Защита персональных данных при приеме на работу: о чем нужно помнить кадровику

Самая обыденная процедура приема на работу сопряжена с риском для работодателя.
8,1 тыс. 848
Защита персональных данных при приеме на работу: о чем нужно помнить кадровику

Самая обыденная процедура приема на работу сопряжена с риском для работодателя.

И дело вовсе не в том, что работник относится к какой-либо «особой» категории, что нужно ознакомить его ДО начала работы с локальными нормативными актами компании, грамотно прописать условия трудового договора и т.д.

Опасность подстерегает нас уже на этапе: «Предъявите ваши документы для оформления приема!». Работник передает стопку документов, мы делаем копии и... И дальше все будет зависеть от грамотных действий кадрового работника.

Еще с 1 июля 2017 года законодательством была существенно ужесточена ответственность за нарушения при взаимодействии с персональными данными физических лиц: штрафы выросли на несколько порядков — до 75 тысяч рублей за каждое нарушение, привлечение к ответственности стало гораздо проще.

Тем не менее, как показывает практика, работодатели до сих пор «расслабленны» и угрозы не замечают.

А ведь уже сложилась судебная практика по делам о незаконном хранении работодателями копий документов работников, в том числе копий страниц паспорта, военного билета, свидетельств о рождении детей и т.д. Например, решения Арбитражного суда Ростовской области от 14.11.2013 г. №А53-12557/2013, от 30.07.2013 г. по делу № А53-10287/2013. Суды признали сбор данной информации избыточным!

Давайте разберемся, что конкретно нужно сделать работодателю для собственной безопасности:

  1. Назначить приказом ответственного за работу с персональными данными (пп.1 ч.1 ст.18.1, ч.1 ст.22.1 Закона № 152-ФЗ «О персональных данных», ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Как правило, это кадровик, бухгалтер либо непосредственно руководитель компании.
  2. Утвердить перечень работников, которые обрабатывают персональные данные, и получить у них обязательство не разглашать такую информацию. Иначе вы не сможете привлечь их к ответственности за утечку персональных данных.
  3. Проверить, каждый ли работник при приеме на работу подписал Согласие на сбор, хранение и обработку его персональных данных, ознакомился с Положением о защите персональных данных (ст. 8, 87 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).
  4. Исключить из состава кадровых документов те копии, которые уже достигли цели своей обработки либо срок хранения которых истек (п. 7 ст. 5 Закона № 152-ФЗ).

Обратите внимание, копии документов нельзя просто выкинуть! И даже сначала порвать, а потом выкинуть тоже нельзя, не говоря уже об их использовании в качестве черновиков. Для таких документов требуется издать приказ о создании специальной комиссии, которая будет проводить выборку документов для утилизации. И все это требуется подтвердить еще и Актом об уничтожении.

Подводя итог, небольшой совет: оформляйте отношения с работниками в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства и регулярно наводите порядок в кадровых документах. При любых сомнениях в правомерности своих действий обращайтесь к нормативным документам.

А лишние копии лучше все же не хранить. Если уж вам понадобится уточнить какую-либо информацию, попросите работника предъявить оригинал документа.

Комментарии

2
  • НатальяС
    Каким образом проверяющие узнают, что в организации хранятся копии документов сотрудников? Что кадровики сами проверяющим приносят их, посмотрите, вот у нас копии?
  • НатальяС
    Почему у меня высвечиваются, где звоночек, только уведомления с форума, а со статей и новостей, нет?

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»

Мы подготовили действительно ценный курс для предпринимателей. Здесь вы найдете не только задачи по бухгалтерскому учету, но и уникальные жизненные бизнес-ситуации, которые требуют от трупредпринимателей нестандартного мышления и гибкости.

Примеры задач для обязательного курса «Начинающий предприниматель»
4
347

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Зачем Бенефициара объявляют в международный розыск?

Мнение налогового адвоката

Экономика России

В 2023 году дефицит федерального бюджета составил почти 3,23 трлн рублей

Минфин засекретил часть расходов федерального бюджета, за 2023 год они составили 32,35 трлн рублей. Тогда как на доходы пришлось 29,12 трлн.

Лучшие спикеры, новый каждый день
Банкротство

Совокупные долги банкротов выросли в 2 раза

За 2023 год суд признал порядка 7,3 тысяч компаний несостоятельными. Их задолженность достигла 3,98 трлн рублей.

Общество

На что обратить внимание при покупке загородного дома, дачи или участка

Федеральная нотариальная палата (ФНП) разъяснила, на что обратить внимание при покупке дачи или земельного участка.

Маркетплейсы

У Wildberries появились брендированные грузовики

Автомобили с фирменными логотипами будут доставлять заказы со складов и сортировочных центров до ПВЗ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Новые штрафы для бизнеса, банки против маркетплейсов и директор с лапками. Что обсуждали сегодня бухгалтеры. 😺«Ночной бухгалтер» № 1667

Бизнес больше не может звонить и отправлять рассылки по смс и e-mail без предварительного согласия абонента. Банкам не нравится, что маркетплейсы проводят платежи через собственную структуру. Компания ищет сотрудника с лапками, который будет создавать уют, контролировать запасы вкусняшек и обниматься. А также другие новости дня для бухгалтера.

Иллюстрация: создана при помощи ИИ playground.com / Елена Балаклицкая
1
159
Банки

Данные об иностранных поставщиках платежных услуг станут закрытыми

Центробанк закроет доступ к перечню иностранных поставщиков платежных услуг до конца 2024 года.

Бесплатно с Социальные пособия

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс

Как назначается пособие по уходу за ребенком по новым правилам в 2024 году, какие документы нужно предоставить, рассказываем в мини-курсе и приводим форму уведомления о прекращение права сотрудника на получение ежемесячного пособия.

Новый порядок назначения пособия по уходу за ребенком в 2024 году. Мини-курс
Бесплатно с КоАП РФ

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

17 апреля 2024 года вступили в силу поправки в КоАП. Рассказываем, при каких условиях могут оштрафовать за обзвоны, письма и рассылку смс  и как не попасть под санкции.

Новые штрафы в КоАП: за «холодные» звонки могут наказать на миллион, как избежать наказания

Новостной дайджест: правила переводов с Сбербанке, новые меры поддержки МСБ, план Минэкономразвития, изменения в налогах, форум «Создай НАШЕ»

Самое интересное и важное за день в новостном дайджесте.

55
Банки

RBI: Европейский центральный банк потребует быстрее свернуть бизнес в РФ

Raiffeisen Bank International ждет требования от ЕЦБ ускорить процесс сокращения бизнеса в России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Импорт

Вводится режим «параллельного импорта» для зарубежных патентов

Импорт параллельного характера позволяет ввозить в РФ иностранные товары без получения на это согласия от производителя. Такой импорт считается параллельным, так как он осуществляется независимо от официальных каналов через дистрибьюторов.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Мошенничество

Доверительные отношения между ИП и его бухгалтером обошлись предпринимателю в 20,6 млн рублей ущерба

Бухгалтер из Краснодарского края предстанет перед судом по обвинению в неправомерном обороте средств платежей и мошенничестве.

218

Что такое системное мышление и как руководителю научиться использовать его на практике

Мы живем в мире систем. Рабочий коллектив, проектная группа, спортивная команда, семья, зрители в театре, пользователи приложения — мы всегда находимся во взаимодействии с другими людьми и организациями или участвуем в процессах, а значит ведем системную деятельность. И этой деятельностью важно научиться управлять, чтобы достигать своих целей.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: «Яндекс» будет продавать товары для взрослых, Китай урезал поставки, а россияне стали чаще пить растворимый кофе и есть лапшу быстрого приготовления

Подготовили обзор главных событий дня. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

1
108
Бухгалтеры

Авито ищет бухгалтеров и специалистов по финансам

Разбирайте горячие вакансии от крупной компании. Авито нужен специалист казначейства, бухгалтер и старший бухгалтер!

Отпуска

Как уйти в отпуск в 2024 году: как написать и подать заявление и рассчитать отпускные

Каждый работник имеет право на отпуск. Рассказываем, какие отпуска бывают, как написать заявление на каждый из них, как оплачивается период отдыха и когда работодатель может отказать в его предоставлении.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетплейсы

Госдума защитит трудовые права работников маркетплейсов

Работодатели скрывают трудовые отношения с сотрудниками маркетплейсов под договорами с самозанятыми. Из-за этого работники не получают отпускных и больничных.

90

Интересные материалы

Бухгалтеры

🔥 Безлимитных консультаций больше не будет! Успейте купить подписку «Клерк.Премиум» с безлимитными консультациями

Воспользуйтесь шансом купить подписку с безлимитными консультациями экспертов «Клерка» до 22 апреля, чтобы задавать вопросы без ограничений.