Как компенсировать расходы командированному, если билет на проезд покупал другой сотрудник

Когда сотрудника направляют в командировку, ему необходимо возместить расходы, которые могут быть связаны с поездкой. Это закреплено в статье 167 ТК. Но как быть, если билет в такую поездку покупал другой сотрудник? Разъяснил Минфин в своем письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879.
1,5 тыс. 746
Как компенсировать расходы командированному, если билет на проезд покупал другой сотрудник
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что необходимо возместить сотруднику в командировку

Статьи 167 и 168 ТК обязуют работодателей возмещать расходы работников, направленных в служебные командировки.

Согласно данным статьям Трудового кодекса работодатель обязан возмещать сотруднику:

  • суточные;

  • расходы по найму жилого помещения;  

  • расходы по проезду;

  • другие расходы (например, услуги связи или почты, оформление виз и паспортов, консульские и аэродромные сборы и т. д.), произведенные с ведома фирмы.

То есть работодатель обязан оплатить все затраты работника на проезд в командировку, включая проезд транспортом.

Согласно пункту 12 постановления № 749 расходы по проезду к месту командировки на территории России и обратно к месту постоянной работы включают расходы по проезду транспортом общего пользования соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта. Это значит, что работодатель также должен оплатить проезд до аэропорта.

Обязательно должны быть документы (билеты), подтверждающие эти расходы. В частности, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

Чем командированный может подтвердить авиаперелет

Любой проезд сотрудник должен подтверждать документально.

Авиаперелет командированного работника подтверждают:

  1. маршрут/квитанция авиабилета, в которой указана стоимость перелета;

  2. посадочный талон, подтверждающий перелет работника по указанному в билете маршруту.

Маршрутную квитанцию работник получает на электронную почту, которую указывает при оплате. Все билеты электронные, поэтому в квитанции дополнительных печатей и подписей не нужно требовать.

Посадочный талон работник получает в аэропорту на стойке регистрации или при онлайн-регистрации. Если после перелета посадочный талон не сохранился, то подтвердить расходы на перелет можно справкой, выданной авиакомпанией.

При возмещении командировочных расходов также нужно руководствоваться постановлением Правительства от 13.10.2008 г. № 749.

Этим документом утверждены особенности направления работников в служебные командировки.

Научим рассчитывать зарплату, отпускные, командировочные и больничные по новым правилам 2024 года на курсе профессиональной переподготовки «Бухгалтер по зарплате». Вы станете профи по зарплате и работе с кадровыми ситуациями. Сможете называть себя специалистом, который предотвращает налоговые и юридические риски. Сможете защитить компанию от претензий инспекторов. Не только налоговых, но и трудовых.

Вы можете купить курс по специальной цене за 6 600 руб. вместо 28 600 руб.! Время действия предложения ограничено!

Успеть записаться!

По итогам обучения вы получите официальный диплом, который будет в госреестре Рособрнадзора.

Чем командированный может подтвердить проезд

Когда сотрудник приобретает ж/д билеты через Интернет, ему на почту приходят электронный билет на поезд и чек об оплате. Тогда в качестве подтверждения сотрудник должен предоставить или электронный билет (если в нем есть реквизиты чека об уплате или QR-код), или же электронный билет и чек об оплате (если в билете не напечатаны реквизиты чека или нет QR-кода).

Если билеты покупались непосредственно в кассе вокзала, сотруднику должен получить на руки:

  • либо «физический» билет на поезд и кассовый чек (если на билете нет реквизитов чека или QR-кода);

  • либо только билет (если на нем напечатаны реквизиты чека или есть QR-код).

Как быть, если билеты куплены другим командированным работником?

Как быть в ситуации, если билет оформлен на одного сотрудника, а покупался он с карты другого сотрудника. Такую ситуацию лучше заранее прописать в ЛНА или коллективном договоре. 

Если порядок возмещения расходов на проезд командируемого работника в случае приобретения авиабилетов другим командируемым работником не урегулированы законодательством, то его можно закрепить коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя. 

Например, два сотрудника компании полетели в командировку. Один сотрудник купил два билета на самолет электронно, оплаты произвел со своей карты. Получается, билет выписан на одного сотрудника, а оплата произведена с карты другого сотрудника. 

В Положении о командировках организации можно указать, что в подобной ситуации командированный сотрудник должен вернуть денежные средства за билет лицу, чья банковская карта была использована для расчета. Тогда каждый из работников подтверждает свои командировочные расходы.

Минфин в письме от 18.09.2023 № 02-07-10/88879 сообщил, что подтверждением будет являться:

  • выписка с карты командированного сотрудника, оплатившего билеты

  • расписка от оплатившего билеты сотрудника о получении денежных средств за билет.

Сотрудники не позднее трех дней после возвращения из командировки должны составить авансовый отчет и сдать его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки: билеты на проезд, счета на оплату жилья, кассовые чеки и т. д.

Начать дискуссию

Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота

Любая компания в процессе своей деятельности создает, получает и обрабатывает множество различных документов. Разберемся, как выстроить эффективную систему документооборота и зачем компании отдельная система кадрового ЭДО.

Управление всеми документами компании. Как наладить эффективную систему документооборота
415

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора
Вклады

Банки хотят освободить от налога на вклады сбережения для покупки жилья

Чтобы клиенты могли сохранить доходность и сформировать долгосрочные сбережения на покупку жилья, банки просят отменить налоги с процентов по жилищным вкладам, а также снизить первоначальный взнос с 30% до 10-15%.

На имущественные налоги надо сдать уведомление, чтобы деньги ушли в бюджет

По налогу на имущество, транспортному и земельному налогам за 1 квартал 2024 года организациям надо сдать уведомление по ЕНП до 25 апреля включительно.

Лучшие спикеры, новый каждый день

Последние изменения в налоговом законодательстве и разъяснения ФНС в дайджесте разборов «Клерка»

Выбрали главные налоговые события апреля и разобрали их вместе с экспертами.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Компенсация за выплаченную в браке ипотеку. Судебная практика

Очень мне нравится, когда Верховный суд однозначные ответы на противоречивые вопросы дает. Вот, пример тому.

❌ Досрочных детских выплат и пенсий в апреле не будет: нет правовых оснований

Россияне получат в мае пенсии и детские выплаты по обычному графику.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
НДС

Предпринимателей защитят от преследования за махинации с НДС

Бизнес опасается, что новая уголовная статья о бумажном НДС будет иметь широкое толкование, поэтому правительство конкретизировало состав преступления.

🔥Какой стаж требуется для выхода на пенсию в 2024 году и что делать, если его не хватает

Размер будущей пенсии и срок выхода на нее волнует очень многих. Учитывая, что в пенсионных правилах практически невозможно разобраться самостоятельно, мы подготовили для вас краткий разбор, который поможет разобраться в правилах игры.

Иллюстрация: Вера Ревина /«Клерк»
97

Возврат обеспечительного платежа по договору аренды. Обзор судебной практики

Широко распространенной практикой в арендных правоотношениях является внесение обеспечительного платежа (также называемого депозитом, страховым или гарантийным платежом) арендатором в пользу арендодателя.

Банки

4 крупных банка Китая больше не принимают платежи из РФ

Около 80% платежей из России китайские банки возвращают обратно. Ограничения действуют даже на расчеты в юанях.

🌹🌹 Пособие на погребение будут платить по новым правилам. Наши подписчики: наконец-то «прямые выплаты» добрались и до него

Работодатели не будут сами платить пособие на погребение, а потом возмещать его. Все будут обращаться напрямую в СФР независимо от того, кто умер – работающий человек или пенсионер.

Коротко. В чём разница между финансовым и операционным лизингом?

Собственник, который рассматривает варианты лизинга, часто сталкивается с выбором между финансовой и операционной арендой. Различия кроются в сроках действия договоров и условиях соглашений. Чтобы принять верное решение, необходимо учитывать основные характеристики каждого из вариантов.

Коротко. В чём разница между финансовым и операционным лизингом?
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

При передаче СНИЛС работников для СОУТ у них не надо спрашивать согласия

При передаче персональных данных сотрудника работодатель должен не сообщать их третьей стороне без письменного согласия работника. Но за исключением случаев, предусмотренных ТК.

РСВ

ФНС объяснила, зачем организации без зарплаты должны сдавать РСВ

В НК не предусмотрено освобождение от сдачи нулевого РСВ в зависимости от численности работников, видов деятельности и т. д. Все организации должны сдавать РСВ.

2
461

Оспаривание договора продажи доли в уставном капитале ООО. Реальный кейс 👇🏻

📌Через несколько месяцев будет 3 года, как я занимаюсь защитой сделки от оспаривания со стороны конкурсного управляющего. Такая длительная стратегия устраивает клиента. Причем дело все еще в первой инстанции и скорей всего перевалит за трехлетний рубеж.

Публикация в блоге: маркировать или не надо?

Если в блоге конкретной тематики вы делаете обзор одного или нескольких товаров, и этот обзор подходит под тематику блога, обзор сделан в обычном, едином стиле, нет призыва к покупке или промокодов со ссылками на магазин, где это всё можно купить, то это НЕреклама.

НДС

Названы условия освобождения от НДС передачи неисключительных прав на ПО

Передача исключительных прав на программы для ЭВМ, включенные в единый реестр российского ПО, а также прав на использование таких программ, освобождены от НДС.

Нейроцензура от Роскомнадзора, а также «разоблачение» американской инфляции под 18%

Все самые важные и интересные финансовые новости в России и мире за неделю: трубопроводный банкинг от Тинькофф, крипторегулирование в РФ, вечный санкционный двигатель в ЕС, новый биржевой фонд на тех-компании с премией в 1900%, а также история турецкого Сэма Бэнкмана-Фарука с тюремным сроком в 11 тысяч лет.

Государство ищет деньги — за что взяли Портнягина, Аяза и почему придут к вам: 3 совета, как уцелеть в облаве на инфобиз

Привет, это налоговый юрист и CEO «Патрикеев и партнеры» Павел Патрикеев. Сегодня поговорю о преследованиях инфобизнесменов, почему это очень плохой сигнал для всех авторов инфопродуктов, и как теперь работать онлайн-школам, бизнес-тренерам или коучам.

Государство ищет деньги — за что взяли Портнягина, Аяза и почему придут к вам: 3 совета, как уцелеть в облаве на инфобиз
1
92

Интересные материалы

⭐️Анекдот со смыслом

В каждой шутке есть доля шутки. Бизнес — не исключение. Давайте посмеемся и обсудим нешуточный вопрос.

⭐️Анекдот со смыслом