Клерк.Ру

Как бухгалтеру победить рутину в работе с документами

Сегодня, когда все больше рутинных задач делегируется машинам и алгоритмам, в бухгалтерском деле огромный пласт механических процессов по-прежнему остается под ответственностью сотрудников. Зачастую высококвалифицированные специалисты тратят до 80% рабочего времени на выполнение однообразных низкоинтеллектуальных задач вместо того, чтобы решать важные для компании вопросы. Почти всегда рутине сопутствует снижение мотивации и интереса к работе, за которыми следует эмоциональное выгорание.

Руководители часто воспринимают оптимизацию и автоматизацию рутинных процессов как задачу корпоративного уровня, с которой могут справиться лишь крупные корпорации. Хотя на сегодняшний день существуют доступные инструменты оптимизации, которые быстро и просто внедряются в рабочие процессы вне зависимости от их сложности и масштабов.

К примеру, печать и документооборот – процессы, неразрывно связанные с профессией бухгалтера. Сканирование документов на USB-накопитель, перенос файла на компьютер, присвоение имени, рассылка по отдельным адресатам или поиск нужной папки и сохранение документа – эти задачи не занимают много времени по отдельности. Однако если посмотреть на вопрос в масштабах всей компании, простые операции отнимают колоссальный объем самого ценного ресурса компании – времени.

Автоматизация против рутины

Компания Ricoh предлагает свой способ избавления от рутины – пакет программных продуктов EZ Pack. Решение помогает сэкономить время за счет упрощения однотипных процедур, которые в течение дня могут повторяться десятки, а то и сотни раз.

EZ Pack состоит из четырех основных компонентов:

  • EZ СканМастер — инструмент для одновременного сканирования нескольких документов разного размера со стекла. Например, это могут быть подотчетные документы. Каждый файл автоматически выравнивается, получает название с календарной датой и перемещается в указанную папку;
  • EZ КопиМастер — приложение, которое позволяет оцифровывать несколько документов единовременно, выравнивать и разбивать их на отдельные цифровые копии и последовательно печатать на бумаге;
  • EZ ЛогоМастер — автоматически добавляет на документ логотип, оттиск печати (например «для документов») или любое другое изображение. После простой настройки приложение может проставлять изображения на копиях документов;
  • EZ Маркер — удобное средство для защиты конфиденциальных данных на документах перед печатью. Приложение позволяет открыть файл прямо на сенсорной панели управления МФУ и прикосновениями пальцев закрасить необходимые фрагменты чёрным цветом.

Пакет продуктов EZ сразу готов к работе на многофункциональном устройстве, без необходимости настройки с компьютера и установки дополнительного программного обеспечения.

вавава

 

Выше мобильность – выше производительность

Помимо автоматизации, эффективная система документооборота должна обеспечивать сотрудникам непрерывную доступность к важным для работы сервисам. Стирая границы между устройствами и сервисами, позволяя распечатать документ в любое время и из любого места, вы повышаете производительность компании.

Облачная платформа RICOH Smart Integration представляет гибкий и универсальный подход к печати. Решение объединяет печатающее оборудование, мобильные устройства и облачные приложения в единую экосистему, за счет чего пользователи могут организовывать работу с документами по индивидуальным сценариям. Благодаря RSI можно превратить многофункциональное устройство в центр управления документооборотом без привлечения внешних ИТ-специалистов.

Возможности RICOH Smart Integration:

  • дистанционное управление печатью с сервера компании или из облачных хранилищ за счет совместимости с популярными облачными сервисами: Office 365, Dropbox, Google Drive, SharePoint;
  • оцифровка рукописных документов с применением технологии оптического распознавания символов (OCR) и автоматизированная пересылка на сервер в облачные хранилища и напрямую в электронную почту;
  • присвоение файлам и папкам с отсканированными документами корректных имён, а также автоматическое заполнение метаданных при передаче информации в библиотеку SharePoint Online;
  • автоматизированное сохранение и рассылка файлов по нескольким адресатам с классификацией по формату и поддержкой QR-кодов.

вавыыя

Платформа RSI устанавливается в МФУ как приложение на панели управления, и для ее эксплуатации не требуется ни специально выделенный сервер, ни специалист поддержки на месте. Решение имеет широкие возможности для индивидуальной настройки и простой интерфейс, благодаря чему даже человек далекий от высоких технологий сможет воспользоваться полным функционалом RICOH Smart Integration. А модель предоставления программного обеспечения по подписке, в свою очередь, позволяет предприятиям СМБ избежать крупных предварительных затрат.

Обучение новым технологиям

Цифровая трансформация уже давно не является прерогативой крупных корпораций. Главная ее цель – сделать жизнь и работу людей проще и приятнее, вне зависимости от масштабов компании.

В стремлении показать реальные возможности новых технологий и их применение в предприятиях СМБ, компания Ricoh запустила образовательный проект IMRicoh. На примере реальной компании ведущие эксперты отрасли разбирают основные сложности документооборота и выстраивания эффективных бизнес-процессов. Проект регулярно пополняется экспертными материалами, в которых вопросы оптимизации и автоматизации рутинных задач рассматриваются со стороны владельцев бизнеса, финансового отдела и рядовых сотрудников.

Кроме того, на сайте проекта желающие могут получить и персональные рекомендации по организации интеллектуальных офисных процессов и оставить заявку на тестирование платформы для работы с облачными сервисами Ricoh Smart Integration и программного пакета EZ Pack.

Подборка полезных мероприятий

Разместить
📌 Реклама
Отключить