Какие требования есть к рабочему месту офисных сотрудников

При трудоустройстве сотрудник подписывает трудовой договор. Важный аспект документа  —  характеристика рабочих условий сотрудника (в том числе оценка класса опасности), которую устанавливает комиссия по оценке условий труда. 

При отсутствии спецоценки работодатель обязан подробно описать должность работника, инструменты и технологии, а также специфику профессиональной деятельности. После завершения процедуры оформляют дополнительное соглашение к основному трудовому договору, которое уточняет степень вредности рабочей среды.

Регулирование требований к рабочим местам осуществляется следующим образом:

Нет единых универсальных стандартов оборудования рабочего пространства, однако работодатели вправе самостоятельно устанавливать внутренние требования в соответствующих внутренних документах предприятия. 

Можно ориентироваться на рекомендации из СанПиН 2.4.3648-20 и 1.2.3685-21, которые разработаны специально для учреждений образования, досуга и развития молодых людей. Они предъявляют требования к:

1. Площади рабочего места.

2. Техническим характеристикам техники.

3. Освещению рабочего пространства.

4. Уровню шума.

5. Воздействию электромагнитных полей.

Разберемся со всем по порядку.

Каждое рабочее место оснащенное компьютерной техникой обязано иметь площадь не менее 4,5 кв. м.

Офисные сотрудники часто работают за компьютером или ноутбуком. СанПин 1.2.3685-21 предъявляет требования к диагонали устройств.

Кроме того, устройства рекомендуется регулярно дезинфицировать с помощью антисептических растворов или влажных салфеток.

Желательно наличие естественного света через оконные проемы, дополнительно рекомендуется комбинировать потолочное освещение с индивидуальными настольными светильниками.

Для каждой осветительной точки важен показатель коэффициента мерцания, значение которого не должно превышать порог в 5%, поскольку превышение способно вызвать ухудшение самочувствия: нарушение сна, подавленность настроения, снижение работоспособности и даже проблемы сердечно-сосудистой системы.

В офисе стоит поддерживать низкий уровень шума и вибрации, который не нарушает концентрацию сотрудников. 

Источники шума для проверки: 

• лифты; 

• звуки из кафе, клубов и других помещений на нижних этажах; 

• трансформаторные подстанции; 

• холодильное оборудование и вентиляционные системы. 

Измерения проводятся аккредитованными организациями с помощью шумомеров. Полученные данные сравниваются с нормативами СанПиН 1.2.3685-21.

Техника (компьютеры, роутер телефоны) создает электромагнитное излучение. Чрезмерное воздействие ЭМП, особенно в диапазонах 5 Гц – 2 кГц и 2 кГц – 400 кГц, может быть опасным для здоровья. 

Недостаточная вентиляция и работа кондиционеров, а также использование электроники и синтетических материалов снижают уровень кислорода в воздухе. 

Контроль осуществляется с помощью аспирационных счетчиков. Допустимые нормы приведены в СанПиН 1.2.3685-21. 

Значения микроклимата в СанПине зависят от категории работ по уровню энергозатрат. Расшифровка категорий приведена в отдельной таблице:

Любой работник имеет право на перерыв для приема пищи продолжительностью от 30 минут до двух часов. Конкретная продолжительность такого перерыва определяется внутренними правилами организации или фиксируется индивидуально в трудовом соглашении. Согласно ст. 108 ТК этот промежуток времени не включается в рабочий график.

Согласно строительным правилам и стандартам проектирования офисных помещений, если численность сотрудников превышает 30 человек, компания обязана организовать отдельную кухонную зону площадью не менее 12 кв. м. 

Пространство рассчитывается таким образом, чтобы у каждого сотруднику на кухне был комфортный доступ — минимальное пространство на одного человека составляет 1 кв. м., а для лиц с ОВЗ этот показатель увеличивается до 1,65 кв. м.

Хотя указанные нормы носят рекомендательный характер для арендаторов коммерческих площадей, соблюдение этих норм способствует созданию благоприятных условий труда.

Когда коллектив делится на смены и количество работающих в одну смену не превышает 10 человек, обеденную зону разрешено разместить непосредственно в зоне гардероба. Однако даже в таком случае минимальная площадь отведенного пространства должна составлять не менее 6 кв. м.

Работодателю необходимо разработать инструкцию по пожарной безопасности. Что в нее включить в соответствии с постановлением Правительства от 16.09.2020 г. № 1479 — показали в таблице.

Для этого проводят СОУТ (специальную оценку условий труда). Вот простой алгоритм действий:

1. Подберите организацию: найдите подходящую компанию из реестра Минтруда, закажите услугу и зафиксируйте все письменно. Укажите цену, срок исполнения, права и обязанности обеих сторон.

2. Оформите приказ: создайте комиссию из представителей вашей организации (руководителя, сотрудника отдела охраны труда и, возможно, профсоюзного представителя). Пропишите сроки и утвержденный график мероприятий.

3. Составьте список рабочих мест: перечислите действующие должности согласно штатному расписанию, ориентируйтесь именно на реальные рабочие зоны, а не количество персонала.

4. Проведите саму проверку: эксперты посещают рабочие места вместе с комиссией. Важно присутствие самих сотрудников, особенно тех, чья работа связана с вибрациями или шумом.

5. Утвердите отчет: специалисты готовят итоговый документ, который ваша комиссия подписывает в течение месяца. Утвержденный отчет возвращается оценочной фирме.

6. Получите уведомление: оценочная компания передает данные в государственную базу (ФГИС) и отправляет вам официальное письмо о завершении процедуры (обычно электронно).

Если не провести СОУТ, и это выявит трудовая инспекция, то назначат штраф. Размеры санкций указаны в ч. 2 и ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП: