ЭДО

Переводим контрагентов на обмен электронными документами: несколько советов

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.
4,7 тыс. 121
Переводим контрагентов на обмен электронными документами: несколько советов
Фото Юлии Курносовой, ИА «Клерк.Ру»

Обмен электронными документами (ЭДО) – процесс двусторонний. Если процесс автоматизации внутреннего документооборота можно выстроить по идеальной методике и вести его по предсказуемой траекторией, то во внешнем объеме появляется серьезная переменная – контрагенты, чье отношение к ЭДО может варьироваться от любопытности до абсолютного неприятия. И от контрагентов будет во многом зависеть то, как быстро вы сможете отказаться от бумажных документов, долго ли продлится переходный период и т.п.

А еще можно провести своеобразную аналогию с социальными сетями: если в них нет ваших друзей, то вам там делать, собственно нечего – надо либо ждать, когда появятся, либо приводить самому. Вот о том, как привести ваших партнеров к ЭДО и поговорим сегодня.

Самое простое - приглашение

Итак, вы выбрали оператора ЭДО, зарегистрировались и загрузили сертификат электронной подписи в сервис. В дальнейшем работа по приглашению контрагентов к обмену должна вестись совместно с вашим оператором. Первоначально это выглядит как самая простая рассылка или телефонный обзвон: вы составляете список контрагентов, с которыми у вас наиболее активный обмен документами – и организовано приглашаете всех к обмену. Оператор поможет вам грамотно составить такое приглашение.

Вполне может быть, что ваши партнеры уже практикуют ЭДО, работают с каким-то сервисом или просто в нем зарегистрированы. В этом случае они легко откликаются на ваше предложение. Для контрагентов, работающих с другими операторами – настраивается роуминг.

Когда приглашения не достаточно

Но довольно часто ваше приглашение остается без внимания. Тут важно понять, по какой причине ваши контрагенты не реагируют на ваше предложение перейти на ЭДО. Причин может быть несколько: руководство не доверяет электронной подписи, бухгалтеры боятся проблем с контролирующими органами или контрагентами, не верят, что такие документы принимают в ФНС или судах и т.п. Грубо говоря, ваш контрагент может мало знать об ЭДО, но при погружении в тему, изучении практики и законодательства многие вопросы снимаются сами собой.  Бывают такие ситуации, когда контрагентам нужна лишь дополнительная мотивация, льготный или бесплатный доступ на какое-то время. Все вопросы вам поможет решить оператор ЭДО СФ, так как сам заинтересован в качественной поддержке своих пользователей и подключении новых абонентов. 

Перечислю несколько вариантов из практики Synerdocs:

  • Скидки и вознаграждения. Ритейлеры и их поставщики часто имеют разнообразные программы лояльности. Например, некоторые поставщики делают скидку на продукцию торговым компаниям, принявшим приглашение к обмену. Кредитное учреждение или страхования компания могут повысить сумму агентского вознаграждения для тех партнеров, кто перешел на ЭДО. И вариантов множество.
  • Возьмите расходы на себя. Часто встречается вариант, когда крупная компания может берет на себя оплату трафика контрагентов. В качестве примера можно привести практику энергосбытовых компаний (в частности, вам может быть интересен опыт ОАО «Белгородэнергосбыт»), контрагенты которых по сути получают электронные документы бесплатно. Для компании, которая отправляет 50 000 актов в месяц, это в десятки раз выгоднее, чем оставлять документы на бумаге.
  • Перенос издержек на партнера. Другой мотивирующий фактор – повышение стоимости услуг или платежей для тех, кто не перешел на ЭДО. В нашей практике есть пример, когда ИТ-компания, поставщик ПО, фактически включила в стоимость лицензий расходы по пересылке заказных писем, повысив тем самым средний чек каждой поставки на несколько сотен рублей для тех дилеров, кто продолжил обмен на бумаге. Разумеется, партнеры в ЭДО эти расходы не понесли.?
  • Ультимативная позиция. В качестве иллюстрации мы часто приводим проект с Wildberries. Этот интернет-магазин проявил принципиальность позиции и просто поставил перед фактом партнеров: «мы работаем с ЭДО». Поставщикам пришлось пойти на встречу крупному партнеру. Но, разумеется, не все компании могут в такой жесткой форме требовать перехода на ЭДО, но иногда это самый эффективный способ поторопить контрагентов.

И не начинайте с бумаги

Иногда встречается интересный парадокс: компания активно внедряет ЭДО, переводит контрагентов на электронные документы, но при этом все новые партнеры по-прежнему начинают с обмена бумагой. Когда вы ставите перед собой задачу не просто начать пользоваться ЭДО, а максимально убрать бумажные документы из оборота, то необходимо максимально сократить возможность их появления.  Это значит, что договор с вашим новым партнером/поставщиком/агентом уже сразу должен создаваться в электронном виде. Предложите ему сразу работать через ЭДО, объясните, что вы – современная компания.

Комментарии

2
  • Ян
    >контрагенты которых по сути получают электронные документы бесплатно
    Так, входящие, вроде, и так у всех бесплатны...
  • ovchinnikov_ps

    Аноним, Вы писали:

    Скорее всего, ваш контрагент уже пользуется вариантом электронного документооборота, но другого оператора. Но операторы не могут договориться и настроить роуминг. Вы же предложите ему подключиться платно ко второму...пятому оператору оператору, который удобен вам. И получите отказ. Странно?

    Надо настойчиво решать ситуацию с операторами. При чем - с двух сторон. Вы давите на своего, ваш контрагент - на своего. В этом случае операторы просто вынуждены будут договориться, чтобы не потерять абонента. Стоит признать, что роуминг развивается весьма лениво. Но если в этот процесс будут активно вмешиваться абоненты, дело пойдет значительно быстрее.

    А вообще, каждая ситуация разрешима. В конце концов, всегда есть вариант "мультиоператорности" или хаба.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Маяковский считал, что театр — это не отображающее зеркало, а увеличительное стекло. Если продолжить эту мысль поэта, то юмор —это не отображающее зеркало и даже не увеличительное стекло.

Почему не существует шутки, которая нравится всем? Проведем эксперимент

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам

Компании, которые сотрудничают с большим числом внештатников, проводят массовые выплаты со своего счета. Такие платежи могут нести риски с точки зрения ИФНС и банков. Рассказываем, в чем причины и как обезопасить переводы.

Как обезопасить массовые выплаты внештатникам
НДС

Уточнят нормы НК об НДС 0% при экспорте

Торгово-промышленная палата России (ТПП) предложила исключить двойное толкование норм о международной перевозке с точки зрения налогового законодательства.

Лучшие спикеры, новый каждый день

За уклонение от исправительных работ будут чаще сажать под стражу

Минюст разработал законопроекты, регулирующие вопрос заключения под стражу осужденных, которые уклоняются от принудительных работ.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

Обновил дивидендный календарь, оставил дивиденды, которые утверждены на апрель, а также известные дивиденды на май, а то в апреле дивидендов совсем уж мало. Возможно, ещё появятся, ведь начинается главный дивидендный сезон, когда компании начинают выплачивать финальные годовые дивиденды, у многих из которых нет промежуточных.

Дивиденды апреля. Ну вот, опять богатеть

«Утренний бухгалтер» № 5608. Будут изменения по имущественным налогам

Законопроект уже внесен в думу.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
УСН

⚡ Срочное разъяснение ФНС: как заполнить уведомление о переходе на УСН

В форме 26.2-1 ювелиры должны ставить код налогоплательщика — 4 но можно и 3.

Быть бухгалтером хочу, пусть меня научат... или нет. Можно ли стать бухгалтером самому с нуля и что для этого надо знать

Меня на этот пост вдохновил вопрос пользователя в телеграм-канале. Она попросила помощи в заполнении упрощенной отчетности и уточнила — справится ли она сама, если она не бухгалтер? И, правда, а можно ли вести учет и при этом не иметь образования бухгалтера и всему научиться самому.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
9
290
Мошенничество

Сотрудник банка отдохнул за границей и обогатился за счет клиентки на 29 млн рублей

Сотрудники управления экономической безопасности и противодействия коррупции МВД по Ростовской области выявили факт многомиллионного мошенничества в особо крупном размере сотрудником банковской организации.

356
ВЭД

Три главных изменения 2024 года для бухгалтера ВЭД

Продавцы из ЕАЭС начнут платить налоги в российскую казну, бизнес освободят от отчетности по мелким сделкам с зарубежными партнерами, а цифровые активы становятся обычным способом расчета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
1
358

Обязательную маркировку ювелирных изделий перенесут на 2025 год

Чтобы снизить нагрузку с Пробирной палаты, которая будет ставить клеймо на украшения, Минфин перенесет срок обязательной маркировки на 1 сентября 2025 года.

135

С 1 мая запустят эксперимент по маркировке моторных масел

Для борьбы с контрафактом на рынке Минпромторгу предложили включить в эксперимент по маркировке не только моторные масла для автомобилей, но и свечи зажигания, детали подвески и рулевого управления.

3
187
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Акцент на проверки

Вебинар — простой способ разобраться в любом важном для бухгалтера вопросе. «Клерк» приглашает на вебинары экспертов-практиков, которые понятно и с примерами разберут любую тему. Вы можете задавать спикеру вопросы и он ответит на них в прямом эфире.

Иллюстрация: freepik/freepik
Экспорт

Минпромторг сократит список экспортеров, которые могут получать транспортные субсидии

Изменения затронут только тех, кто занимается экспортом товаров из высокомаржинальных групп.

С 01 апреля 2024 года порог беспошлинного ввоза товаров, возможно, вернется к уровню €200 евро

Но подготовка новых документов не началась.

198
УК РФ

Опасное производство 2 года работало без лицензии и получило доход 26 млн рублей

В Ставропольском крае перед судом предстанет обвиняемый в незаконном предпринимательстве с извлечением дохода на сумму более 26 млн рублей.

Обеспечительные меры при ВНП, предварительные обеспечительные меры + защитный лайфхак

Всегда ли налоговики могут наложить обеспечительные меры (арест) на имущество по результатам проверки?

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
7
141

Кто имеет право работать неполный день

Если у сотрудников есть основания для неполной занятости, работодатель должен установить удобный для работника график и снизить нагрузку.

Календарь вебинаров для бухгалтера в апреле 2024. Платные и бесплатные

Собрали для вас анонсы вебинаров на апрель 2024 года.

Интересные материалы

Каким числом выставлять счет-фактуру на аванс: бухгалтеры разбираются с формулировками в НК. «Ночной бухгалтер» № 1652

В телеграм-канале «Клерка» бухгалтеры спорили о том, какую дату указать в счет-фактуре на аванс — день получения аванса или любую из последующих пяти дней, которые даны на выставление документа. Истину нашли (вроде).

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
294