Отсутствие на работе: какие причины относятся к уважительным

Примеры уважительных причин отсутствия на работе

Список уважительных причин отсутствия на рабочем месте законом не определен. Работодатель самостоятельно решает, является причина уважительной или нет (письма Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56975-6-1, от 31.10.2008 № 5916-ТЗ).

Приведем несколько примеров уважительных причин отсутствия на работе:

• болезнь, подтвержденная больничным листом (абз. 2 п. 17 письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956). Отсутствие у сотрудника больничного не свидетельствует о прогуле. Так, Мосгорсуд признал увольнение незаконным, несмотря на то, что сотрудник не представил лист нетрудоспособности. Подтверждением уважительности отсутствия на рабочем месте стала выписка из медицинской карты работника, выданная медучреждением (определение Московского городского суда от 10.08.2010 по делу № 33-23831);
• прохождение военных сборов, призыв на военную службу, поступление на военную службу по контракту, поступление в мобилизационный резерв (ч. 1 ст. 170 ТК, пп. 1, 2 ст. 6 закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ);
• сдача крови и ее компонентов, а также проведение связанного с этим медосмотра в рабочее время (ч. 1 ст. 186 ТК);
• отсутствие проездных билетов, из-за чего человек не смог вовремя вернуться на работу из места, где проводил отпуск. При этом он заранее уведомил работодателя о такой проблеме (определение Верховного Суда от 30.03.2012 № 69-В12-1);
• использование сотрудником ежегодного отпуска по графику, даже если работодатель не уведомил его о начале отпуска и не издал приказ (ч. 2, 3 ст. 123 ТК);
• нахождение в отпуске без сохранения заработной платы с устного одобрения работодателя, если сотрудником процедура ухода в отпуск была соблюдена, но работодатель не оформил его предоставление (п. 14 «Обзора практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с прекращением трудового договора по инициативе работодателя», утвержденного Президиумом Верховного Суда 09.12.2020, определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда от 22.06.2020 № 13-КГ20-1-К2);
• уход за несовершеннолетним родственником, если этим не могли заниматься его родители (п. 11 обзора от 09.12.2020);
• исполнение общественных или государственных обязанностей (ст. 170 ТК);
• чрезвычайные ситуации, а также действия государственных органов, повлекшие транспортные проблемы, такие как, например, отмена или задержка рейса, перекрытие дороги к месту работы (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного Суда от 16.03.2020 № 26-КГ19-13);
• приостановление работы из-за задержки выплаты заработной платы более чем на 15 дней при уведомлении работодателя в письменной форме или в электронной, если используется электронный документооборот (ч. 2 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3, ст. 142 ТК);
• выполнение сотрудником по согласованию с работодателем своих трудовых обязанностей дистанционно, даже если условие о дистанционной работе не было включено в трудовой договор (п. 12 обзора от 09.12.2020);
• отсутствие безопасных условий труда на рабочем месте, например, отсутствие отопления (ст. 209, 212 ТК, апелляционное определение Московского городского суда от 12.05.2022 по делу № 33-12520/2022).

По возможности сотрудник должен заранее уведомить работодателя о планируемом отсутствии на рабочем месте. Для этого можно подать письменное заявление с указанием причин и приложением подтверждающих документов (при наличии) или направить почтовое отправление с уведомлением о вручении.

Также работодателя можно предупредить посредством электронной почты или другими способами, предусмотренными локальными нормативными актами организации, в том числе в электронной форме при использовании электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.1, ч. 8 ст. 22.3 ТК).

Когда отсутствие на работе считается прогулом

Отсутствие сотрудника на рабочем месте считается прогулом, если он отсутствует без уважительных причин (пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК, пп. «б» п. 39 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2):

• весь рабочий день (всю смену) независимо от продолжительности;
• больше четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены). Если в период отсутствия входит обед, то, чтобы установить, прогул ли это, рекомендуем вычесть время обеда из общего времени отсутствия сотрудника, так как время обеда не прерывает общее время отсутствия.

Например, увольнение за прогул возможно за самовольное использование работником отгулов или отпуска, если он не вправе использовать такие дни по своему усмотрению, за безосновательный невыход работника на работу, на которую он был законно переведен (абз. 1 п. 19, пп. «д» п. 39 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2).

Какими документами оформить отсутствие работника

Для того чтобы оформить прогул, на практике чаще всего используют акт об отсутствии на рабочем месте. Также можно использовать распечатку данных системы электронного входа-выхода, если такая система установлена. Дополнительно можно составить докладную записку. Кроме того, отсутствие на работе отражается в табеле учета рабочего времени.

Прежде чем зафиксировать прогул, необходимо свериться с документами, регулирующими рабочее время сотрудника, например, с трудовым договором, правилами внутреннего трудового распорядка (ч. 2 ст. 57, ч. 1 ст. 100, ч. 4 ст. 189 ТК).

Докладную записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте (о прогуле) составляют в произвольной форме, так как нормативно утвержденной нет. Ее, как правило, оформляет непосредственный руководитель отсутствующего работника.

Рекомендуем отражать в ней:

• факт проступка;
• время явки сотрудника на работу и длительность его отсутствия (в минутах, часах);
• ссылку на документ (например, трудовой договор), которым регулируется рабочее время, и на конкретный пункт в нем, который работник нарушил;
• Ф.И.О., должность и подпись должностного лица, составившего записку.

Ниже мы детально остановимся на том, как отразить факт отсутствия сотрудника на рабочем месте в табеле учета рабочего времени. И как зафиксировать его в акте.

Где отразить отсутствие работника на рабочем месте

Отсутствие на работе отражается в табеле учета рабочего времени поэтапно.

Шаг № 1

На первом этапе нужно зафиксировать неявку по невыясненным причинам, как только стало известно об отсутствии сотрудника на работе. Если сотрудника не было на работе целый рабочий день (смену) независимо от его (ее) продолжительности в унифицированной форме № Т-12 или Т-13 в верхней строке нужно указать буквенный код НН или цифровой код 30. Часы отсутствия в этом случае не отражаются.

Если компания использует свою форму табеля или собственные коды, нужно отразить тот код, который предусмотрен для такого случая.

Порядок проставления кодов при сплошной регистрации всех явок и неявок в унифицированной форме № Т-12 или Т-13 не урегулирован. Простановка одного кода будет некорректной. Поэтому рекомендуем указать два кода в виде дроби: буквенный код Я (или цифровой код 01) и фактически отработанное работником время, а также буквенный код НН (или цифровой код 30). Часы, когда человека не было на рабочем месте, в этом случае не отражают.

Если в компании регистрируют только случаи отклонения, то в верхней строке табеля нужно проставить буквенный код НН (или цифровой код 30), а в нижней — часы, на протяжении которых человека не было на рабочем месте.

Такие выводы сделаны с учетом указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Если в компании используется своя форма табеля или собственные коды, нужно проставить тот код, который предусмотрен для такого случая.

После того как станут известны причины, по которым работника не было, нужно исправить код на актуальный.

Шаг № 2

На втором этапе, когда установлено, что сотрудник совершил прогул, данные об этом вносятся в табель учета рабочего времени. Как только установлен факт прогула, рекомендуем зачеркнуть внесенные ранее данные (например, буквенный код НН) и вписать новые.

В унифицированной форме № Т-12 или Т-13 нужно указать буквенный код ПР или цифровой код 24. Если компания использует свою форму табеля или собственные коды, нужно проставить тот код, который предусмотрен для такого случая.

Не будет ошибкой, если будет издан корректирующий табель учета рабочего времени конкретно по прогулявшему лицу. В этом случае также нужно указать в нем новый код и реквизиты документа, на основании которого сделаны изменения. Пусть корректирующий табель подпишет лицо, ответственное за ведение табеля учета рабочего времени.

Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте

Акт об отсутствии на рабочем месте более четырех часов подряд составляют в произвольной форме, поскольку нормативно установленной нет. Рекомендуем указать в нем:

• фамилию, имя, отчество и должность отсутствующего работника;
• дату и точное время, когда его не было на работе (по возможности рекомендуется отразить, когда работник пришел и ушел);
• точное время составления акта;
• фамилии, имена, отчества и должности работников, подписывающих акт. При этом желательно, чтобы акт подписали как минимум трое работников: это придаст документу большую значимость в случае судебного спора.

Срок для ознакомления работника с актом об отсутствии на рабочем месте более четырех часов подряд, как и необходимость такого ознакомления, законом не предусмотрены. Можно ознакомить сотрудника с этим актом, например, одновременно с затребованием у него письменного объяснения о причинах отсутствия. Однако неознакомление работника с таким актом не несет никаких рисков, поскольку не является нарушением процедуры, установленной ст. 193 ТК.

Риски работодателя при несоблюдении порядка привлечения работника к ответственности за прогул

За такой грубый дисциплинарный проступок, как прогул, сотрудника можно уволить по пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК.

Однако если работодатель посчитает нужным, он вправе смягчить наказание и, например, объявить работнику выговор. Замечание, как правило, за прогул не объявляют.

Перед применением взыскания работодатель должен по ТК соблюсти специальный порядок привлечения работника к ответственности:

• зафиксировать проступок работника;
• затребовать у него письменное объяснение;
• составить акт, если работник не представил объяснение в установленный срок;
• при наличии оснований оформить взыскание приказом.

При несоблюдении указанного порядка привлечения работника к ответственности за прогул работодатель может быть привлечен к административной ответственности (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП). За первое нарушение может быть наложен штраф:

• на компанию в размере 30 тыс. — 50 тыс. рублей;
• на должностных лиц — 1 тыс. — 5 тыс. рублей.

За повторное нарушение наказание будет строже:

• фирме грозит штраф в размере 50 тыс. — 70 тыс. рублей;
• должностным лицам — 10 тыс. — 20 тыс. рублей или дисквалификация на срок от 1 года до трех лет.

Кроме того, суд может отменить дисциплинарное взыскание. Если применялось взыскание в виде увольнения — признать его незаконным, что может повлечь (абз. 2–4 п. 53, абз. 1 п. 60 постановления Пленума Верховного Суда от 17.03.2004 № 2):

1. восстановление работника (ч. 1 ст. 394 ТК);
2. выплату среднего заработка за все время вынужденного прогула (ч. 2 ст. 394 ТК);
3. возмещение морального вреда в виде денежной компенсации (ч. 9 ст. 394 ТК);
4. другие выплаты в пользу работника, например, оплату услуг представителя в судебном заседании (ч. 1 ст. 100 ГПК).