Ежегодный отпуск: все, что нужно знать работодателю

Его нужно утвердить заранее — до 17 декабря текущего года на следующий. При составлении учитывайте категории сотрудников, которые по закону имеют право выбрать удобное время. С июля 2026 года список расширился: теперь такое право есть у супругов сотрудников органов внутренних дел, уголовно-исполнительной системы и органов принудительного исполнения — при условии, что сами сотрудники являются ветеранами боевых действий и инвалидами I или II группы.

Также в льготный список входят несовершеннолетние, родители детей-инвалидов, родители с тремя и более детьми (пока младшему не исполнилось 14 лет), почетные доноры и некоторые другие категории. 

Базовая норма — 28 календарных дней за рабочий год. Для отдельных категорий (педагоги, работники Крайнего Севера, вредных производств) предусмотрен удлиненный основной отпуск. Также могут быть дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день). 

Разделение на части. По соглашению сторон отпуск можно поделить. Ключевое условие: хотя бы одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней. Просто поставить подпись в графике недостаточно — нужно отдельное письменное согласие работника (заявление или соглашение) до утверждения графика. 

В первый год работы право на отпуск появляется после шести месяцев непрерывной работы. Но есть исключения: некоторым категориям (несовершеннолетние, женщины перед декретом, почетные доноры) отпуск можно предоставить и раньше. 

Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска. В средний заработок включаются выплаты, связанные с трудовой деятельностью: оклад, премии, надбавки (в том числе за вредность, классность, стаж, совмещение должностей, работу в ночное время и праздники), а также выплаты с районным коэффициентом (для работников в районах Крайнего Севера и приравненных территорий). При этом больничные, командировочные, социальные пособия в расчет не идут. Если в расчетном периоде сотрудник не работал (например, был в декрете), берется более ранний период равной продолжительности.

Минимальный среднедневной заработок в 2026 году: 27 093 / 29,3 = 924,67 рубля. Если сотрудник работает на неполной ставке, МРОТ для сравнения пропорционально уменьшается (например, при ставке 0,5 — 13 546,50 рубля).

Нюанс для Крайнего Севера: при расчете отпускных из МРОТ районный коэффициент и северная надбавка не включаются в саму «минималку» — их нужно начислить сверх суммы, рассчитанной из МРОТ. 

Срок выплаты. Отпускные необходимо выплатить не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если крайний срок выпадает на выходной — накануне. 

Если сотрудник заболел во время отпуска, отпуск обычно продлевают (автоматически), а перенос на другой срок оформляется по заявлению работника. Отозвать работника из отпуска можно только с его согласия. При этом с сентября 2026 года появилось исключение: можно отозвать без согласия работников во вредных или опасных условиях труда, если это необходимо для предотвращения катастрофы, производственной аварии или ликвидации их последствий (при условии, что трудовые функции сотрудника предусматривают непосредственное участие в таких мероприятиях).

Часы работы после отзыва оплачиваются не менее чем в двойном размере, а неиспользованную часть отпуска предоставляют по выбору сотрудника в удобное время в течение текущего года или присоединяют к отдыху за следующий рабочий год. Порядок такого отзыва рекомендуется закрепить в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре.

Заменять основной ежегодный отпуск (28 дней) денежной компенсацией по желанию работника нельзя. Компенсация возможна только за дни сверх основной нормы (дополнительные отпуска) и при увольнении. Для некоторых категорий (несовершеннолетние, беременные, работники во вредных условиях) даже дополнительные дни нельзя заменить деньгами — они обязаны отгулять их. 

С сентября 2026 года для сотрудников, пострадавших в результате ЧС (при условии, что ЧС привела к нарушению условий жизнедеятельности или утрате имущества, а помещение было жилым), появились новые гарантии. Работодатель обязан предоставить один оплачиваемый выходной день (в течение 10 календарных дней после заявления) и до пяти календарных дней отпуска без сохранения зарплаты (в течение 20 календарных дней после заявления).

Сотрудник должен подтвердить факт ЧС документом от специальной комиссии при местной администрации. Оба вида освобождения от работы оформляются приказом (распоряжением).

Нарушение правил (например, отсутствие графика, неверный расчет отпускных, отказ в отпуске льготной категории) может привести к административной ответственности (штраф по ст. 5.27 КоАП).