Переход на ЭДО

Когда электронный документооборот «жмет»: как реинжиниринг СЭД повышает эффективность работы госорганов

В 2024 году электронный документооборот стал обязательным для всех государственных учреждений. От того, насколько профессионально выстроена работа с «цифровыми» документами в госорганах, зависит эффективность работы управленческого аппарата в целом.
258 70
Когда электронный документооборот «жмет»: как реинжиниринг СЭД повышает эффективность работы госорганов
Иллюстрация: pressfoto/freepik

Об особенностях и практике совершенствования процесса ЭДО в органах власти рассказывает Светлана Борматова, генеральный директор АО «Гринатом Простые Решения» (входит в контур Росатома).

Внедрение систем электронного документооборота и повышение эффективности управленческого аппарата — ключевая проблема, с которой сегодня сталкиваются государственные учреждения разного уровня.

Практика показала, что, с одной стороны, ни одно решение не проходит мимо подобных систем, а с другой — их внедрение не всегда проходит гладко. Даже наоборот, могут возникать дополнительные трудозатраты, ведь теперь нужно обучаться работе в новой программе, обслуживать ее, по-другому вносить данные. 

Однако при грамотной настройке СЭД помогает значительно оптимизировать операционные процессы в органах власти. В 2023 году АО «Гринатом Простые Решения» вместе с партнерами реализовали проект по комплексному улучшению и переустройству (реинжинирингу) процессов системы электронного документооборота в одном из крупных государственных учреждений. Расскажу о проблемах и решениях на основе этого опыта.

Зачем проводить реинжиниринг СЭД в госучреждениях

За последние два года российский рынок СЭД претерпел серьезные изменения. На смену привычным и понятным западным цифровым сервисам пришли новые российские решения.

Отечественные платформы начали активно развиваться в сторону перенастройки под изменения в законодательстве, так как электронный документооборот на государственном уровне опирается на целый ряд нормативно-правовых актов и методических рекомендаций.  При этом кадровые и технические вопросы учитываются в меньшей степени. А ведь они зачастую и тормозят полноценный переход на ЭДО.   

В процессе отказа от бумажных носителей и внедрения СЭД госучреждения обычно проходят шесть основных этапов:

  • формирование проектной команды,  

  • анализ процессов и описание схемы,

  • автоматизация процессов и описание особенностей,

  • подготовка автоматизированной системы,

  • тестирование системы,

  • внедрение в эксплуатацию.  

Но в момент перехода от блока анализа процессов к блоку автоматизации чаще всего возникает информационный провал. Одна из причин — в ожиданиях руководящего состава, что персонал сможет самостоятельно перестроиться на новую СЭД и скоро начнет выполнять свои обязанности на базе нового ПО.

В реальности происходит иначе — сотрудники не всегда быстро привыкают к новому функционалу, действия могут дублироваться, возникают ошибки. 

Анализ ситуации выявил и еще один недостаток. В ряде крупных госучреждений, где в процессе согласования задействовано множество исполнителей, сотрудники разного уровня столкнулись с тем, что стандартные IT-платформы не учитывают специфику их работы, включая требования к эргономике. В результате количество рутинных операций, повторяющихся задач и других тормозящих работу действий только возрастает.

Как перенастройка СЭД влияет на операционные процессы

Реинжиниринг подразумевает реализацию простых изменений в структуре СЭД для исключения лишних действий пользователей при работе с системой. В частности, из процесса ЭДО удаляются лишние этапы, исключаются лишние документы, блокируются ненужные участники. Такая тактика позволяет точечно оптимизировать работу и значительно сократить трудозатраты персонала. 

В реальности это выглядит так: в 2023 году в секретариате одного из государственных органов контролеры получали множество одинаковых отчетов об исполнении поручений от различных внешних исполнителей, например, из регионов. Это увеличивало объем повторяющихся операций, которые вынуждены были совершать работники секретариатов.

В результате перенастройки СЭД получаемые отчеты сгруппировали и сократили действия пользователей до нескольких кликов в системе. Таким образом, секретариат госоргана сократил трудоемкость контроля исполнения поручений на 30%. 

Еще пример: в процессе работы с документами сотрудникам одного из госучреждений приходилось вручную открывать карточку каждого следующего документа на подписание (согласование, ознакомление). Реинжиниринг исключил этот этап, и в масштабах всей организации, с учетом количества повторений таких операций, потери времени уменьшились более чем на 50 рабочих дней. 

Хочу отметить, что при работе над таким проектом важно выстроить слаженную работу экспертов по реинжинирингу и представителей госаппарата. 

Контролировать весь процесс должны профильные специалисты, но в проектную команду по поиску проблем важно включать сотрудников госучреждения, знакомых с особенностями работы в конкретной СЭД.

Только так могут быть выработаны подходящие рекомендации по реинжинирингу и автоматизации, эффективные для конкретного госучреждения.

Кому реинжиниринг СЭД необходим в первую очередь

Проект по улучшению СЭД может быть полезен органам исполнительной власти любого уровня, ведомственным организациям, а также компаниям с обширным документооборотом. Особенно актуальна его реализация для тех, кто находится в процессе перехода на ЭДО или в процессе смены СЭД, так как при переходе на любые цифровые системы важно выстроить их в единую цепочку и предотвратить потери времени и качества. 

Создание новой функциональности и устранение ошибок путем точечного изменения уже имеющегося в эксплуатации ПО оптимизирует операционные процессы и сокращает временные и трудовые издержки.

Кроме того, исполнительные органы власти всегда могут обратиться со своими проблемами и предложениями к оператору СЭД, получить обратную связь и увидеть результаты.

Начать дискуссию

Через СБП можно будет оплатить новые виды услуг и выбирать банк

В 2024 году будут расширены возможности оплаты услуг в бюджетную систему через систему быстрых платежей.

1
224

Курсы повышения
квалификации

20
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

В работе с маркетплейсами появились важные новшества

Собрали для вас подборку важных событий по маркетплейсам в одной новости.

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода

Штрафы за неправильное ведение кадрового делопроизводства достигают в некоторых случаях 200–500 тыс. руб., а проверки ГИТ в последнее время происходят все чаще. 

Кадровый аутсорсинг: в чем выгода
Лучшие спикеры, новый каждый день

По потребительским кредитам введут важный запрет

Госдума готовит ко второму чтению депутатский законопроект об ограничении плавающих процентных ставок в кредитовании. ЦБ уже поддержал его как приоритетный.

НДС

Новый онлайн-курс «НДС: расчет, декларация, 1С» — станьте экспертом по НДС за месяц

На носу сдача декларации по НДС за 1 квартал 2024 года. Заполнить и отправить отчет нужно по новым правилам. Кроме того, изменился состав необлагаемых операций, принципы формирование налоговой базы и т. д. Разберитесь во всех нюансах НДС на новом курсе «Клерка».

🚀 Космическая распродажа на «Клерке»! Самые свежие онлайн-курсы за 3690 рублей

Ловите супер-цены, пока они не улетели! Новые курсы по учету на маркетплейсах, финансовому анализу, зарплате, ВЭД и УСН за 3690 рублей. Стартуйте в профессии бухгалтера с курсом «Профессия бухгалтер с нуля: учет, налоги, 1С» также за 3690 рублей!

Опытом делятся эксперты-практики, без воды
Банки

Станет невыгодно нарушать права потребителей финансовых услуг

Центробанк борется с недобросовестными схемами продаж финансовых продуктов и мисселингом, видит определенный результат, в том числе по снижению числа жалоб, но этого мало.

3
366

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти

Первое правило дивидендного клуба: если нефть не приносит дивидендов, то это не нефть. Снова смотрим дивидендные акции РФ, которые похожи на билет в счастливую жизнь на личном острове. Продолжаю рубрику дивидендных разборов акций РФ обзором Газпром нефти — очередного дивидендного тяжеловеса нашего рынка.

Где дивиденды, Газпром нефть? История, доходность, дивидендная политика и перспективы Газпром нефти
Акцизы

Доходы от акцизов на табак и алкоголь пойдут на развитие спорта

Такую законодательную инициативу обсудили сегодня на заседании комитета Госдумы по физической культуре и спорту. Она разрабатывается в рамках поручений президента и готовится к внесению.

КоАП РФ

Введут штрафы за самовольное использование централизованных систем водоснабжения

Госдума рассмотрела в первом чтении законопроект о введении ответственности за самовольное пользование централизованными системами водоснабжения и водоотведения.

10 тем, волнующих малый бизнес в России. От наименее до наиболее значимых

Вторая часть результатов нашего исследования о темах, которые волнуют представителей малого бизнеса в 2024 году. В этой статье мы рассмотрим оставшиеся пять наиболее актуальных и значимых тем.

Не забудьте до 15 апреля сдать в СФР подтверждение вида деятельности

Подтвердить основной вид экономической деятельности за 2023 год надо в срок не позднее 15 апреля 2024 года включительно.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров
Миграционный учет

Власти придумали, как закрыть лазейки нелегальным мигрантам

Госдума приняла в первом чтении законопроект о борьбе с лазейками для нелегальной миграции.

Бесплатно с Жилищное законодательство

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

С 3 апреля 2024 года вступили в силу поправки в ЖК, которые всколыхнули общественность. Арендодатели решили, что теперь сдавать жилье в аренду, в том числе посуточно, вообще нельзя, или только с согласия соседей. На самом деле революции не произошло.

Поправки в ЖК-2024: как теперь сдавать квартиры в аренду

Приняли поправки в ТК: сверхурочную работу нужно оплачивать по-новому. «Ночной бухгалтер» № 1663

Работодатели пользовались несовершенством кодекса и фактически занижали выплаты сотрудникам. Теперь эту несправедливость исправили.

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
НДС

Два момента, за которые цепляются налоговики, чтобы снять затраты и вычеты НДС по субподрядным работам

При налоговых проверках строительных организаций пристальное внимание инспекторы обращают на правильное оформление договоров и первичных документов, связанных со строительными работами.

Иллюстрация: Riccardo Parretti/pexels
Кредитование

Для пострадавших от наводнений упростят условия по кредитам и займам

Банк России рекомендовал кредиторам учитывать положение заемщиков, пострадавших от наводнений, и принимать заявления на оформление кредитных каникул в упрощенном порядке.

Бесплатно с Бухгалтерский учет

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Особенности и правила выплаты дивидендов разбираем в сегодняшнем мини-курсе.

На что обратить внимание при выплате дивидендов. Мини-курс

Расценки на техобслуживание газового оборудования могут резко снизиться

Депутаты Госдумы обратились в Минстрой с просьбой пересмотреть указания по расчету оплаты обслуживания газового оборудования.

Интересные материалы

Новая 6-НДФЛ за 1 квартал, подтверждение ОКВЭД и поправки в НК. Дайджест разборов

Эксперты «Клерка» подготовили для вас разборы на самые интересные темы: что проверят в декларациях, прежде чем отразить их на ЕНС, как в 1С заполнить 6-НДФЛ за 1 квартал 2024 года: пошаговая инструкция, тренды налогового контроля 2024: какие компании и физлица в зоне риска и какие платежи можно перечислять с заблокированного счета.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру