят, находятся смельчаки, готовые собрать заявки на облигации с купоном ниже ключевой ставки на 1,5–2%.

Свежие облигации: Новотранс на размещении

Российским банкам теперь доступен выбор канала биометрического обслуживания

Задача внедрения биометрии станет проще и дешевле для 200+ банков. Ниже порог — выше выполнимость задачи.

⚡️Новые санкции США: 11 российских банков и НСПК

США объявляют санкции против 11 российских банков, включая известные Модульбанк и Авангард, а также Национальную систему платежных карт (НСПК). В список попали и значимые финансовые структуры, среди которых БСФ Капитал и Эльбрус Капитал, что говорит о расширении масштабов ограничительных мер.

824
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства

Без чего невозможно представить всю текстильную промышленность? Без мелочи. Без иголки. Давайте ненадолго переместимся в те времена, когда одно предприятие Рязанской губернии обеспечивало игольными изделиями не только всю Россию, но и было известно далеко за ее пределами. Переяславль-Рязанский, 1700 год.

Бизнес на иголках. Колючая история Рязанского предпринимательства
3
290
Бесплатно с Кадровый учет

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Дистанционная работа (ст. 312.1 ТК) выполняется вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя. Как правило, для выполнения трудовой функции и взаимодействия используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе интернет.

Трудовой договор с дистанционным работником в 2024 году: образец

Должен ли бухгалтер компенсировать ущерб из-за своей ошибки?

Ошибки бухгалтера. Коллеги, добрый день. Поделитесь. Если из-за ошибки бухгалтера организация несёт расход. В моём случае, больничный лист переплата, около 10 тыс руб. Первый раз такое за 17 лет. Должен ли бухгалтер возместить эти суммы работодателю? Малый бизнес, главбух в единственном лице 🤦‍♀

452

С Днём защитника Отечества!

Дорогие коллеги! От имени всего коллектива поздравляем вас с Днём защитника Отечества!

IT-компании

Иностранные IT-компании не смогут получать льготы в РФ

Из реестра аккредитованных IT-компаний уберут иностранный бизнес. Предприятия не смогут получать налоговые преференции и отсрочку от армии для своих сотрудников.

Ликвидация бизнеса

Утвердят бланк, чтобы останавливать упрощенную ликвидацию компании

С 1 июля 2023 года действует процедура упрощенной ликвидации компаний малого бизнеса. Но если учредители передумали и решили продолжить бизнес, надо подать заявление об остановки процесса ликвидации. Формы такого заявления сейчас нет. Но оно будет.

Новости ФНС

ФНС будет получать данные о загранпаспортах

МВД будет сообщать налоговикам сведения о выдаче россиянам загранпаспортов. Форму таких сведений утвердят.

830

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу

Я сломала раковину в кухне. И это самое лучшее поздравление сильному мужчине ❤️

Празднование 23 февраля. Самый лучший подарок мужу