Если вы не ведете учет дебиторской и кредиторской задолженностей, не считаете склад и незавершенное производство, управленческий учет у вас тоже не получится. Однажды мне довелось увидеть, как под готовый дом заливают фундамент, и такой способ строительства мне не показался надежным.
Сначала выберите, какие из задач вам нужно решить — ведение первички, производство, финансы. Определитесь, где будете вести первичный учет: производство, склады, финансы, начисления, часы выработки и прочее.
Затем эту информацию консолидируйте в едином хранилище и формируйте в отчеты для презентации.
Показывать отчетность руководителям удобнее всего с помощью BI-систем. Но выбирать BI-систему и делать визуализацию есть смысл только после того, как собраны все данные и выстроена качественная отчетность — так же, как мы клеим на стены обои лишь после того, как эти стены построены.
Итак, вы:
определились с тем, какие задачи управленческого учета мы будем решать в первую очередь;
проверили, что первичка есть и ее достаточно;
не занимаетесь визуализацией до момента, когда будет готова отчетность.
Если все так, пора выбирать систему автоматизации управленческого учета.
Что важно при выборе системы автоматизации управленческого учета
Где хранятся данные — в облаке или на личном сервере
Недавно я был на лекции специалиста по кибербезопасности и узнал, что за последние 10 лет утечки данных стали происходить почти в 1000 раз чаще — сейчас их несколько миллиардов в год.
Большинство компании в мире хранит всю информацию в облаках, однако кибербезопасников, которые занимаются защитой этих облаков, катастрофически не хватает не только в России, но и в мире — их нужно в разы больше.
Почему так получается?
Защищать облака — сложная задача: данные лежат неизвестно где, и ни вы, ни инженер по ту сторону экрана не понимает этого.
При этом в России все еще принято управленческую отчетность хранить при себе — именно для защиты от утечек.
Да, мелкий бизнес использует облака, потому что это позволяет не тратиться на собственный сервер, IT-сотрудников, систему безопасности. Но крупные российские компании предпочитают либо использовать собственные серверы под защитой своих специалистов, либо создавать свои корпоративные облака.
Они понимают, как важно иметь свою IT-инфраструктуру, если размеры бизнеса хоть немного превосходят несколько мобильных кофеен.
Как система интегрирована с первичными источниками данных
Система должна иметь возможность интеграции со всеми первичными источниками. Ручной перенос данных — это весьма трудозатратно и порождает риски:
Риск ошибок при переносе данных;
Риск намеренного искажения данных;
Риск того, что данные будут изменены задним числом и это не отразится в отчетности.
Поэтому в систему автоматизации управленческого учета данные должны не только импортироваться, а синхронизироваться в автоматическом режиме.
Если в первичке происходят изменения — система корректирует данные учета автоматически, при этом история всех изменений обязательно сохраняется на случай, если понадобится их проанализировать.
Возможна ли настройка системы без программистов
У вас есть первичка, вы ее собираете, система формирует отчетность на вашем сервере (конечно, с возможностью добавлять данные вручную при необходимости) — кажется, что все хорошо, система настроена. Однако есть еще она сложность.
Жизнь постоянно меняется: меняется ситуация в стране, сам бизнес, требования к отчетности, меняются номенклатуры. Изменения произойдут даже за то время, пока вы будете автоматизировать отчетность.
Чтобы не отставать от ситуации, система должна иметь возможность настройки без привлечения программистов — то есть быть no-code либо low-code.
Если вы заказываете разработку длительностью, например, в 3 месяца — будьте готовы к тому, что результат будет работать не так, как вам бы хотелось: любое ТЗ соответствует реальности только на 75%, плюс еще за эти месяцы изменится бизнес, и в итоге можно будет начинать разработку заново.
Более того, любой проект автоматизации требует внесения серьезных изменений в течение полугода (а иногда и дольше) после внедрения, потому что в бизнесе постоянно что-то происходит — появляются новые бизнес-единицы, меняются правила распределения, дерево счетов и так далее.
Поэтому обращайте внимание на гибкость системы — она должна позволять вносить изменения без привлечения разработчиков.
Позволяет ли система вести бюджет
Система должна давать возможность вести и согласовывать бюджет, а также реализовывать бюджетную связку БДР с БДДС. Вести бюджет и факт в различных системах — означает организовать себе проблемы в будущем: стоит вам начать сводить все эти данные воедино, вы столкнетесь с тем, что справочники не сходятся, а в месте сведения у вас появляются дополнительные сложности.
Поэтому минимальное требование к системе — возможность вносить бюджет и вести его, если он бюджетируется вовне, а в идеале система должна позволять реализовывать бюджетный процесс в целом.
Насколько система производительна
Для небольшой компании производительность системы не принципиальна, ее будет хватать в любом случае. Однако если речь идет о крупной компании с миллионами транзакций — производительность крайне важна, потому что отчетность на ваших данных система должна выдавать менее чем за минуту (а лучше — за 10-20 секунд).
Я видел системы, которые строили один отчет по 4 часа — так работать невозможно, потому что еще минимум 4 часа будет уходить на проверку того, правильно ли отчет посчитан.
В идеале отчет должен быть встроен в систему и считаться за секунды.
Есть ли у системы все необходимые функции
Система должна иметь резерв функциональности, чтобы считать необходимое вам количество аналитических разрезов не только сейчас, но и в перспективе.
Наш опыт говорит о том, что обычная компания использует около 20-50 различных субконто-аналитик, и система должна позволять это реализовывать, не ограничивая бизнес-задачи компании.
В системе управленческого учета должен обязательно присутствовать балансовый отчет — гарантия того, что отчет ОПУ связан и проверяется через отчет ДДС.
Также система должна иметь возможность распределения по произвольным драйверам, которые вам нужны — выручке, ФОТ и т.п. (либо возможность легко их настраивать).
Обязательное требование к системе управленческого учета — поддержка работы с ВГО, если речь о группе компаний с оборотами между юрлицами.
И, конечно, должна быть возможность провалиться в любую цифру и проверить первичку, из которой она состоит. Это must have, потому что в противном случае вы будете видеть цифры, а откуда они взялись — проверить не сможете.
Резюме
Подведем итог, как выбирать систему для автоматизации управленческого учета:
Выберите систему для ведения первички. Это может быть несколько систем — отдельно для каждого направления (склад, часы, производство, движение денег, зарплата), и если эти блоки интегрированы между собой и каждый из них вас устраивает, то объединять их не обязательно.
Оцените выбранные системы управленческого учета по шести вышеперечисленным критериям.
Выберите ту из систем, которая подходит вам по стоимости реализации и срокам.
Комментарии
1В текущей ситуации бизнес-процессы меняются очень быстро, иногда каждый месяц, а то и день. Чтобы управленческий учёт успевал поддерживать бизнес-решения, необходимо вовремя вносить изменения в учёт, а система должна это поддерживать. Если приходится писать ТЗ, далее передавать его программисту, то внесение изменений в управленческую систему может уже стать неактуальным. Соглашусь с автором, что важно, когда система позволяет быстро адаптироваться под новые запросы и позволяет меняться.