Клерк.Ру

Электронную трудовую книжку прописали в ТК. Готовьтесь передавать данные в ПФР

На федеральном портале Минтруд разместил для общественного обсуждения ряд проектов, связанных с введением электронной трудовой книжки. Какие изменения планируются – расскажем.

Проекты

Минтруд разработал и разместил три взаимосвязанных законопроекта:

  • проект федерального закона «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования и ведения сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде)»;
  • проект о внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
  • проект о внесении изменений в Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях.

Вместо трудовой книжки – электронные сведения

Трудовой кодекс планируется дополнить статьей 66.1 «Сведения о трудовой деятельности работника».

Сведения о трудовой деятельности работника  - это информация о периодах его работы, которая представляется работодателями в информационную систему ПФР в электронном виде.

Передаваться будет информация о выполняемой работе и должности, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, а также основания прекращения трудового договора.

ПФР разработает специальную форму, в которую будут включаться сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке, за исключением сведений об образовании и награждениях (поощрениях).

Начиная с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности передаются в информационную систему ПФР ежемесячно, а с 1 января 2021 года – при наступлении кадрового события не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

При увольнении работодатель будет выдавать работнику сведения о трудовой деятельности за период работы у работодателя на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом. Это позволит исключить риски несвоевременного получения сведений в информационной системе ПФР, например, по техническим причинам, для последующего трудоустройства.

Если работодатель задержит выдачу работнику сведений, заменяющих трудовую книжку, ему придется возместить работнику не полученный им заработок.

При трудоустройстве на новую работу работник сможет предъявлять работодателю сведения о трудовой деятельности, полученные у работодателя по последнему месту работы на бумажном носителе или в МФЦ на бумажном носителе, или полученные в ПФР либо посредством сайта госуслуг на бумажном носителе или в электронном виде.

Сведения о трудовой деятельности в информационной системе ПФР будут храниться в течение жизни работника аналогично сроку хранения  индивидуального лицевого счета застрахованного лица.

Срок хранения работодателем сведений о трудовой деятельности работника  после его увольнения в электронном виде планируется установить 3 года.

Сроки

Законопроект предусматривает, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников ведутся только в электронном виде, за исключением работников, подавших заявление о ведении трудовых книжек на бумажном носителе.

С 1 января 2020 года работник вправе написать заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе. В случае, если работник не написал данное заявление, с 1 января 2021 года работодатель выдает трудовую книжку на хранение работнику и освобождается от ответственности за ее хранение.

В период с 1 января 2021 года до 1 января 2027 года заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе вправе написать работник:

заключающий трудовой договор впервые;

изменивший место работы;

временно отсутствовавший до 1 января 2021 года, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохранялось место работы.

С 1 января 2027 года трудовые книжки на бумажном носителе не ведутся.

Подготовка

Предлагаемые изменения затрагивают порядка 4,2 млн юрлиц и 58,4 млн человек, занятых трудовой деятельностью в организациях, отметили в Минтруде.

Работодатели должны провести следующие подготовительные мероприятия:

  • подготовка, принятие или изменение локальных нормативных актов;
  • внесение изменений в соглашения и коллективные договоры;
  • обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде в информационную систему;
  • уведомление работника в письменной форме об изменениях трудового законодательства, в том числе о его праве написать заявление на ведение бумажной трудовой книжки.
Планируется, что законопроект вступит в силу с 1 января 2020 года.

ИЛС

В связи с переводом трудовой книжки в электронный вид подготовлены поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ, согласно которым индивидуальный лицевой счет дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица». Там будут содержаться сведения о трудовой деятельности застрахованного лица, в том числе выполняемой им работе и должности, сведения об увольнении и основаниях прекращения трудового договора.

Формирование сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в форме электронного документа осуществляется работодателями с использованием своих программно-технических средств, либо для этих целей ПФР на безвозмездной основе будет предоставлен электронный сервис.

Наказание

Статья 5.27 КоАП будет дополнена частью 8, согласно которой с 2012 года нарушение работодателем сроков предоставления сведений о трудовой деятельности работника в информационную систему ПФР, либо предоставление данных сведений в неполном объеме или в искаженном виде, - влечет предупреждение должностных лиц.

Такая административная ответственность будет применяться в случае неоднократного в течение календарного года совершения указанного правонарушения.

Составлять и рассматривать протоколы об административных правонарушениях о вынесении административного наказания в виде предупреждения, будут должностные лица Роструда.

В чем плюсы, и какие расходы

Как отмечается в пояснительной записке, принятие законопроекта о поправках в ТК дает следующие преимущества:

  • сохранность персональных данных в единой информационной системе ПФР;
  • дополнительные возможности трудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с кадровой службой работодателя;
  • снижение издержек работодателя и работника при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации, уменьшение бумажного документооборота.
По предварительной оценке Минтруда, ожидается, что работодатели не понесут расходов, связанных с внедрением  трудовой книжки  в электронном виде, по следующим основаниям:

  • кадровые документы в организациях формируются и ведутся в настоящее время в корпоративных информационных системах (1С, Парус, SAP ERP  и другие), таким образом, информационные системы позволяют формировать в автоматизированном режиме необходимые данные для передачи в информационную систему персонифицированного учета ПФР; 
  • предполагается, что формат передаваемых работодателями сведений о трудовой деятельности работников по сравнению с действующей формой трудовой книжки практически не будет изменен (уточняется только перечень данных об образовании и квалификации работников);
  • работодатели имеют опыт  предоставления данных в электронном виде в информационную систему персучета ПФР отчетности о застрахованных лицах, начиная с 2002 года;
  • при постепенном внедрении сведений о трудовой деятельности в электронном виде будут снижаться издержки работодателей на приобретение, ведение и хранении трудовых книжек на бумажном носителе. Например, эффект только от приобретения трудовых книжек в 2020 году может составить 0,7 млрд. рублей.