Подотчет, командировки

Что надо знать про разъездной характер работы сотрудников. Касается не только водителей

О том, как оформить такой характер работы и какие документы должны предоставлять работники, в законодательстве говорится очень мало. Давайте разбираться.
Что надо знать про разъездной характер работы сотрудников. Касается не только водителей

С курсом «Кадровый учет: документы, воинский учет, 1С»вы с нуля освоите все тонкости кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С:ЗУП. Стоимость обучения сейчас снижена 18 990 4 900 руб., успейте записаться по акции.

Когда речь идет о разъездном характере работы, все почему‑то сразу представляют себе водителей. Конечно, им, как правило, такой характер работы и устанавливается, но на самом деле он может быть установлен абсолютно любому работнику, трудовая функция которого связана с разъездами. О порядке установления разъездного характера работы и оформлении работниками отчетности в специализированной литературе и в законодательстве говорится очень мало и некоторые работодатели в этих вопросах теряются. Давайте разбираться...

Основные признаки разъездной работы

Разъездной характер работы в Трудовом кодексе упоминается только в двух статьях и, по всей видимости, никаких изменений или дополнений в них вносить пока не собираются.

Так, в ст. 57 установлено, что одним из обязательных условий, подлежащих включению в трудовой договор, является условие, определяющее характер работы (подвижной, разъездной, в пути и др.), а в ст. 168.1 содержится открытый перечень расходов, которые работодатель возмещает сотрудникам с разъездным характером работы (а также сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути, работающим в полевых условиях или участвующим в работах экспедиционного характера). Такие поездки, как и командировки, называются служебными поездками.

Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. При этом служебные поездки лиц, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ).

Как и командированным, лицам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы на проезд, наем жилого помещения и т.д. Однако при направлении работника в служебную командировку за ним сохраняется средний заработок, а при разъездном характере работы просто выплачивается зарплата.

Из некоторых нормативных документов можно сделать вывод, что носящей разъездной характер считается работа, при выполнении которой осуществляются регулярные служебные поездки в пределах обслуживаемой территории при возможности ежедневного возращения к месту жительства. То есть, как правило, в пределах населенного пункта или области.

Но если исходить из положений ст. 168.1 ТК РФ, такой работник, как и в командировках, может выезжать на более далекие расстояния и не всегда возвращается домой в тот же день. Поэтому главным признаком разъездного характера работы можно назвать то, что такие поездки происходят постоянно. Командировки же осуществляются периодически, нерегулярно, на период, определенный командировочными документами. Это отметил Роструд в Письме от 12.12.2013 № 4209ТЗ.

То есть если работник постоянно находится в разъездах, независимо от занимаемой должности, ему может быть установлен разъездной характер работы.

Вопрос: распространяется ли на сотрудников с разъездным характером работы запрет, аналогичный запрету направлять в командировки работников некоторых категорий, например беременных?

Трудовой кодекс содержит запрет на направление беременной женщины в служебную командировку (ч. 1 ст. 259 ТК РФ), но не содержит запрета на установление разъездного характера работы.

Однако работодателю необходимо учитывать все особенности труда беременной работницы, результаты специальной оценки условий труда на предмет наличия противопоказаний, а также проверить их на соответствие СанПиН 2.2.0.55596 «2.2. Гигиена труда. Гигиенические требования к условиям труда женщин. Санитарные правила и нормы», утвержденным Постановлением Госкомсанэпиднадзора РФ от 28.10.1996 № 32, Методическим рекомендациям № 118/24009 «Гигиеническая оценка вредных производственных факторов и производственных процессов, опасных для репродуктивного здоровья человека», утвержденным Главным государственным санитарным врачом РФ 12.07.2002 № 118/24009, Гигиеническим рекомендациям к рациональному трудоустройству беременных женщин, утвержденным Госкомсанэпиднадзором 21.12.1993, Минздравом 23.12.1993.

И работодателю следует учитывать, что при разъездном характере работы негативное влияние условий труда на работницу может быть нисколько не меньше, а даже больше — например, если таких поездок много. В данном случае лучше предложить беременной работнице перевод на более легкий труд. И точно придется это сделать, если она напишет заявление и предоставит медицинское заключение (ст. 254 ТК РФ).

Считаем также, что ограничения, установленные для некоторых категорий при направлении в командировки, нужно применять и к другим категориям работников, особенно в случаях, когда при осуществлении служебных поездок работники не имеют возможности возвращаться домой.

Как устанавливается разъездной характер работы?

Прежде всего согласно требованиям ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ работодатель должен определить, по каким специальностям и должностям требуется установить разъездной характер. Установить его можно коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.

Перечень должностей (а также размеры и порядок возмещения расходов и формы документов) при этом все же лучше фиксировать в локальном нормативном акте (положении о разъездном характере работы), поскольку в него проще внести изменения в случае необходимости, чем в коллективный договор. Перечень должностей можно утвердить и отдельным приказом руководителя организации.

Кроме этого, как уже было сказано, условие о разъездном характере работы должно быть включено в трудовой договор. Причем если такой характер работы устанавливается уже в процессе трудовой деятельности, следует уведомить сотрудника об изменении условий трудового договора за два месяца. Если сотрудник согласен работать в новых условиях, с ним сразу заключается соглашение в соответствии со ст. 72 ТК РФ, а если нет, то работодатель вносит изменения в трудовой договор по истечении двух месяцев в одностороннем порядке в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

В трудовом договоре с работником может быть указана территория, в пределах которой будет осуществляться работа (например, «в пределах г. Москвы и Московской области»).

Условие о разъездном характере работы также нужно включить в должностную инструкцию.

В отношении сотрудников бюджетных учреждений с разъездным характером работы следует заполнять табель учета использования рабочего времени (ф. 0504421). Время, проведенное в поездках, будет отражаться буквенным кодом «Ф» — фактически отработанные часы. При этом организация вправе дополнять применяемые условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики.

Если работникам в связи со служебными поездками не удается соблюдать ежедневную или еженедельную продолжительность рабочего времени, работодателю целесообразно установить им суммированный учет рбочего времени. В зависимости от специфики разъездов им может быть установлен и гибкий график, и ненормированное рабочее время.

Какие документы оформляются при направлении работников в служебные поездки?

Требований об оформлении какихлибо документов на каждую поездку сотрудника с разъездным характером работы в законодательстве нет, порядок их оформления полностью зависит от работодателя.

Одним из нормативных требований при этом можно назвать оформление водителями путевых листов. Они, в частности, оформляются для подтверждения списания ГСМ и для обоснования расходов на ГСМ в интересах организации при использовании личного транспорта работника (ст. 252 НК РФ, пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Работодатели могут самостоятельно разработать (в том числе на основании унифицированных форм) определенные документы, позволяющие вести учет служебных поездок (сколько их было, в какие организации, сколько времени на них было затрачено и т.д.): маршрутные листы, служебные задания и т.п. Составляться они могут на любой срок в зависимости от количества поездок: день, неделя, месяц.

Приведем примерную форму маршрутного листа.

МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ

служебных поездок работника __________________________

(наименование предприятия)

на __________2019 года

Сотрудник: _______________________________________

Должность: _______________________________________

п/п

Наименование

организации

Адрес

Цель

поездки

Вид

транспорта

Подтверждающий документ

Время (ч, мин.)

Подпись

принимающей стороны

1

2

...

...

...

...

...

...

...

...

Руководитель подразделения Работник

Ф.И. О. _______________________Ф.И. О._______________________

Маршрутный лист получен "__"__________2019 года.

Некоторые работодатели выдают работникам удостоверение по форме командировочного, в котором работники должны проставлять отметки о выбытии и прибытии. А законно ли это? Не признают ли такие служебные поездки командировками?

Начнем с того, что командировочное удостоверение уже не является обязательным документом и при направлении работников в командировку. Однако его применение может быть предусмотрено локальным актом организации.

Что касается применения таких документов при разъездном характере работы, действующее трудовое законодательство не содержит норм, запрещающих работодателю оформлять служебные поездки лиц, постоянная работа которых имеет разъездной характер, как служебные командировки. Суды также приходят к выводу, что оформление работодателем командировочного удостоверения при направлении сотрудника, работа которого имеет разъездной характер, в служебную поездку не имеет правового значения, в частности, для возмещения предусмотренных трудовым законодательством расходов. Эти расходы не могут считаться командировочными.

Порядок оформления документов, подтверждающих расходы

В силу ч. 1 ст. 168.1 ТК РФсотрудникам, постоянная работа которых имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:

  • расходы по проезду;

  • расходы по найму жилого помещения;

  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Согласно ч. 2 ст. 168.1 ТК РФ размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, а также могут устанавливаться трудовым договором.

Работник в качестве подотчетного лица может получить в кассе предприятия наличные денежные средства на расходы, связанные с разъездами. Выдача осуществляется на основании приказа руководителя или заявления работника.

При этом в соответствии с порядком, установленным коллективным договором и (или) локальным актом, денежные средства (аванс) на расходы, связанные со служебными поездками, могут перечисляться на банковский счет сотрудника, чья постоянная работа имеет разъездной характер. Окончательный расчет по фактически произведенным расходам осуществляется после представления сотрудником авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов.

Данные выплаты являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с разъездным характером работы. Но в случае отсутствия подтверждающих расходы документов эти выплаты таковыми признаваться не будут (Письмо Минтрда РФ от 30.09.2014 № 174/В-462).

Эти компенсации освобождены от НДФЛ, поскольку расходы работника связаны с исполнением им трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 НК РФ), и не облагаются страховыми взносами (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ).

Расходы, связанные с разъездами, возмещаются работникам на основании авансовых отчетов и подтверждающих документов: проездных билетов, квитанций и т.п.

Вопрос: в какой срок после поездки работник должен представить авансовый отчет?

Согласно Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки", работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю отчет в течение трех рабочих дней. Но поскольку положения о командировках на сотрудников с разъездным характером работы не распространяются, обратимся к Указанию Банка России от 11.03.2014 № 3210У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства», согласно которому подотчетное лицо, получившее наличные деньги, обязано сдать главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю) авансовый отчет в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные под отчет, или со дня выхода на работу, например после отпуска или больничного.

К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы.

Ранее в Указании № 3210У было положение (сейчас оно утратило силу) о том, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных.

Таким образом, срок, на который выдаются наличные или безналичные деньги под отчет (например, неделя, месяц), и срок для представления отчета по суммам, полученным в безналичной форме, работодателю следует установить самостоятельно в локальном нормативном акте.

При этом при получении наличных денег работник должен будет отчитаться в течение трех дней после истечении этого срока. А по безналичным он сможет отчитаться в срок, который установит работодатель.

* * *

Как видим, в отличие от командировок, работа, носящая разъездной характер, регулируется в основном локальными актами, то есть ее регламентирует работодатель. Поэтому если в организации необходимо установить сотрудникам разъездной характер работы, в первую очередь нужно разработать положение о такой работе или соответствующий приказ работодателя, установив перечень работ, специальностей или должностей с таким характером работы.

В данном локальном акте также следует прописать размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками, — то, какими документами будут подтверждаться расходы, каковы формы этих документов, срок, на который выдаются наличные деньги авансом, срок для отчета по суммам, выданным в безналичной форме, и т.д.

Не забудьте также ознакомить работников с положением под подпись, а также включить условие о разъездном характере работы в трудовые договоры.

Комментарии

1
  • Спасибо за статью. Мое мнение, не раскрыты наиболее острые вопросы, такие как освобождение от НДФЛ и страховых взносов...там очень тонкие моменты и судебной практики бы подкинуть. В том числе упор на понятие компенсация в виде суточных, связь с маршрутным листом как документом подтверждающим разъездной характер труда и т.д.

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция

Биткоин, Эфир, USDT и другие криптовалюты – отличный способ инвестировать в 2024 году. Сегодня ими пользуются не только крипотрейдеры, но и новички. Многие считают, что купить криптовалюту сложно и непонятно, поэтому отказываются от вложений. К счастью, это не так, и сегодня купить криптовалюту в России так же просто, как обменять рубли на доллары или евро!

Как и где купить криптовалюту пошаговая инструкция

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Роструд назвал основные правовые особенности сезонной работы

По Трудовому кодексу есть особенности регулирования труда работников, занятых на сезонных работах.

Банки

Исламский банкинг будет интересен 90 тысячам компаний

По оценкам Сбера, к 2030 году 30% населения будут составлять мусульмане. Услуги банка, которые не противоречат нормам шариата, заинтересуют 5 млн человек.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Вопросы официального трудоустройства иностранных специалистов. Общая методичка

В рамках указанной статьи вы сможете узнать об основных этапах и нюансах, связанных с официальным трудоустройством иностранных специалистов.

Кабмин направит на поддержку Запорожской и Херсонской областей 4,4 млрд рублей

Деньги пойдут на выплату зарплат сотрудников бюджетных учреждений.

Самые интересные споры по госзакупкам за 1 квартал 2024 года

ФАС привела обзор судебной практики в сфере госзакупок за 1 квартал 2024 года.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

🔥 Акция «Жаркие скидки в любую погоду»! Самые горячие онлайн-курсы «Клерка» за 4 290 рублей до 20 мая

Мы предлагаем самые выгодные цены на онлайн-курсы по учету на маркетплейсах, УСН, ВЭД, финмоделированию, ФСБУ и бухгалтерии с нуля. Только до 20 мая их можно купить за 4 290 рублей!

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК

Продолжаю третий сезон святого рандома с покупкой российских акций. Каждый месяц я выбираю одну рандомную акцию из индекса Мосбиржи. Ну как я, делает это святой рандом, он же генератор случайных чисел. Я её потом просто покупаю. Почему? Да потому что какой смысл ручками выбирать акции, если рынок ведет себя непредсказуемо ¯\_(ツ)_/¯

Святой рандом мая. PIKK — акции ПИК
Бесплатно с Трудовые отношения

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам

Порядок оплаты сверхурочных работ закреплен в обновленной ст. 152 ТК во исполнение поручения, которое дал законодателям КС в постановлении от 27.06.2023 № 35-П. Теперь при оплате сверхурочной работы необходим принимать во внимание все компенсационные и стимулирующие выплаты.

Сверхурочные в 2024 году: как оплачивать по новым правилам
Бесплатно с Налоговые проверки

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Если организация продает самортизированные активы по низкой цене взаимозависимым лицам, ей доначислят налоги. Разбираем судебную практику.

Продажа авто учредителю по цене ниже рыночной: сколько доначислят налоговики

Что будет с интернетом, мобильной связью, Почтой России, электронными услугами, ИТ: заявления Минцифры

Максут Шадаев перед утверждением на должность министра цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ назвал основные направления работы и какие вызовы стоят перед Минцифры.

Новое приложение «Ситидрайва» удалили из App Store

Уже установленные приложения будут работать на iOS. Пользователям рекомендуют отключить функцию «Сгружать неиспользуемые».

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Платись, платись большая и маленькая: независимо от размера зарплату нужно платить два раза в месяц! 💰«Ночной бухгалтер» № 1684

Даже если ваш сотрудник на неполной ставке получает зарплату размером в несколько тысяч рублей, ее нельзя платить один раз. Даже сотрудник просит. Так Роструд сказал.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Расценки на техобслуживание газового оборудования, возможно, будет устанавливать государство

Регионы предлагают ввести государственное регулирование стоимости услуг по техобслуживанию газового оборудования.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Сегодня купить и продать криптовалюту* в России можно несколькими способами: через криптовалютные биржи, P2P-сервисы, криптоматы и обменники, работающие онлайн и офлайн. Последний вариант позволяет проводить сделки анонимно – без отправки своих персональных данных и платежных реквизитов.

Обменники крипты: как выбрать подходящий

Можно ли выдать за раз маленькую зарплату, как оплачивать переработку в командировке, на ГПД положен стандартный вычет. 3 важных разъяснения для бухгалтеров по зарплате

Собрали полезные разъяснения Роструда и Минфина по расчетам с работниками.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Приобретение лицом из недружественного государства доли (акций) в российской компании (ООО или АО) в 2024 году

Необходимо ли получать разрешение подкомиссии, если лицо из недружественного государства хочет стать участником (акционером) российской компании (ООО или АО). Какие требования предъявляются к данным сделкам (операциям).

Зарплата

Выделено финансирование на увеличенные выплаты педагогам

Правительство направит более 8 млрд рублей на увеличенные выплаты классным руководителям и кураторам.

IT-компании

Нидерландская компания Yandex сменит свое название до 31 июля

До 31 июля иностранная организация продаст остаток акций, перестанет использовать бренды российской компании «Яндекс» и сменит название.

Интересные материалы

Проверки ФАС

ФАС рассказала, как, где и на что контролирует цены

Контроль ценообразования на социально значимых рынках остается для Федеральной антимонопольной службы приоритетной задачей.