ЭДО

Переводим контрагентов на обмен электронными документами: несколько советов

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.
Переводим контрагентов на обмен электронными документами: несколько советов
Фото Юлии Курносовой, ИА «Клерк.Ру»

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.

А еще можно провести своеобразную аналогию с социальными сетями: если в них нет ваших друзей, то вам там делать, собственно нечего – надо либо ждать, когда появятся, либо приводить самому. Вот о том, как привести ваших партнеров к ЭДО и поговорим сегодня.

Самое простое - приглашение

Итак, вы выбрали оператора ЭДО, зарегистрировались и загрузили сертификат электронной подписи в сервис. В дальнейшем работа по приглашению контрагентов к обмену должна вестись совместно с вашим оператором. Первоначально это выглядит как самая простая рассылка или телефонный обзвон: вы составляете список контрагентов, с которыми у вас наиболее активный обмен документами – и организовано приглашаете всех к обмену. Оператор поможет вам грамотно составить такое приглашение.

Вполне может быть, что ваши партнеры уже практикуют ЭДО, работают с каким-то сервисом или просто в нем зарегистрированы. В этом случае они легко откликаются на ваше предложение. Для контрагентов, работающих с другими операторами – настраивается роуминг.

Когда приглашения не достаточно

Но довольно часто ваше приглашение остается без внимания. Тут важно понять, по какой причине ваши контрагенты не реагируют на ваше предложение перейти на ЭДО. Причин может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой.  Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 

Перечислю несколько вариантов из практики Synerdocs:

  • Скидки и вознаграждения. Ритейлеры и их поставщики часто имеют разнообразные программы лояльности. Например, некоторые поставщики делают скидку на продукцию торговым компаниям, принявшим приглашение к обмену. Кредитное учреждение или страхования компания могут повысить сумму агентского вознаграждения для тех партнеров, кто перешел на ЭДО. И вариантов множество.
  • Возьмите расходы на себя. Часто встречается вариант, когда крупная компания может берет на себя оплату трафика контрагентов. В качестве примера можно привести практику энергосбытовых компаний (в частности, вам может быть интересен опыт ОАО «Белгородэнергосбыт»), контрагенты которых по сути получают электронные документы бесплатно. Для компании, которая отправляет 50 000 актов в месяц, это в десятки раз выгоднее, чем оставлять документы на бумаге.
  • Перенос издержек на партнера. Другой мотивирующий фактор – повышение стоимости услуг или платежей для тех, кто не перешел на ЭДО. В нашей практике есть пример, когда ИТ-компания, поставщик ПО, фактически включила в стоимость лицензий расходы по пересылке заказных писем, повысив тем самым средний чек каждой поставки на несколько сотен рублей для тех дилеров, кто продолжил обмен на бумаге. Разумеется, партнеры в ЭДО эти расходы не понесли.?
  • Ультимативная позиция. В качестве иллюстрации мы часто приводим проект с Wildberries. Этот интернет-магазин проявил принципиальность позиции и просто поставил перед фактом партнеров: «мы работаем с ЭДО». Поставщикам пришлось пойти на встречу крупному партнеру. Но, разумеется, не все компании могут в такой жесткой форме требовать перехода на ЭДО, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

И не начинайте с бумаги

Иногда встречается интересный парадокс: компания активно внедряет ЭДО, переводит контрагентов на электронные документы, но при этом все новые партнеры по-прежнему начинают с обмена бумагой. Когда вы ставите перед собой задачу не просто начать пользоваться ЭДО, а максимально убрать бумажные документы из оборота, то необходимо максимально сократить возможность их появления.  Это значит, что договор с вашим новым партнером/поставщиком/агентом уже сразу должен создаваться в электронном виде. Предложите ему сразу работать через ЭДО, объясните, что вы – современная компания.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
89

Комментарии

2
  • Ян
    >контрагенты которых по сути получают электронные документы бесплатно
    Так, входящие, вроде, и так у всех бесплатны...
  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:

    Скорее всего, ваш контрагент уже пользуется вариантом электронного документооборота, но другого оператора. Но операторы не могут договориться и настроить роуминг. Вы же предложите ему подключиться платно ко второму...пятому оператору оператору, который удобен вам. И получите отказ. Странно?

    Надо настойчиво решать ситуацию с операторами. При чем - с двух сторон. Вы давите на своего, ваш контрагент - на своего. В этом случае операторы просто вынуждены будут договориться, чтобы не потерять абонента. Стоит признать, что роуминг развивается весьма лениво. Но если в этот процесс будут активно вмешиваться абоненты, дело пойдет значительно быстрее.

    А вообще, каждая ситуация разрешима. В конце концов, всегда есть вариант "мультиоператорности" или хаба.

Как использовать данные и аналитику для оптимизации продаж

Большинство успешных бизнесов сегодня понимают ценность информации. Они используют данные для определения своих стратегий, прогнозирования трендов и, конечно же, для оптимизации продаж.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Для предприятий новых регионов ввели мораторий на взыскание долгов

Мораторий будет действовать до 1 января 2026 года. Он распространяется на обязательства, которые возникли у государственных и муниципальных предприятий до 30 сентября 2022 года.

Валюта

Из-за санкций биржа Казахстана начала пересматривать отношения с Мосбиржей

Казахстанская фондовая биржа собирается пересмотреть отношения с Мосбиржей после введения санкций. MOEX принадлежит 13,1% акций, размещенных KASE.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банки

Райффайзенбанк больше не будет начислять проценты по накопительным счетам

Последние проценты банк выплатит 30 июня. Клиенты смогут распоряжаться средствами на своих счетах.

Личные финансы

Финансовая безопасность: почему важна и как усилить?

Сколько раз вы оказывались в ситуациях с финансовыми вызовами? Чаще всего, такие события в жизни внезапны и стихийны.

Общество

Власти считают проблемой использование иностранных слов, имеющих российские аналоги: документ

Правительство утвердило Концепцию государственной языковой политики Российской Федерации.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Криптовалюта

Риски инвестирования в эфириум ETH или стоит ли покупать эфир (Etherium)

В 2021 году Эфириум (Ethereum) стал одной из самых популярных в мире криптовалют, и сохраняет эту позицию до сих пор, достигнув капитализации в 400 миллиардов долларов.

Риски инвестирования в эфириум ETH или стоит ли покупать эфир (Etherium)

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Маркетплейсы

Уже более 54 регионов и 30 губернаторов одобрили законопроект о регулировании маркетплейсов

Закон о маркетплейсах установит правила на рынке электронной коммерции, защитит права потребителей, продавцов (селлеров) и поставщиков.

1
УК РФ

Что делать чтобы не стать обвиняемым по ст. 158 УК при находке смартфона

Рассказываю о действиях, которые уберегут нашедшего от уголовной ответственности за находку.

Валюта

Путин: растет недоверие к западным резервным валютам

Европейские банки, которые считались надежными для хранения капитала, также теряют доверие.

Инвестиции

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1

Продолжаю ежемесячное инвестирование, в июне снова удалось пополнить брокерский счёт на 200 000 рублей, а значит можно провести традиционный анпакинг покупок на бирже. Распродажа в отделе акций, начавшаяся в мае, дополнительно подогревала интерес, так что удалось приобрести много интересного. Кроме того, в облигациях также много новых имён.

Пополнил брокерский счет на 200 000 в июне. Что купил? Часть 1
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

С 2025 года все изменится, и половина НК будет переписана. Поэтому важно уже сейчас понять, какими будут новые правила игры и как организовать свою работу. «Клерк» проводит серию вебинаров с ведущими экспертами: налоговыми консультантами, юристами, адвокатами, аутсорсерами. Не пропустите!

💥 Пять вебинаров по налоговой реформе-2025: готовимся к новым НДФЛ, НДС, налогу на прибыль и УСН уже сейчас

У бухгалтеров стресс и выгорание, алкоголь подорожает с 1 июля, а блогеров хотят приравнять к СМИ. 🥂«Ночной бухгалтер» № 1703

Пятничные новости они такие. Сделали дайджест шок-новостей дня, разбавили их играми для глаз и разума, и любимая рубрика — «Что ест бухгалтер».

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Общество

🍷 Минимальные цены на продажу крепкого алкоголя в рознице вырастут уже с 1 июля

Водка с 1 июля 2024 года подорожает с 281 до 299 рублей, коньяк — с 517 до 556, а бренди — с 375 до 403 рублей за 0,5 л.

УСН

Как с 2025 года будут индексировать лимит дохода для перехода на УСН

Сейчас перейти на УСН с начала года можно, если доходы за 9 месяцев прошлого года не превысили 112,5 млн рублей с учетом коэффициента-дефлятора. С 2025 года лимит для перехода на УСН будет 337,5 млн рублей.

Онлайн-кассы

Если безналичная оплата за юрлицо пришла от физлица, надо применять ККТ

Иногда происходят такие ситуации: счет выписан на юрлицо, а оплата по безналу поступает от директора компании или иного физического лица.

Экономика России

Вечность пахнет нефтью…?

Вынесенная в заголовок фраза принадлежит авторству Егора Летова, о ее смысле можно полемизировать, но оставим это занятие литературным критикам, задавшись намного более прозаичным вопросом (но вполне в духе заголовка с учетом того, что жизненный цикл государства, в отличие от человеческого, намного более обращен в вечность).

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Общество

В Италии задержали основателя портала «Право.ру»

По версии прокуроров из Милана, Дмитрий Чиракадзе помог сбежать из-под домашнего ареста Артему Уссу, которого обвиняют в контрабанде.

Интересные материалы

Кредитование

Нужно получать больше 100 000 рублей, чтобы комфортно выплачивать автокредит

С начала года по апрель россияне оформили кредиты для покупки автомобиля на общую сумму 706,7 млрд рублей.