Кадровые документы

Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации

Единого перечня кадровых документов, которые должны быть в каждой организации, на законодательном уровне не установлено. Но, можно составить перечень обязательных кадровых документов и рекомендованных.
Перечень кадровых документов, которые должны быть в организации
Иллюстрация: freepik/freepik

К обязательным документам следует отнести те, которые запрашивают при проверках налоговая, трудовая инспекция и прокуратура.

Таких документов около 20, большинство из них напрямую связано с начислением заработной платы работникам.

Микропредприятия могут вести кадровое делопроизводство в сокращенном объеме на основании положений закона от 03.07.2016 № 348-ФЗ.

Микропредприятие может полностью или частично отказаться от локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.

Например, это такие документы:

  • правила внутреннего трудового распорядка;

  • положение об оплате труда;

  • положение о премировании;

  • многие другие.

Если компания отказывается от локальных документов, в трудовые договоры с работниками нужно включить все условия труда и оплаты.

Кадровые документы организации. Таблица

Наименование документа

Нормативный акт

Утвержденная форма

Обязательные документы

1

Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

ст. 16, 56, 57, 67 ТК

Форма свободная. Для микропредприятий форма утверждена постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. № 858.

2

Трудовые книжки и книги по учету приема и выдачи

ч. 3 ст. 66, ч. 1 ст. 309 ТК

Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

3

Штатное расписание

ст. 15, 57 ТК

Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1

Скачать форму Штатного расписания Т-3

Приказ об утверждении штатного расписания

4

Табель учета рабочего времени

ч. 4 ст. 91 ТК

Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1

Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)

5

График отпусков

ст. 123 ТК

Форма утверждена: постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1

График отпусков форма № Т-7

6

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

ч. 4 ст. 84.1 ТК

Форма утверждена: постановлением Правления ПФР от 25 декабря 2019 № 730п.

Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СТД-Р)

7

Документы, подтверждающие полномочия должностных лиц на подписание документов: приказы, доверенности.

ст. 40 закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ, ст. 185.1 ГК

Не утверждены

8

Приказы (о приеме на работу, о переводе, о предоставлении отпуска, об увольнении, наложении дисциплинарного взыскания и акты, т.д.)

ст. 84.1, 193, 229, 402 ТК

Часть таких документов утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) Приказ об увольнении составляют по форме № Т-8

9

Согласие работника на обработку персональных данных

ч. 1 ст. 10 закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ

Утвержденной формы нет. Воспользуйтесь образцом: Согласие работника на обработку персональных данных

Локальные нормативные акты организации

1

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

ст. 189 ТК

Нет утвержденной формы Посмотреть образец: Правила внутренного трудового распорядка

2

Положение о персональных данных работников

ст. 87 ТК

Нет утвержденной формы

3

Положение об оплате труда и премировании (в одном иди двух документа) *

ст. 135 ТК

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положения о премировании

4

Положение о ненормированном рабочем дне, если данный режим применяется*

ст. 57, 101 ТК

Нет утвержденной формы.

5

Положение о режимах рабочего времени*

ст. 105 ТК

Нет утвержденной формы.

6

Приказ об утверждении формы расчетного листка

ч. 2 ст. 136 ТК

Форма не утверждена. Пользуйтесь образцом. Приказ об утверждении формы расчетного листка Расчетный листок

7

Положение об аттестации если необходимо подтверждать соответствие занимаемой должности

Письмо Роструда от 06.03.2013 № ПГ/1180-6-1

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об аттестации работников

8

Положение о коммерческой тайне

пп. 1, 2 ч. 1 ст. 11 закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

Нет утвержденной формы

9

Положение о структурном подразделении

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец: Положение об отделе кадров

*если этого документа нет, соответствующие положения должны быть внесены в трудовой договор

Документы по охране труда и воинскому учету

1

Локальные нормативные акты, правила, стандарты, инструкции

ч. 11 ст. 209, абз. 24 ч. 3 ст. 214 ТК

2

Журналы вводного, повторного, внепланового и целевого инструктажей по охране труда, первичного инструктажа на рабочем месте

ст. 212 ТК

Формы утверждены приказом Госстандарта от 9 июня 2016 года № 600-ст.

Журнал регистрации инструктажа по охране труда на рабочем месте Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

3

Журнал учета микроповреждений (микротравм)

Форма утверждена: приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15.09. 2021 № 632н. Журнал учета микроповреждений (микротравм)

4

График сменности

ст. 103 ТК

5

Карточки воинского учета

ст. 8 закона от 28.03.1998 № 53-ФЗ

Приложение № 22 к Инструкции Минобороны, утв. приказом от 22.11 2021 № 700, применяется с 8 января 2022 года.

Рекомендуемые документы

1

Личная карточка Т-2

С 2022 года нет обязанности вести личные карточки работников по форме № Т-2.

Личные карточки работников № Т-2 можно «оцифровать» по нормам закона от 22.11.21 г. № 377-ФЗ.

2

Коллективный договор

ч. 2 ст. 5, ст. 40 ТК

Нет утвержденной формы. Посмотреть образец:

Макет коллективного договора

3

Должностная инструкция (может быть составной частью трудового договора)

Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6

Нет утвержденной формы

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Если вы видите это сообщение, значит продвижение работает.

Ещё раз: как продвигать свои посты на «Клерке»

Начать дискуссию

У Сбера появилась бесплатная нейросеть для создания коротких видео

Нейросеть Kandinsky Video доступна всем пользователям без ограничений. Она может генерировать видео до 6 секунд по текстовому описанию и по картинке.

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Бесплатно с Трудовые отношения

Вызов дистанционщика в офис в 2024 году: когда возможен

По общему правилу, работника, который постоянно трудится дистанционно, нельзя вызывать в офис. Но в отдельных случаях работодатель вправе вызвать дистанционного работника, а он — обязан приехать. Разбираем, когда такая ситуация возможна.

Вызов дистанционщика в офис в 2024 году: когда возможен

Что нужно знать о премиях бухгалтерам по зарплате в 2024 году

Кто устанавливает порядок начисления премии, можно ли заменить премией индексацию, вправе ли работодатель уменьшать премии и другие важные вопросы для бухгалтера по зарплате читайте в обзоре.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день
Зарплата

В России 77% компаний МСП стали больше платить сотрудникам

В основном бизнес повысил оклады линейным специалистам и руководителям отделов. Доходы выросли, в том числе и у бухгалтеров.

Как оформить перенос отпуска работника в 2024 году

График отпусков составляется на год вперед, и сотрудники должны уходить на отдых в согласованное время. Однако есть ряд оснований, когда перенос отпуска происходит по инициативе работника или работодателя. Бухгалтер в таком случае должен подготовить приказ и по всем правилам отправить сотрудника в отпуск.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
Валюта

Из-за начала сезона отпусков россияне начали активно скупать доллары

Интерес к валюте вырос в преддверии сезона отпусков, на спрос также повлияло укрепление рубля.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Было ваше, стало — наше. Возвратные отходы при проведении работ

Автор сих строк входит в состав экспертов, оказывающих консультации на «Клерке». И вот за последние полгода (плюс-минус) было где-то пять-шесть (или даже больше) примерно одинаковых вопросов. Разберем их в статье.

Иллюстрация: vecstock/freepik
3

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Старт обучения уже 1 июня!

Набираем первый летний поток-2024 на курсы повышения квалификации и переподготовки с максимальными скидками, чтобы вы не ограничивали траты на отпуск и получили полезные знания. Начало обучения 1 июня, торопитесь!

💥 Бодрящие скидки на курсы повышения квалификации и профессиональной переподготовки. Старт обучения уже 1 июня!
2

⚡️ Итоги дня: ВС подчеркнул равенство обоих родителей, штрафных баллов для водителей не будет, сегодня День окрошки

Подготовили обзор главных событий дня — 30 мая 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.

Только один вид реорганизации не мешает IT-компании применять налоговые льготы

IT-компании, которые были реорганизованы после 01.07.2022, не могут применять льготную ставку налога на прибыль 0% и тариф взносов 7,6%. Но есть исключение – реорганизация в форме преобразования.

Бесплатно с 6-НДФЛ

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

В мини-курсе рассказываем, когда сдача корректировки 6-НДФЛ обязательна, как оформить исправленный расчет и сдать.

Как сдать корректировки по 6-НДФЛ. Мини-курс

Для фиксированных взносов ИП-военных пенсионеров важна дата 24.06.2023

В 2023 году был принят закон, который исключает ИП-военных пенсионеров из числа страхователей и застрахованных лиц по обязательному пенсионному страхованию. Причиной стало решение Конституционного суда от 2022 года.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников

Государство тщательно следит за тем, чтобы компании соблюдали правила обработки и хранения персональных данных сотрудников. Юрист Юлия Девяткова рассказала, о чем важно помнить работодателю, чтобы не получить штраф.

Пять вопросов об обработке и хранении персональных данных сотрудников
Отпуска

Как оформить заявление на отпуск вне графика

Сотрудники должны ходить в отпуск по графику. Но работодатель может разрешить и отпуск вне графика. Минтруду задали вопрос, как в этом случае составить заявление.

Судебным приставам очертят рамки полномочий

Депутаты поддержали в первом чтении законопроект о предоставлении сотрудникам органов принудительного исполнения (приставы ФССП) права на применение в установленных законом случаях физической силы, специальных средств и огнестрельного оружия.

Налоговая реформа 2024 год. Краткий комментарий

Вопросы справедливости не могут решаться одними налогами.

Аудит

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист

Слово «аудит» прочно ассоциируется именно с бухгалтерским аудитом, поэтому мало кто пользуется налоговым аудитом. Вместе с тем налоговый аудит является эффективным инструментом не только для проверки активов перед покупкой, но и для подготовки к выездной налоговой проверке. Сегодня мы расскажем, чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского или зачем бухгалтеру может понадобиться налоговый юрист.

Чем налоговый аудит отличается от бухгалтерского и зачем бухгалтеру налоговый юрист

Использование служебного автомобиля в личных целях

Сотрудники могут использовать служебные автомобили в личных целях с разрешения работодателя. Какие документы в этом случае нужно оформить и какие налоги придется заплатить, изложено в статье.

Использование служебного автомобиля в личных целях

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»

Цель: усилить управление компании и сделать миллиард годового оборота. Да, да, у нас пока нет своего миллиарда.

Карина Хапиште – новый CEO «Клерка»
9

Интересные материалы

Зарплата

Как отвечать на требования налоговой по зарплате в 2024 году: образец пояснений для ФНС

Налоговая проверяет расчеты по страховым взносам и форму 6-НДФЛ не только на предмет правильного расчета взносов и налога, но и на предмет реальности размера заработной платы работников. При появлении подозрений в занижении налогооблагаемой базы инспекторы потребуют объяснение.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру