Автор
Екатерина МалыхинаРедактор Клерк.ру
Нормативная база и обязательность ведения личного дела
Ведение личных дел — не универсальная обязанность для всех работодателей. Обязанность по ведению кадровых дел есть у государственных и муниципальных служащих, а также военнослужащих согласно ч. 3 ст. 42 закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ, ст. 30 закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ, п. 5 ст. 2 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ.
Для коммерческих организаций решение о необходимости ведения личных дел принимает руководитель. Однако в 2026 году большинство компаний внедряют этот инструмент для защиты от трудовых споров и эффективности управления персоналом.
Структура и содержание личного дела
Состав личного дела формируют индивидуально для каждого работника, но обычно он включает стандартный перечень документов:
оригинал трудового договора;
характеристики работника;
анкета с фотографией;
копии приказов о приеме на работу, перемещениях и увольнении;
заявления от сотрудника.
Важный элемент — внутренняя опись личного дела. Этот документ позволяет отслеживать все изменения и обеспечивает прозрачный учет каждого листа внутри папки.
Тип раздела | Содержание |
|---|---|
Общие данные | Личный листок по учету кадров, анкета сотрудника с фото, автобиография |
Трудовая деятельность | Трудовой договор (экземпляр работодателя), дополнительные соглашения, копии приказов о переводах/увольнении |
Аттестация и оценка | Аттестационные листы, характеристики от прошлых работодателей или учебных заведений |
При формировании личного дела необходимо учитывать конфиденциальный характер содержащейся в нем информации. Работодатель вправе хранить копии паспортов, дипломов о высшем образовании и других документов только при наличии письменного согласия работника на обработку персональных данных.
Принимать и увольнять работников, а также оформлять отпуска научим на курсе профпереподготовки с дипломом «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП». Вы научитесь вести кадровый учет, оформлять все виды рабочего времени, вести воинский учет и работать в 1С:ЗУП. После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.
Цена
курса
со скидкой 71%: 9 250 рублей вместо 33 000 рублей. Срок акции ограничен.
Технические требования к оформлению обложки и корешка
Качественное оформление личного дела начинается с верной подготовки его обложки. Она должна содержать полное наименование организации, структурное подразделение, где работает сотрудник, а также номер дела. В соответствии с пп. 55, 58 Правил (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77) на обложке обязательно указывают крайние даты (даты начала и окончания трудовых отношений) и количество листов в папке.
Корешок личного дела выполняет функцию индекса для быстрого поиска дел в архивах. Он должен быть прочным и защищенным от влаги, так как личные дела хранятся длительное время. При формировании обложки важно соблюдать последовательность: сначала указывают данные компании, затем номер тома или части дела, а далее — ФИО сотрудника и год окончания его трудовой деятельности.
Сроки хранения и архивирование документации
В 2026 году согласно приказу Росархива от 20.12.2019 № 236 действуют такие сроки хранения:
Личные дела, которые закончили делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет.
Дела, которые оформили после этой даты, хранят в течение 50 лет.
Период хранения начинается с момента формирования полного комплекта документов Срок отсчитывается от даты увольнения работника. После истечения установленного периода личные дела передают в архив организации или вышестоящего структурного подразделения.
Процесс архивирования включает нумерацию листов, подшивку и составление листа-заверителя дела. Этот документ фиксирует факт сдачи папки в архивное хранилище и содержит информацию о количестве документов и их целостности. Лист-заверитель подписывает ответственный работник.
Порядок приема и выдачи дел в архивные фонды
Передача документов на постоянное или долгосрочное хранение должна происходить не раньше одного года и не позднее трех лет после окончания работы с ними согласно пп. 37, 47, 140 Правил (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Описи, которые составляют для передачи дела, должны быть заверены подписями двух ответственных лиц: сотрудника кадрового отдела и руководителя архива.
При взаимодействии с внешними архивами необходимо использовать стандартные формы описей дел и электронных документов. Каждый экземпляр описи должен быть с печатью организации и датой приема-передачи.
Начать дискуссию