Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н о единых требованиях к электронным документам действует с 1 марта 2023 года. Он касается документов, у которых есть только электронный и нет бумажного варианта. Соответственно, следовать ему обязаны компании, которые работают в системах кадрового электронного документооборота (КЭДО).
По статистике, компании, которые внедрили КЭДО сэкономили в 10 раз больше времени на работе с документами, чем те, кто все еще работает по старинке.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это система, с помощью которой можно ускорить и автоматизировать процессы кадрового делопроизводства. Она включает в себя функции создания, обмена, подписи и хранения электронных документов, связанных с кадровым учётом и управлением персоналом.
Кадровое дело вскоре может полностью перейти в электронный формат. Ведь еще в далеком 2006 вышел 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». За ним последовали несколько законов, регулирующих электронный документооборот.
Вести личные дела сотрудников обязан не каждый работодатель. Обязанность установлена российским законодательством только в отношении определенных категорий работников, например, госслужащих. Однако практика многих компаний показала, что ведение личных дел помогает систематизировать кадровую информацию, получать сведения о работе и необходимых документах в короткие сроки. А навести и поддерживать идеальный порядок в личных делах стало гораздо проще с введением кадрового электронного документооборота (КЭДО).
Законодательство не требует обязательного перехода на электронный кадровый документооборот. Но цифровизация процессов ускорит решение кадровых задач. Как прогнозируют эксперты, электронный документооборот в кадровом деле в 2024 году увеличится в 8-10 раз. Расскажем, как организовать переход на КЭДО и как к нему подготовиться.
Законодательство пока не требует работодателей обязательного перехода на кадровый электронный документооборот. Однако, для его внедрения уже всё готово, уже 99,9% документов можно подписывать электронной подписью. Не стоит дожидаться объявления принудительного перехода, начинайте уже сейчас получать выгоду и пользоваться преимуществами КЭДО.
Разбираемся, как кадровику перейти на новую схему работы с МЧД в 2023 году.
Узнаете, как правильно построить работу с КЭДО, чтобы не платить штрафы за нарушения законодательства.
Глобальная цифровизация меняет облик бизнеса. Так, удаленная работа стала неотъемлемой частью корпоративной реальности. Она обеспечивает гибкость, расширяет географические границы и позволяет компаниям привлекать работников из разных уголков России. Однако вместе с этим появляются и новые вызовы, одним из которых является потребность в оперативном сборе документов.
Внедрение машиночитаемых доверенностей коснется практически всех аспектов работы предприятия: от сдачи отчетности до заключения сделок с контрагентами по ЭДО. Рассказываем, как МЧД пригодится в кадровом делопроизводстве, какие документы по персоналу можно перевести в электронный вид и о чем стоит позаботиться уже сейчас.
С 1 сентября 2023 года должен был закончиться переход на КЭП физлиц и машиночитаемые доверенности. Однако право пользования прежними сертификатами продлили еще на год. Рассказываем, как вести кадровый электронный документооборот по новым правилам, и какой окончательный срок для выпуска МЧД.
С 1 сентября 2023 года сотрудники, подписывающие документы от имени работодателя, должны использовать машиночитаемую доверенность. Недавно принятое исключение затрагивает тех, у кого есть действующая УКЭП, — ею можно подписывать документы без МЧД до окончания срока действия или до 31 августа 2024 года. Рассказываем, как подготовиться к работе по новым правилам и какие риски несет работодатель за их нарушение.
Если ваша компания находится на финальной стадии внедрения КЭДО, следует уделить особое внимание подготовке сотрудников к переходу на электронный формат кадрового делопроизводства. Ведь это — один из ключевых этапов внедрения КЭДО в организации.
Ежедневно через кадровую службу проходит большой объем документов. В потоке служебной и отчетной документации немудрено совершить ошибку или упустить что-то важное, а потом разбираться со штрафами. Расскажем, с помощью каких инструментов оптимизировать работу кадровика и не выйти за рамки закона.
Организация может перевести сотрудников на кадровый ЭДО, не спрашивая согласия у тех, кто устроился на работу после 31.12.2021 и не имел трудового стажа на тот момент (ст. 22.2 ТК РФ).
В связи закрытием авианаправлений, ужесточением визового режима и отменой туристического въезда в ряд европейских стран, сотрудники переносят согласованные отпуска. В летний сезон это явление рискует стать массовым. Как навести порядок в кадровых документах, и почему при наличии электронного архива это сделать проще.
Приходите на Всероссийский практический HR-форум «Кадровый электронный документооборот 2023»! Он пройдет 6 июня 2023 года в Москве.
Охрана труда на предприятии требует наличия локальных актов по технике безопасности, ведения журналов, ведомостей, проведения инструктажей, информирования сотрудников под подпись. Электронный документооборот упростит эти процессы, но важно знать какие документы по охране труда разрешено перевести в цифровое пространство, а какие нужно оформлять на бумаге.
Если компания перешла на электронный кадровый документооборот, то выдача сотрудникам кадровых документов возможно на бумаге или электронно.
