Хранение документов

Сколько хранится документация по охране труда

Объясняем, какие есть нормы в законе и как их не нарушить.
572 211
Сколько хранится документация по охране труда

Какой документ смотреть

На сегодняшний момент единственным документом, регламентирующим, какие документы по охране труда и как долго необходимо хранить работодателю, является приказ Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 года.

Сколько надо хранить документы

За документацию по охране труда отвечает раздел 7.3 Приказа.

Сроки такие:

Вид документов

Сколько надо хранить

Документация по специальной оценке условий труда

45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 75 лет

Перечни работ с вредными и опасными условиями труда, на которых запрещен женский труд, а также лиц до 18 лет

Постоянно (до замены новыми)

Перечни работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых проводятся медицинские осмотры

Постоянно (до замены новыми)

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

50/75 лет соответственно

Наряды-допуски на производство опасных видов работ и журналы учета нарядов-допусков

1 год, при несчастных случаях — 45 лет

Документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний

50/75 лет

Документы о расследовании несчастных случаев на производстве (акты, протоколы, справки, выписки из журналов, фото, объяснительные, журналы регистрации несчастных случаев)

45 лет

Документы по обучению по охране труда сотрудников (программы, списки, протоколы)

5 лет

Журналы инструктажей по охране труда

45 лет

Документы по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и пр.

3 года (до замены новыми)

Деловая переписка по охране труда

До 5 лет

Примечание: указанный срок хранения 50/75 лет означает, что в случае завершения делопроизводства до 01.01.2003 документация хранится 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет.

За ведение и хранение документации по охране труда в организации отвечают специалисты по охране труда. Перечень необходимой документации необходимо прописывать в положении о системе управления охраной труда организации.

Длительное хранение документации по охране труда обусловлено тем, что любой сотрудник (даже уволенный несколько лет назад) может оформить жалобу о развивающемся у него профессиональном заболевании в результате работы на данном предприятии, или по прошествии нескольких лет у сотрудника, некогда пострадавшего при несчастном случае, могли развиться последствия полученной травмы. Поэтому работодатель обязан предоставить для расследования необходимую документацию по данным вопросам.

Стоит обратить внимание, что при столь длительных сроках хранения документации (до 75 лет), необходимо оградить архив от воздействия воды, света, плесени и пр., чтобы не повредить документы.

Штрафы

За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрен штраф в соответствии со :

  • 3 000 — 5 000 рублей — на должностных лиц.
  • 5 000 — 10 000 рублей — на юридических лиц.

Но гораздо обиднее то, что в случае утери, порчи или повреждения данных документов, проводимые фактически мероприятия по охране труда будут считаться не проведенными (СОУТ, медосмотры, обучение и пр.), а такие нарушения ведут к гораздо большим штрафам по .

25.02.2022 года Минтруд подготовил письмо № 15-2/ООГ-384, в котором разъяснены сроки хранения приказов по вопросам охраны труда. В письме Минтруд ссылается на п.19, где говорится о том, что Приказы по основной деятельности хранятся постоянно или до минования надобности, а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

В прошлом году на сайте Онлайнинспекция.рф поднимался вопрос о сроке хранения протоколов и удостоверений по охране труда. На что пользователи получили официальный ответ от ведомства: для протоколов этот срок составляет 5 лет, а для удостоверений срок хранения не регламентируется.

Хотя п. 449 Приказа говорит о том, что хранить подлинные личные документы, куда входят удостоверения, необходимо до востребования или 50/75 лет — для невостребованных документов.

Начать дискуссию

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Мы нашли нашего пользователя-главбуха, которая продавала подписку Клерк.Премиум+Консультации. Выяснилось, что она решила оставить профессию бухгалтера и перешла в другую сферу. Мы выяснили, почему специалисты уходят из бухгалтерии. Читайте, ставьте лайки и делитесь своим мнением.

Главбух — гонец с плохими новостями. История бухгалтера, решившего уйти из профессии

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

На какой КБК нужно перечислять НДС в феврале 2024 года?

Добрый день. Мое сообщение для обсуждения )) Как вы думаете, на какой КБК нужно оплачивать НДС в феврале 2024г.? Дайте, пожалуйста, реквизиты нормативного документа, если у вас есть

11
Валюта

Незаконные перевозки валюты сократились в 2,5 раза

Таможенники в 2023 году возбудили 82 уголовных дела, связанных с незаконной перевозкой наличной валюты.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Третье Правило Волшебника. Хроники перехода с 7-ки на 8-ку

«Страсть правит разумом». Как я писала в статье «Второе Правило Волшебника», ИТ-Ангелы берут на себя  роль Искателей Истины в заколдованной фирме, в самом сакральном месте — кассе.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру

Одна из ключевых сложностей в бизнесе — это налоги. Самостоятельно разобраться в тонкостях налогообложения собственнику бывает сложно. Поэтому возникают проблемы с неправильным пониманием обязательств, ошибки в декларациях и задержки с уплатой. Халатное отношение к этой сфере ведёт к потере бизнеса.

Топ-5 проблем с налогами, которые возникают у бизнеса. На что обратить внимание бухгалтеру
НДФЛ

В каждом регионе может быть свой минимальный срок владения недвижимостью для продажи ее без НДФЛ

Если продать недвижимость до истечения минимального срока владения, то будет доход, облагаемый НДФЛ.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Продавцы из стран ЕАЭС будут платить НДС за онлайн-покупки россиян

Если онлайн-магазин из страны ЕАЭС продает товары российским физлицам (не ИП), то местом реализации будет считаться Россия и такая торговая площадка будет платить НДС в России.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Залогом благополучного и устойчивого развития бизнеса, наряду с другими составляющими, считается постоянная профилактика налоговых рисков. Эффективным инструментом такой профилактики выступает инициативный аудит.

Как избежать налоговых рисков и правильно подготовиться к сдаче отчетности 2024. Советы эксперта

Налог на прибыль в ОАЭ и с чем его едят. А может ли быть налоговая ставка 0%?

С 1 июня 2023 года компании в ОАЭ должны платить корпоративный налог на прибыль. Однако его ставка будет одной из самых либеральных в мире — 9%. А может ли быть налоговая ставка 0%? Узнаете из статьи.

УСН

Проценты по векселю – это личные, а не предпринимательские доходы ИП на УСН

Доход в виде процента (дисконта) по векселю, выданного банком предпринимателю УСН, не облагаются налогом по УСН.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Главное, о чем нужно помнить: неправильный учет и нарушение порядка представления информации о бенефициарных владельцах, как того требует ст. 6.1 № 115-ФЗ, может стоить полумиллионных штрафов. Это, не считая претензий контролирующих органов — ФНС, Росфинмониторинга. Учет и представление информации о бенефициарах — обязанность всех юридических лиц.

Ведение учета информации о бенефициарных владельцах по статье 6.1 ФЗ № 115

Имущественный вычет по НДФЛ можно получить за две квартиры

Максимальный размер имущественного вычета на покупку жилья – 2 млн рублей. Если вы не использовали его полностью, остаток не сгорает.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Февраль близится к завершению, а вместе с ним и ежемесячный бюджет на инвестиционные покупки. В первой половине февраля фокус был больше на акциях, во второй половине месяца прошёлся больше по облигациям, но не только.

Пополнил ИИС на 100 000 в феврале. Что купил?

Расчетный период для оплаты больничных хотят сократить в два раза, чтобы пособия выросли

Сейчас для расчета больничных, в том числе, по беременности и родам, средний заработок считают из зарплаты за 2 предыдущих года. Хотят сделать расчетный период один год, а не два.

367

Как действовать, если неправомерно наложен штраф после перехода на УСН?

Получила требование в связи с переходом с ОСНО на УСН. Объясниться по НДС. В тот же день подтвердила требование и ответ написала, что деятельность не ведется, на балансе ровным счетом ничего нет кроме уставного капитала.

44

ФНС не может обжаловать прекращение уголовного дела по неуплате налогов. Судебная практика

Поскольку преступлением вред имуществу и деловой репутации ИФНС не причинен, решение о признании данного органа потерпевшим и, как следствие, наделение его правом обжалования судебных решений по вопросам, не связанным с разрешением гражданского иска, противоречит требованиям закона.

Как бизнесу нескучно вести блог на «Клерке», увеличивать количество подписчиков и заявок

Бизнес-блог — это, конечно, серьезное дело. Но даже о бухучете, налогах, 1С, самозанятых, управленке и многом другом можно рассказывать увлекательно и с юмором.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что меняется на маркетплейсах в марте: новые правила, которые важно знать бухгалтеру

Торговые площадки регулярно обновляют правила сотрудничества, чтобы сделать его более простым и удобным (но не всегда). Собрали для вас последние новости от самых популярных маркетплейсов: Ozon, «Яндекс Маркет» и Wildberries.

Что меняется на маркетплейсах в марте: новые правила, которые важно знать бухгалтеру

⭐️Конкурентные преимущества бизнеса. Пост-размышление

В споре рождается истина, в конкурентной среде растет бизнес. Чтобы вырасти большим и сильным бизнесу необходимы преимущества перед конкурентами. Помимо внутренних преимуществ стоит обратить внимание на внутренние. Тем более они связаны между собой. Как? Сейчас узнаете.

⭐️Конкурентные преимущества бизнеса. Пост-размышление
3
190
Бесплатно с Трудовые отношения

Когда сотрудник должен возместить работодателю расходы за свое обучение: верные формулировки и опасные условия договора, позиции судов 

Когда работодатель тратит деньги на своего сотрудника, он планирует, что эти расходы окупятся. Но нередко новоиспеченный специалист, завершив курс или повысив квалификацию, просто увольняется. Понятно желание получить возмещение, однако это не всегда удается. В каких случаях работодатель может потребовать возмещения расходов, как это оформить?

Когда сотрудник должен возместить работодателю расходы за свое обучение: верные формулировки и опасные условия договора, позиции судов