ЭДО

Как выглядит переход на электронные документы в отдельно взятой торговой сети. Пример Synerdocs и Wildberries

Ритейл является одним из пионеров в области автоматизации процессов: логистика, складской учет, множество разных поставщиков, магазинов, различные номенклатуры – все это без информационных систем значительно ограничивает рост бизнеса в торговле. Потому возможность обмениваться юридически значимыми документами между контрагентами особо востребована среди торговых сетей, в частности – в интернет-магазинах (e-commerce).
2,7 тыс. 58

Ритейл является одним из пионеров в области автоматизации процессов: логистика, складской учет, множество разных поставщиков, магазинов, различные номенклатуры – все это без информационных систем значительно ограничивает рост бизнеса в торговле. Потому возможность обмениваться юридически значимыми документами между контрагентами особо востребована среди торговых сетей, в частности – в интернет-магазинах (e-commerce), которые представляют собой масштабные бизнес-системы, сочетающие коммерческую практику с информационными технологиями.

Собственно, торговые сети давно уже осваивают технологии: обмениваются данными и номенклатурами в различных EDI-сервисах, автоматизируют хозяйственный и складской учет. Все эти решения так или иначе позволяют упростить работу с поставщиками и покупателями. Но реально поставить юридически значимый обмен электронными документами с их помощью трудно, потому ритейл активно переходит на услуги операторов обмена.

Как может выглядеть процесс перехода на электронные документы в торговой сети мы рассмотрим на примере крупнейшего российского интернет-магазина Wildberries (3 место в 20 крупнейших онлайн-магазинов Рунета по версии Forbes), который в конце 2014 года объявил своим партнерам о переводе обмена документами в электронный вид. Опыт, который приобрел интернет-магазин в ходе данного проекта, может послужить отличной иллюстрацией работы e-commerce с электронными документами.

Особенности документооборота в интернет-магазинах

Разберем процессы работы с документами на примере Wildberries. Первичные документы (счета-фактуры, акты и накладные), как правило, приходят вместе с товаром на бумаге. Поскольку номенклатурных позиций бывает много, а цены на некоторые товары и их объемы постоянно изменяются, то часто в бумажные документы попадали неточности, требующие корректировки или исправлений. Для бумажных документов это означает увеличение времени обработки данных в разы (если сложить сроки физической доставки бумаг).

Склад Wildberries. Источник

При поставке товара могут возникать такие проблемы, как недогруз, пересорт или брак товара. В этом случае со стороны интернет-магазина формируется и подписывается Акт об установленном расхождении (ТОРГ-2) на основании товарной накладной (ТОРГ-12), этот акт должен быть подписан поставщиком. Акт отправляется поставщику его экспедитором, а тот, соответственно, подписывает его и формирует корректировочный счет-фактуру (КСФ). Таким образом, подписанный уже двумя сторонами ТОРГ-2 и КСФ комплектом должны быть отправлены магазину обратно.

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

Мы постоянно искали возможность сократить время процедуры обмена: чтобы завершить документооборот по одной поставке требуется неделя или две, если документы отправляются поставщиком почтой России. Если отправлять курьером, то возникают дополнительные затраты на стороне поставщика.

Задержка приводит к тому, что магазин не может провести данную поставку и пропустить в продажу. А это – неисполнение по предзаказам, что несет за собой финансовые, а, главное, репутационные риски.

Потому мы поставили перед собой задачу снизить данные риски, упростить и ускорить взаимодействие с поставщиками и уменьшить накладные расходы. Это в свою очередь позволит магазину сокращать время доставки товара и постоянно улучшать ассортимент.

Выбор сервиса обмена документами

Опыт работы с электронными документами в Wildberries уже был - в компании используется информационная система на платформе 1С, в которой формируются учетные документы. Теперь требовалось решение, которое могло бы объединить процесс формирование первичных документов в учетной системе с подписанием, отправкой и получением документов. Плюс подчеркивалась необходимость возможности быстро добавлять новых контрагентов в систему, гибкость при масштабировании, интеграции и роуминге.

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

Конечно же, при выборе оператора обмена мы учитывали свой опыт и специфику работы с поставщиками. Потому рассматривали все сервисы по следующим критериям: возможность интегрироваться с нетиповыми конфигурациями 1С, невысокая стоимость трафика, участие оператора в подключении контрагентов, готовность внедрять доработки по функциональности и активная позиция в вопросах роуминга. По данным критериям был проанализирован ряд операторов документооборота России. В итоге было принято решение работать с сервисом Synerdocs.

Перед переходом на Synerdocs команда Wildberries.ru совместно с аналитиками сервиса обсудили всю необходимую функциональность и гарантии быстрой доставки и возврата документов с обеспечением их юридической значимости. Также были внимательно изучены интеграционные возможности сервиса, поскольку существующая в компании система значительно отличалась от типовой конфигурации, потому многие типовые интеграционные решения не подходили.

Первостепенные задачи, которые формулировались перед внедрением, были следующие:

  • Перевести в электронный вид ключевые документы. Прежде всего речь идет об электронных счетах-фактурах, актах и накладных (ТОРГ-12). Также должны были быть автоматизированы все процессы создания, обработки и хранения данных документов.
  • Объединить работу с документами в единое пространство. Существующая учетная система на платформе 1С должна выступать генератором документов, а Synerdocs – средством транспорта. Входящие документы также должны были попадать прямо в учетную систему, а данные из них в соответствующие справочники.
  • Перевести в электронный вид процессы отправки, получения, корректировки и контроля возврата документов. Это сокращает время обработки входящих документов в десятки раз.

Переход на электронные документы

Переход Wildberries на электронные документы начался 1 мая 2014 года. Этот момент стартовал пилотный проект, продлившийся до сентября. В проектную команду вошли специалисты от оператора и интернет-магазина. В ходе пилотного проекта силами Wildberries при поддержке специалистов оператора разрабатывалось интеграционное решение для 1С с помощью API Synerdocs. К началу промышленной эксплуатации интеграция была готова и протестирована.

Схема интеграции Synerdocs и корпоративных систем. Источник Synerdocs.

Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs:

Хоть базовая функциональность веб-клиента сервиса и позволяет создавать ТОРГ-12 и счета-фактуры непосредственно в веб-интерфейсе, но создание документов в веб-интерфейсе просто не представлялось возможным при сотнях номенклатурных позиций в одном документе. Именно поэтому интеграция с 1С – реальный способ обойти проблему.

Первоначально с электронными документами стали работать специалисты отделов продаж и взаиморасчетов. Эти специалисты формируют сотни документов в 1С и отправляют контрагентам через Synerdocs. Перевод в промышленную эксплуатацию был осуществлен в начале 2015 года.

Подключение контрагентов

Основная сложность при переходе на электронные документы на сегодняшний день – это перевод на новую технологию своих контрагентов. Этот процесс запустили в конце тестового периода. В Wildberries отмечали определенную степень незаинтересованности поставщиков в переходе на ЭДО. Этот момент необходимо было обрабатывать совместно с оператором, привлекать его ресурсы для мотивации и создания процесса обмена электронного документа. Одним из ключевых мотивационных факторов стала жесткая позиция Wildberries, донесенная до контрагентов с помощью рассылки.

Правильным решением для мотивации было проведение совместных обучающих вебинаров, в рамках которых была охвачена большая часть контрагентов интернет-магазина. Непосредственно подключением поставщиков полностью занимался оператор, многие из компаний впервые осваивали электронные документы и работу с электронной подписью. Также для всех сторон нужно было обеспечить интеграцию с корпоративными и учетными системами.

К моменту запуска решения в продуктив электронными документами обменивались уже около 100 компаний. В планах подключение всех контрагентов Wildberries – около 500 компаний.

Мнения участников о завершении проекта

Владимир Бакин, финансовый директор Wildberries:

Переход на электронные документы позволил нам не только решить ключевые трудности работы с бумагой, но и продвинуться в понимании возможностей информатизации наших бизнес-процессов. Первое время мы не до конца понимали, во что выльется проект, как нам переводить контрагентов, сочетать бумажные и электронные документы. Сейчас же мы четко осознаем, куда будем двигаться дальше, как будем развивать практику ЭДО и собственную культуру работы с информационными системами.

Павел Воробьев, руководитель проекта Synerdocs

Развитие проекта в Wildberries, прежде всего, зависит от числа контрагентов интернет-магазина, готовых отправлять и получать электронные документы. У интернет-магазина постоянно появляются новые поставщики, они либо совсем никогда не работали с сервисами обмена, либо уже работают с каким-нибудь. Для первых мы будем планомерно упрощать процедуру выхода в Synerdocs, а для вторых предоставлять возможность обмена через роуминг. Последние информационные сообщения от различных операторов ЭДО позволяют нам быть уверенными в том, что все больше новых поставщиков Wildberries скоро по умолчанию смогут взаимодействовать с компанией в электронном виде.

В итоге проекта все участники могли сделать важные выводы, которыми готовы поделиться с другими торговыми компаниями. Во-первых, запуск обмена электронными документами может оказаться нетривиальной задачей для крупной торговой сети, в то время как подключение каждого отдельно взятого контрагента происходит довольно просто и не занимает много времени. Во-вторых, сюрприз может крыться в необходимости пересматривать процессы обмена документами, которые могут изменяться при переходе на электронный вид. В-третьих, нужно быть готовым к тому, что ваша информационная система потребует особого подхода к интеграции сервиса обмена.

Начать дискуссию

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

В статье даем пошаговую инструкцию по регистрации кабинета в ЕГИСЗ и подсистемах ФРМР и ФРМО для медорганизаций.

Этапы регистрации кабинета в ЕГИСЗ (а также подсистемах ФРМР и ФРМР)

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

«Тинькофф» стал оператором по выпуску цифровых финансовых активов

Теперь банк «Тинькофф» может обеспечивать заключение сделок с ЦФА по купле-продаже активов, их обмену и другим операциям.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?

Раннее я указал, что только найдя ключевую разовую проблему низкой производительности интеллектуального труда, мы сможем разработать действенный способ по её преодолению.

Понятие «ключевая разовая проблема». Для чего нужно её искать?
11
Лучшие спикеры, новый каждый день

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Опубликован официальный ежегодный рейтинг операторов фискальных данных России.

Вышел рейтинг операторов фискальных данных — 2024

Стало известно, на сколько выросла выручка ИТ-компаний в России

По предварительным данным Минцифры выручка ИТ-компаний составила 5,5 трлн рублей и увеличилась на 43% за 2023 год.

Акцизы

В декларации по акцизам появятся новые коды для алкоголя

Для заполнения декларации по акцизам с 1 мая нужно указывать новые коды для алкогольной продукции с содержанием спирта.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Предприниматели часто по незнанию допускают бухгалтерские ошибки, которые ведут к печальным последствиям: штрафам, доначислениям, пеням и даже закрытию бизнеса. Рассказали в статье о четырех самых актуальных правилах, которых следует придерживаться в сегодняшних реалиях и что предпринять, если их нарушили.

Как предпринимателю не подставить себя перед налоговой

Для НКО продлят пониженные тарифы страховых взносов

Минфин предлагает на 2 года продлить пониженные тарифы страховых взносов, которые могут применять некоммерческие организации.

Принят закон о свободном доступе провайдеров в многоквартирные дома

Теперь жители могут свободно выбирать нужного им провайдера и заключать индивидуальный договор.

1
101

Расходы на ремонт служебных автомобилей выросли на 25%

Общая сумма госконтрактов по ремонту и обслуживанию автомобилей выросла до 30 млрд рублей, а число торгов увеличилось на 5%.

УСН

Минфин: при торговле через маркетплейсы на УСН агентское вознаграждение тоже идет в доход

При УСН есть закрытый перечень доходов, которые не учитывают для налогообложения. Эта норма не предусматривает уменьшение доходов принципалов на вознаграждение, которое они платят агентам.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 

Большинство последних новаций по налогу на добавленную стоимость являются «отраслевыми». Поправки касаются застройщиков, экспортеров, рестораторов, туроператоров, продавцов детских товаров и даже перекупщиков б/у авто. В статье собрали для вас самые важные изменения на 2023–2024 гг.

Основные изменения по НДС в 2023–2024 
1
50
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Будут изменения по имущественным налогам: обзор от ФНС

В НК внесут поправки, направленные на повышение эффективности налогообложения имущества.

Верховный суд РФ может изменить практику назначения выездных налоговых проверок

Мнение налогового адвоката о судебном иске к ФНС о незаконности налоговой проверки.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
4
93

Бухотчетность составляют в тысячах рублей. Опрос про ошибки из-за округлений

До 1 апреля компании должны сдать бухотчетность за 2023 год.

199
Кадры

Четверть компаний отказывают в найме соискателям с долгами

Чаще всего кредитную историю проверяют у менеджеров по работе с клиентами, специалистов по продажам и закупкам.

109

💥Госзакупки. Как компании не попасть в реестр недобросовестных поставщиков

Компания выиграла тендер на госзакупку, но по каким-то причинам не смогла выполнить контракт — это прямая дорога в реестр недобросовестных поставщиков (РНП). Расскажем, какие аргументы и обстоятельства помогут избежать реестра, сохранить репутацию и деньги компании. Забирайте подсказки от редакции.

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»
7
137

В сервис «Прозрачный бизнес» ФНС добавила спецрежим ИП. Пользователи: наконец-то! + опрос

Теперь через сервис ФНС «Прозрачный бизнес» любой желающий может узнать, какие специальные налоговые режимы применяет ИП.

Нашлась биржа, которая сфокусируется на IPO попавших под санкции промышленных компаний

СПБ Биржа начала заниматься IPO российских промышленников, попавших в те же санкционные списки, что и СПБ Биржа.

Интересные материалы

Шведский бизнес Avito переехал в Калининградскую область

Шведская компания Avito AB провела редомициляцию и теперь будет зарегистрирована как международная компания в специальном административном регионе.