Списание стоимости ГСМ в расходы для целей налогообложения: правила и новшества 2026 года

Чтобы учесть стоимость ГСМ в расходах для налогообложения (налог на прибыль, УСН «Доходы минус расходы»), недостаточно просто оплатить топливо. Нужны экономическая обоснованность и документальное подтверждение — это базовые требования по п. 1 ст. 252 НК.

Выбор статьи расходов зависит от назначения транспорта:

• Материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 254 НК) — если транспорт напрямую участвует в производственном процессе. Пример: автомобиль для доставки сырья, спецтехника на стройплощадке.

• Прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК) — для управленческих и вспомогательных нужд. Пример: служебные поездки директора, курьерские функции.

В нормы внесли важные правки:

• Для гибридных автомобилей введены отдельные стандарты — они учитывают и топливо, и электроэнергию.

• Электромобили исключены из системы норм ГСМ: для них учитывают иные затраты (электроэнергия, обслуживание).

• Для авто с системой «старт‑стоп» (объем до 1,6 л) базовая норма снижена на 5 %.

• Зимние коэффициенты пересмотрены: надбавки зависят от региона и составляют от 5 % до 20 %.

• Добавлены нормативы для спецтехники.

С 1 сентября 2026 года электронный формат обязателен только при перевозке маркируемой алкогольной продукции (пиво, сидр, медовуха и т. п.). Для остальных перевозок компания сама выбирает формат — бумажный или электронный.

Если используете ЭПЛ, в файле должны быть усиленные квалифицированные электронные подписи (УКЭП) механика и водителя.

С мая 2026 года нормы компенсации закреплены прямо в НК:

• 2 400 руб. в месяц — для авто до 2 000 куб. см;

• 3 000 руб. в месяц — свыше 2 000 куб. см;

• 1 200 руб. в месяц — для мотоциклов.

Перечень признаваемых расходов стал более открытым: теперь можно включать «иные расходы, определяемые в порядке, установленном главой 25 НК РФ». Это позволяет применять к ГСМ на УСН те же принципы, что и на ОСНО: обоснованность, документальное подтверждение и факт оплаты.

По приказу Минтранса № 390 в путевом листе обязательно должны быть:

• показания одометра при выезде и возврате (часто упускают обратный пробег — это ведёт к расхождениям в остатках топлива);

• остатки топлива на начало и конец смены;

• дата, время, маршрут (хотя бы пункты отправления и назначения);

• отметки о медосмотре и техосмотре;

• подписи ответственных лиц.

Если в компании внедрена система спутникового мониторинга (ГЛОНАСС/GPS), отчеты этой системы можно использовать для подтверждения расхода, если это закреплено приказом по организации. Это удобно для контроля перерасхода и обоснования отклонений от норм.

Превышение нормы само по себе не делает расход необоснованным. Главное — подтвердить причину перерасхода:

• служебная записка водителя;

• акт о тяжелых дорожных условиях;

• данные системы мониторинга (пробки, объезды, низкие температуры);

• иные документы, объясняющие повышенный расход.

Без обоснования налоговая может исключить сверхнормативные объемы из расходов.

Формула для легкового автомобиля:

Qн=0,01×Hs×S×(1+0,01×D),

где:

• Hs — базовая норма расхода (л/100 км);

• S — пробег (км);

• D — сумма поправочных коэффициентов (зимний, городской, за износ и т. д.).

Пример. Базовая норма — 10 л/100 км, пробег — 200 км, зимний коэффициент — +10 %.

Расчет: Qн=0,01×10×200×1,1=22 литра.

Если фактический расход составил 25 литров, то 3 литра — перерасход. Если он подтверждён актом о сложных погодных условиях и данными ГЛОНАСС, эти 3 литра можно включить в расходы. Если подтверждения нет — налоговая исключит эту сумму.

Для вычета НДС нужен счет‑фактура с выделенным налогом. Одного чека ККТ недостаточно. На практике это значит, что при заправках по топливным картам или корпоративным договорам поставщик должен выставлять счет‑фактуру (или УПД со статусом 1).

1. Закрепите метод оценки ГСМ в учетной политике: по средней себестоимости либо по методу ФИФО.

2. Утвердите нормы расхода — либо на основе норм Минтранса, либо собственные, с обоснованием.

3. Определите порядок фиксации перерасхода: кто оформляет акты, какие документы прикладываются.

4. Пропишите использование данных ГЛОНАСС в приказе, если планируете опираться на них при подтверждении расходов.

5. Контролируйте комплектность путевых листов: отсутствие любого обязательного реквизита — риск отказа в признании расходов.

• Налоговый кодекс: ст. 252, подп. 5 п. 1 ст. 254, подп. 11 п. 1 ст. 264.

• Распоряжение Минтранса от 14.03.2008 № АМ‑23‑р (в актуальной редакции 2026 года).

• Закон от 25.04.2026 № 104‑ФЗ.

• Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390 (в ред. от 05.05.2023 № 159).