Сколько хранится документация по охране труда

Объясняем, какие есть нормы в законе и как их не нарушить.

Какой документ смотреть

На сегодняшний момент единственным документом, регламентирующим, какие документы по охране труда и как долго необходимо хранить работодателю, является приказ Росархива № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» от 20.12.2019 года.

Сколько надо хранить документы

За документацию по охране труда отвечает раздел 7.3 Приказа.

Сроки такие:

Вид документов

Сколько надо хранить

Документация по специальной оценке условий труда

45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 75 лет

Перечни работ с вредными и опасными условиями труда, на которых запрещен женский труд, а также лиц до 18 лет

Постоянно (до замены новыми)

Перечни работ с вредными и опасными условиями труда, при выполнении которых проводятся медицинские осмотры

Постоянно (до замены новыми)

Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда

50/75 лет соответственно

Наряды-допуски на производство опасных видов работ и журналы учета нарядов-допусков

1 год, при несчастных случаях — 45 лет

Документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний

50/75 лет

Документы о расследовании несчастных случаев на производстве (акты, протоколы, справки, выписки из журналов, фото, объяснительные, журналы регистрации несчастных случаев)

45 лет

Документы по обучению по охране труда сотрудников (программы, списки, протоколы)

5 лет

Журналы инструктажей по охране труда

45 лет

Документы по обеспечению работников средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и пр.

3 года (до замены новыми)

Деловая переписка по охране труда

До 5 лет

Примечание: указанный срок хранения 50/75 лет означает, что в случае завершения делопроизводства до 01.01.2003 документация хранится 75 лет, после 01.01.2003 — 50 лет.

За ведение и хранение документации по охране труда в организации отвечают специалисты по охране труда. Перечень необходимой документации необходимо прописывать в положении о системе управления охраной труда организации.

Длительное хранение документации по охране труда обусловлено тем, что любой сотрудник (даже уволенный несколько лет назад) может оформить жалобу о развивающемся у него профессиональном заболевании в результате работы на данном предприятии, или по прошествии нескольких лет у сотрудника, некогда пострадавшего при несчастном случае, могли развиться последствия полученной травмы. Поэтому работодатель обязан предоставить для расследования необходимую документацию по данным вопросам.

Стоит обратить внимание, что при столь длительных сроках хранения документации (до 75 лет), необходимо оградить архив от воздействия воды, света, плесени и пр., чтобы не повредить документы.

Штрафы

За нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов предусмотрен штраф в соответствии со статьей 13.20 КоАП:

  • 3 000 — 5 000 рублей — на должностных лиц.
  • 5 000 — 10 000 рублей — на юридических лиц.

Но гораздо обиднее то, что в случае утери, порчи или повреждения данных документов, проводимые фактически мероприятия по охране труда будут считаться не проведенными (СОУТ, медосмотры, обучение и пр.), а такие нарушения ведут к гораздо большим штрафам по статье 5.27.1 КоАП.

25.02.2022 года Минтруд подготовил письмо № 15-2/ООГ-384, в котором разъяснены сроки хранения приказов по вопросам охраны труда. В письме Минтруд ссылается на п.19, где говорится о том, что Приказы по основной деятельности хранятся постоянно или до минования надобности, а по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет.

В прошлом году на сайте Онлайнинспекция.рф поднимался вопрос о сроке хранения протоколов и удостоверений по охране труда. На что пользователи получили официальный ответ от ведомства: для протоколов этот срок составляет 5 лет, а для удостоверений срок хранения не регламентируется.

Хотя п. 449 Приказа говорит о том, что хранить подлинные личные документы, куда входят удостоверения, необходимо до востребования или 50/75 лет — для невостребованных документов.

Гость, Подготовься к сдаче отчетности за 6 месяцев!

ВЕБИНАР про сдачу отчетности за II—квартал 2022 года

Проверь все ли изменения в налогах и учете учтены!

На вебинаре «Новое в отчетности за 6 месяцев 2022 года: как отчитаться без штрафов» вы узнаете:

  • как будет сделан обзор изменений и разъяснений ФНС по НДС;
  • про налог на прибыль и налог на имущество организаций
  • а также об информационных письмах и рекомендациях Минфина по применению новых ФСБУ.

Успей занять место на вебинаре!

Записаться (Осталось 10 мест)