Для чего и с какой электронной подписью переходим на кадровый ЭДО
Если верить опросу, проведенному ассоциацией «РОСЭУ», на начало апреля 2022 года уже 68,7% опрошенных работодателей перешли или запланировали переход на КЭДО.
Сейчас конец 2023 года — лучшее время, чтобы подготовиться и войти в 2024 с оцифрованным кадровым учетом.
Почему КЭДО дешевле, чем бумажный документооборот
Всё больше компаний привыкают и работают с удаленными сотрудниками.
Со времен пандемии 2020 года процессы взаимодействия между сотрудниками и работодателем не только отлажены, но и законодательно закреплены в Трудовом кодексе (см. закон от 21 ноября 2021 года № 377-ФЗ).
Количество дистанционщиков растет, а значит и расходы на доставку бумажных документов. Этот фактор послужил мотивацией для быстрого развития и распространения КЭДО. Теперь в бумажном виде можно оставить лишь некоторые категории документов (Приказ об увольнении, акт о несчастном случае на производстве, журналы обучения и листы ознакомления с инструктажами по охране труда), а остальные — перевести в цифровой формат.
Чем меньше бумаги, тем больше экономии: на расходниках, на печати, на обработке и архивном хранении бумажных экземпляров.
Кроме сбережения финансовых средств компании могут значительно сэкономить на времени обработки документов, а значит ускоряются бизнес-процессы, освобождается время у кадровых сотрудников. КЭДО освободил их от оформления, поиска, сканирования и копирования документов.
Кому в первую очередь нужно переходить на КЭДО
1. Большие и средние компании с многочисленным штатом.
По средним и округленным подсчетам на подобных предприятиях на одного сотрудника приходится минимум 14 и максимум 89 документов по кадрам.
Обработать и обеспечить документами штат из 50 человек — это вполне выполнимая задача для бумажного кадрового учета. Но эта миссия невыполнима для крупных работодателей с численностью от 100 сотрудников.
Ни один кадровик, а целый отдел вынуждены как на конвейере печатать, готовить, оформлять приказы о командировках и отпусках, перемещениях по службе, переводах, вознаграждениях и дисциплинарных взысканиях и т.д. и т.п.
Помимо текущих документов сохраняется обязанность знакомить сотрудников с многочисленными ЛНА: инструкциями, регламентами, положениями о коммерческой тайне, информационной безопасности, персональных данных.
Можно долго перечислять количество бумаг на предприятии, но не забудьте, что постоянно приходится вносить изменения, подписывать допсоглашения и повторно знакомить всех. Поработав с КЭДО, трудно представить, как на таких предприятиях могли работать без него.
Если у компании большой штат и (или) количество создаваемых бумажных документов превышает все разумные представления, то переход на КЭДО — это жизненная необходимость.
Он позволяет удаленно ознакомить персонал, собрать подписи и упорядоченно хранить файлы, без риска потерять что-либо в огромном потоке документооборота.
2. Компании с филиалами, представительствами и обособленными подразделениями.
Все сотрудники, которые трудятся на расстоянии от кадровой службы и генерального директора, испытывают трудности по подписанию и передаче бумажных документов. Приходится увеличивать расходы на курьерскую доставку документов для найма персонала, подписания договоров о мат. ответственности, издание приказов, ознакомления с ЛНА.
Велика вероятность совершения ошибок при оформлении документов бумажным способом, поэтому пересылку и переподписывание приходится повторять по несколько раз.
Это не считая случаев, когда документы просто терялись во время путешествия или опаздывали к нужному сроку. Всё это негативно сказывается на состоянии кадрового учета в организации, и впоследствии выливается в доначисления от трудовой инспекции и проигранные судебные разбирательства.
КЭДО исключает порчу и утерю документа. Также электронную подпись, как и время подписания, невозможно подделать. Нет надобности оплачивать почерковедческую экспертизу при возможных судебных спорах с работниками.
3. Компании с дистанционными сотрудниками.
Больше всего удаленщиков встречается в рекламе, маркетинге, IT, массмедиа, бухгалтерском и юридическом консалтинге. Всем этим специалистам не нужно ежедневно находиться в офисе, чтобы качественно выполнять свою работу, они могут жить даже на острове. Но при этом они работают по трудовому договору и обязаны подписывать массу обязательных документов.
Заменить таких дистанционщиков на фрилансеров за штатом не всегда возможно и удобно для компании. Поэтому взаимодействовать с ними можно только с помощью КЭДО.
4. Прогрессивные и современные компании, которые хотят повысить лояльность персонала.
В кризисное время спрос на высококвалифицированную рабочую силу велик, как никогда. А внедрение автоматизации и цифровизации в кадровый учет — это ещё одно конкурентное преимущество работодателя. Наличие КЭДО повышает репутацию компании, укрепляет доверие и располагает к себе новых и работающих сотрудников.
Подсчитаем преимущества
Внедрение КЭДО приводит к неизбежной экономии на расходниках, логистике, трудовых и временных ресурсах. Удаленные сотрудники станут такими же близкими, как и офисные.
Упрощение и автоматизация кадрового учета никого не оставит равнодушным, поможет получить доверие своих работников. Например, это позволит персоналу меньше отвлекаться от рабочих дел, согласовывать и подписывать документацию в удобное для себя время без посещения отдела кадров.
Сотрудники смогут сами отслеживать документы о своем трудоустройстве и обращаться к ним при необходимости через личный кабинет.
Например, до совершения ошибки можно перечитать инструкции по безопасности, освежить знания внутренних локальных актов, регламентов и положений. В конечном итоге, все это положительным образом скажется на структуризации бизнес-процессов.
Какая электронная подпись нужна
В конце 2021 года в уже известном законе № 377-ФЗ от 22.11.2021 появилась возможность использовать для КЭДО систему «Работа в России» или другую информационную систему. Но этого недостаточно. Без нужной электронной подписи КЭДО превращается в архив с отсканированными документами.
Кратко вспомним, какие сейчас существуют электронные подписи:
1. Квалифицированная электронная подпись.
Ставится на документах для обеспечения и подтверждения их юридической значимости. Для её нанесения нужны криптографические программы, что обеспечивает КЭП высоким уровнем защиты и приравнивает по значению к рукописной подписи.
Такую подпись ИП и юрлица получают в ФНС и у ее доверенных лиц. Физические лица могут обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр.
2. Неквалифицированная электронная подпись.
Применяется во внутреннем и внешнем документообороте. Эта подпись не пригодна для торгов, работы на госпорталах, отправки отчётности.
3. Простая подпись.
Можно встретить чаще всего, например, логин и пароль от email также будут считаться вашей простой электронной подписью. Авторизоваться в соцсетях можно, но для подписания юридически важных документов она не подходит.
При этом в КЭДО есть ряд случаев, когда Роструд разрешил сотрудникам использовать ПЭП:
для оформления заявления отпусков и составления графика отпусков;
для согласования командировки;
для привлечения к дополнительной работе в выходные и праздничные дни;
для получения согласия на обработку личных данных;
для получения расчётных листов, матпомощи и других выплат.
Правда перед тем, как внедрять логины и пароли, правила нужно прописать в трудовом договоре.
Чтобы начать использовать КЭП, не нужно заключать дополнительных соглашений и прописывать изменения в ЛНА, т.к. у КЭП сотрудника намного больше полномочий и юридической силы.
С её помощью подписывают следующие кадровые документы:
трудовой договор;
договор о материальной ответственности;
ученический договор;
договор на получение образования без отрыва (с отрывом) от работы;
согласие на перевод;
заявление об увольнении;
отзыв заявления об увольнении;
ознакомление с уведомлением об изменении определённых сторонами условий трудового договора;
приказ о применении дисциплинарного взыскания.
Также для подписания этих документов может быть использована и неквалифицированная электронная подпись, если порядок её проверки определён соглашением сторон трудового договора.
Начать дискуссию