Расчетные листки по заработной плате в 2025 году: порядок выдачи и образец

Выдача расчетных листков обязательна для всех работников, с которыми заключены трудовые договоры. 

Статья 136 ТК устанавливает обязанность работодателя:

• В письменной форме извещать работников о составных частях заработной платы (ч. 1).

• Выдавать расчетные листки при каждой выплате заработной платы (ч. 2).

• Включать информацию о размерах и основаниях удержаний.

В соответствии с п. 3 ст. 5.27 КоАП за нарушение порядка выдачи расчетных листков предусмотрен административный штраф:

• для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 руб.

• для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Согласно позиции Роструда (письмо от 03.07.2024 N ПГ/12276-6-1) выдавать расчетные листы нужно 1 раз в месяц. Возможна выдача при каждой выплате (аванс и основная часть), но это не обязательно.

Выдача расчетных листков дважды в месяц может привести к недостаточной информации о заработной плате, так как ее составные части за первую половину месяца могут быть еще не определены.

Трудовой кодекс не устанавливает строгих требований к форме расчетного листка, поэтому его можно разработать самостоятельно. Важно, чтобы расчетный листок содержал следующие данные (ч. 2 ст. 136 ТК):

• составные части заработной платы (аванс, премии и т. д.);

• удержания из зарплаты;

• общая сумма к выплате.

Форму расчетного листка следует утвердить приказом работодателя.

Формулировка приказа может быть такой:

ООО «Меридиан»

Приказ об утверждении формы расчетного листка

№ 34 от 29.12.2024

Утвердить и ввести в действие с 01.01.2025 форму расчетного листка, приведенную в приложении к данному приказу.

Приложение:

Форма расчетного листка.

Генеральный директор: Смирнов  /В.А. Смирнов/

С приказом ознакомлена:

Главный бухгалтер: Григорьева /И.И. Григорьева/

Образец расчетного листка:

Скачать образец расчетного листка.

Трудовой кодекс не определяет точные правила передачи расчетных листков. Работодатель обязан письменно сообщать сотрудникам о составе заработной платы и удержаниях. Способ передачи зависит от того, использует ли работодатель электронный кадровый документооборот (КЭДО):

• Без КЭДО: расчетные листки можно передавать на бумаге или отправлять по электронной почте без электронной подписи.

• С КЭДО: расчетные листки передаются в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Согласно разъяснениям ведомств (письмо Минтруда от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296, информация Роструда от 25.01.2023), расчетные листки можно отправлять по электронной почте всем работникам, если это предусмотрено локальными актами или трудовым договором.

Работодатель обязан подтвердить выполнение своей обязанности по информированию работников о зарплате. Способ подтверждения зависит от метода передачи расчетного листка:

• На бумаге: работник может расписаться в специальном журнале.

Журнал может выглядеть так:

ООО «Меридиан»

Журнал учета выдачи расчетных листков

Расчетные листки за июнь 2025 года

Ответственный за выдачу расчетных листков

Бухгалтер по заработной плате Тришкина /Р. П. Тришкина/

• По электронной почте: необходимо хранить уведомления о получении писем с расчетными листками на сервере.

Если используется КЭДО, должна быть квитанция о получении электронного расчетного листка работником.