Как бухгалтеру крупной компании сохранить 3-4 рабочих дня на бухучете командировок

На что уходит время в учете поездок

В бухучете командировок много нюансов, которые отнимают время ответственных за поездки. Вот основные причины: ошибки в учете разных видов расходов, заполнение авансовых отчетов, поиск проводок для каждого случая, сотрудники потеряли посадочные, а поставщики не присылают закрывающие. 

Разбираемся, как не терять время на каждом из этапов.

Учет разных видов расходов 

1. Первый вид — расходы на проезд. Так как чаще всего для командировки выбирают поезд или самолет, речь пойдет про учет расходов на эти виды транспорта.

Для учета расходов на проезд нужны: 

• для ж/д билетов нужен контрольный купон* электронного билета, 

*Купон подтверждает, что вы покупали ж/д билет онлайн, а также сам факт поездки. Если он есть, оформлять билет на бланке строгой отчетности в кассе или терминале самообслуживания не нужно. Достаточно распечатать контрольный купон на принтере и предъявить по месту требования.

• для перелетов — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о досмотре. 

Маршрут-квитанция — это детализация электронного билета со всеми необходимыми для перелёта сведениями. Квитанцию распечатывают, чтобы показать на стойке регистрации на рейс в аэропорту. И по ней пассажиру выдают посадочный талон.

А посадочный талон — бланк строгой отчетности, который нужен для авансового отчета. 

Есть два варианта, как учитывать расходы на проезд:

1. Как оплату денежных документов,

2. Принять оплаченные билеты на счет прочих расчетов с контрагентами. 

2. Другой вид — расходы на проживание. Такие расходы подтверждают: чеками из гостиницы, договорами аренды помещения, актами оказанных услуг.

Подтвержденные расходы на проживание уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль и освобождаются от обложения страховыми взносами (письмо Минфина от 18.11.2021 № 03-01-10/93335).

Заполнение авансовых отчетов

Вручную перенести десятки, а иногда сотни билетов занимает часы работы бухгалтера. Чтобы сэкономить силы и время, используйте технологичные сервисы для автоматизации этого процесса. 

Например, у некоторых платформ есть сканер чеков. Достаточно навести камеру на документы, — и данные автоматически подтянутся в отчет.

Поиск проводок для каждого случая 

Например, учесть компенсацию расходов в поездке внештатным сотрудникам можно тремя разными способами:

• Сумма компенсации расходов на поездки включена в общую сумму вознаграждения исполнителя  по договору (п. 2 ст. 709, ст. 783 ГК).

• Сумму компенсации выплачивают отдельно от суммы вознаграждения.

• Работодатель оплачивает расходы напрямую.

А вот дебет счета будет зависеть от:

• Вида деятельности (производственная, торговая).

• Характера расходов, связанных со служебной поездкой (например, они могут быть связаны как с производственной, так и с текущей деятельностью).

Сотрудники потеряли посадочные

Посадочный талон необходим, чтобы составить авансовый отчет. Если сотрудник его потерял, нужно обратиться к авиаперевозчику или к его представителю. Они выдадут справку, которая подтвердит полет (письма Минфина от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61 и от 21.09.2011 № 03-03-07/33).

Время поможет сэкономить подрядчик, который оказывает такую услугу. Не придется искать телефон авиакомпании, ждать оператора и передавать данные по перелету. Достаточно будет просто написать в чат специалисту поддержки.

Поставщики не присылают закрывающие

Это частая проблема для всех компаний, который сотрудничают с большим количеством поставщиков. Общая и самая действенная рекомендация — выбрать для оплаты одного контрагента. 

Есть поставщики, которые позволяют забронировать все необходимое для командировки: билеты, жилье, трансфер и такси. И оплатить все услуги с расчетного счета организации.

Проблему можно решить и другими способами. О них рассказали в бесплатной настольной книге для бухгалтера.

Реклама: ООО «СМАРТВЭЙ», ИНН 7714379242, erid: LjN8JtxWd