Трудовые отношения

Компенсации дистанционщику в 2023 году: как и сколько

Дистанционка уверенно вошла в деловую жизнь. Теперь никого не смущает, что участники одной команды могут быть разбросаны по городам и странам. А вот законодательство за жизнью не успевает. Например, в вопросах компенсации за использование личного имущества. Подробности – в статье.
5,9 тыс. 3,5 тыс.
Компенсации дистанционщику в 2023 году: как и сколько
Иллюстрация: cottonbro studio/pexels

Лукавый ответ Минтруда

Предположим, что физлицо работает дистанционно. Нужно ли выплачивать компенсацию дистанционному работнику при отсутствии подтверждающих документов?

На дистанционных работников распространяется действие трудового законодательства, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК (ст. 312.1 ТК).

Так, дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программы, и иные средства. При этом работодатель:

  • выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование таких средств;

  • возмещает расходы, связанные с их использованием.

Порядок, сроки и размер определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

При этом компенсация и возмещение должны быть экономически обоснованы, а первичка составлена в соответствии с законом о бухучете (письмо Минтруда от 05.12.2022 № 14-2/ООГ-7551).

Только так и осталось непонятно – обязан работодатель платить компенсацию или это дело добровольное?

Надо договариваться

Часть экспертов полагает, что работодатель обязан выплачивать компенсацию. Есть арбитры, которые полагают, что компания обязана просто обеспечить удаленщика всем необходимым (определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021). Тогда, по идее, и компенсации не нужны. Однако обычно дистанционщики используют собственное оборудование, а программами работодателя пользуются через удаленный рабочий стол.

Строго говоря, все эти нюансы оговариваются сторонами еще до заключения трудового договора.

Расчет налогов

НДФЛ

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в статье 217 НК.

Там указаны все виды компенсационных выплат, установленных законодательством России, связанных, в частности, с исполнением сотрудником трудовых обязанностей. Так что компенсации дистанционщикам НДФЛ не облагаются.

Страховые взносы

Суммы, которые не облагаются страховыми взносами, указаны в статье 422 НК. Так, не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством России компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физлицом трудовых обязанностей.

Так что компенсации и взносами не облагаются (письмо Минфина от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895).

Сумма компенсации

Сумма компенсации – самый сложный вопрос. Проблема – как отделить личные расходы удаленного сотрудника от расходов, которые он понес в пользу компании. Ведь сотрудник находится дома, и использует оборудование, электричество и интернет и для того, и для другого.

Эксперты считают, что работодатель вправе предусмотреть в коллективном или трудовом договоре любой способ возмещения указанных расходов. Например:

  • фиксированную сумму;

  • процент от соответствующих расходов по квитанции;

  • пропорцию по времени использования оборудования.

Если установить размер компенсации расходов в фиксированном размере, то подтверждающие документы и не потребуются. Проверить этот вариант, конечно, можно. Но вряд ли его примут налоговики. Они укажут на нормы статьи 252 НК.

Инспекторы настаивают, что организация должна располагать копиями документов:

  • на приобретение или аренду оборудования работником;

  • на расходы, которые понесены при использовании оборудования в служебных целях.

Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством. Из них должно быть четко видно, какие расходы и на какие цели были произведены.

Выводы

Так как практически выполнить условия о подтверждающих документах крайне трудно, суммы компенсации – незначительны, то вопрос о компенсациях на практике просто не поднимается. Большинство удаленщиков обходятся без них.

Начать дискуссию

По какой ставке ЦБ надо рассчитывать неустойку за несданный вовремя строительный объект

После длительных судебных разбирательств Верховный суд РФ занял сторону ответчика-застройщика, который нарушил срок передачи жилья по ДДУ, из-за неправильно указанной истцом ключевой ставки ЦБ.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Отчетность в СФР

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Для чего нужен регистрационный номер в СФР и как его узнать, рассказываем в сегодняшнем мини-курсе.

Как легко узнать регистрационный номер страхователя в СФР по ИНН. Мини-курс

Правительство, регионы и инвесторы готовятся к созданию круглогодичных морских курортов России

Заместитель председателя правительства Дмитрий Чернышеко заявил, что «Пять морей и озеро Байкал» — это сейчас самый масштабный туристический проект в новейшей истории России.

25
Лучшие спикеры, новый каждый день

Как инвестору проводит проверку бизнеса перед заключением договора инвестирования

Инвестиции в бизнес путем предоставления займа — один из способов пополнения оборотных средств для заемщика, приобретение новой линии оборудования или открытие нового филиала в другом регионе без изъятия финансов из оборота.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения

Как ИП не оказаться на грани лишения преимуществ патентной системы налогообложения. Узнайте из статьи, как соблюдать установленные лимиты и о возможностях сэкономить. А также выясните как оптимально снижать размер платежей по патенту на страховые взносы.

Как ИП не слететь с патента и другие хитрости, связанные с патентной системой налогообложения
3
47

Роскомнадзор дал 3 памятки, как настроить приватность и ограничить сообщения от незнакомцев

При общении в мессенджерах и социальных сетях Роскомнадзор рекомендует проявить особую осторожность, так как их часто используют злоумышленники для вовлечения в противоправные действия: террористическую деятельность и другие серьезные преступления.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Автоматизация для многих бухгалтеров кажется чем-то сложным и непонятным, но компания Северсталь ЦЕС в своем блоге докажет, что цифровые продукты и IT-сервисы существенно облегчают бизнес-процессы.

Читатели «Клерка» начнут разбираться в автоматизации сквозных бизнес-процессов

Можно ли удержать с сотрудников стоимость обучения

Работодатели готовы оплачивать учебу, но встает вопрос и о защите средств. Часто — если сотрудник увольняется преждевременно, с него пытаются возместить стоимость. Законно ли это?

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Верховный суд: ВТБ будет платить НДС за лицензии Microsoft

Поставщик программного обеспечение выиграл суд с банком ВТБ. После изменения налогового законодательства ему пришлось заплатить НДС по сублицензионному договору. Теперь программный НДС будет возмещать ВТБ.

48

Часть команды, часть корабля? Как теперь сотрудничать с самозанятыми без штрафов и доначислений в налоговую: 3 совета от юриста

С первого марта вступил в силу новый приказ Минтруда, и он серьезно затронет ваш бизнес, если вы работаете с самозанятыми. Государство решило заняться теми, кто пытается обходить налоги, и ваши отношения с самозанятыми исполнителями будут под особым контролем.

До 1 апреля надо сдать бухотчетность за 2023 год

Организации на всех режимах налогообложения должны сдавать бухгалтерскую отчетность не позднее 3-х месяцев после окончания отчетного года. Крайний срок сдачи за 2023 год – 01.04.2024 включительно.

72
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
ПСН

🔨 ИП на ПСН должен сам оказывать услуги, а не перезаказывать их у других ИП. Эксперт: достаточно спорная позиция Минфина

Заключение предпринимателем договоров субподряда с другими ИП не вписывается в рамки патента.

139

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

В 2023 году количество малых и средних предприятий в России увеличилось на 500 тыс. — до 6,3 млн. Это стало рекордом за всю историю существования реестра МСП.

Кредиты и не только: способы финансирования предпринимателей

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году

В этой статье мы собрали платные и бесплатные курсы по 1С:Документообороту.

ТОП-15 курсов по 1С:Документоборот (делопроизводство) в 2024 году
Банки

Клиенты ВТБ будут получать кешбэк в рублях

ВТБ по программе мультибонусов будет начислять кешбэк в реальных рублях. Клиенты могут установить избранные категории товаров для получения повышенных бонусов до 25% с покупок.

64

🏃 Какие выплаты положены работнику при увольнении переводом. Эксперт: допвыплаты на уровне закона были бы странными

Если сотрудник увольняется переводом к другому работодателю, то никаких выходных пособий и компенсаций в ТК за это не предусмотрено.

159

Руководители рассказали, почему готовы отказаться от должности. Исследование

Больше трети руководителей в России готовы отказаться от своей должности, чтобы начать строить карьеру в новой профессии.

Инвесторы жалуются на «Лукойл» из-за сокрытия финансовой отчетности

Компания в отчетности по МСФО за 2023 год не сравнила результаты с прошлым годом, ссылаясь на постановление, которое перестало действовать.

44

Интересные материалы

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию 

Перевод бизнес-процессов в цифровое поле — больше, чем просто тренд. Это принятие вызовов времени и необходимость для тех компаний, которые ориентированы на масштабирование и активное развитие.

Электронный документооборот в сфере строительства: зачем он нужен современному предприятию