Кадровый учет

Можно ли вести книгу учета движения трудовых книжек в электронном виде

Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно на бумажном носителе. Минтруд в письме от 5 октября 2023 г. № 14-6/ООГ-6245 разъяснил, почему книгу учета движения трудовых книжек нельзя вести в электронном виде.
Можно ли вести книгу учета движения трудовых книжек в электронном виде
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Что такое книга (журнал) по учету движения трудовых книжек

В книге или журнале по учету движения кадровых книжек указываются трудовые книжки, которые кадровая служба организации приняла от своих сотрудников при поступлении на работу. Также там указываются трудовые книжки, которые были выданы сотрудникам. В книге по учету нужно указать серию и номер трудовой книжке сотрудника.

Книгу по учету движения трудовых книжек необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя и печатью организации, если таковая имеется.

Кто должен вести книги по учету трудовых книжек

Каждый работодатель должен организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них своим сотрудникам. Это закреплено в приказе Минтруда от 19.05.2021 г. № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек».

Для исполнения этой обязанности работодатели должны вести:

  • учет бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

  • учет трудовых книжек и вкладышей в них.

Что отражать в книге по учету движения трудовых книжек

Работодатель имеет право самостоятельно разработать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек. Важно только, чтобы это не были отдельные, разрозненные листки.

В книге (журнале) по учету движения трудовых книжек необходимо отражать:

  • трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу;

  • трудовые книжки и вкладыши в нее, выдаваемые работникам вновь, с указанием их серии и номера.

В книге (журнале) по учету бланков трудовой книжки и вкладышей нужно фиксировать сведения о всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки. Обязательно необходимо отражатьсерии и номера каждого бланка.

Правильно заполнять ЕФС-1 в любых ситуациях, вести кадровый учет без ошибок и правильно отражать все данные в 1С научим на курсе «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП». Программа курса охватывает все обязательные навыки в работе кадровика. Вы научитесь принимать и увольнять сотрудников по правилам 2024 года, будете с легкостью оформлять любые пособия, вести не только кадровый, но и особенно актуальный сейчас, воинский учет — без ошибок. 

Сейчас вы можете купить курс за 7 300 руб. вместо 32 890 руб.

Успейте записаться!

Получите диплом, который будет подтверждать ваши профессиональные компетенции, Программа соответствует профстандарту «Специалист по управлению персоналом».

Можно ли вести книги по учету трудовых книжек электронно?

Вести книгу учета движения трудовых книжек и книгу по учету бланков трудовой книжки нужно только на бумажном носителе. Об этом разъяснил Минтруд в своем письме от 05.10.2023 № 14-6/ООГ-6245.

Ведение электронного документооборота (ЭДО) является правом работодателя, который локальным актом определяет перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот.

Но положения об электронном документообороте применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под роспись.

Книги по учету движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них не являются такими документами. Поэтому их вести в электронной форме нельзя.

Нужно ли вести по учету трудовых книжек, если все сотрудники выбрали ЭТК

Работник, который выбрал ЭТК, получает свою бумажную трудовую книжку на руки. Фирма при этом освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

Если все сотрудники организации перешли на ЭТК, и работодатель выдал им на руки бумажные трудовые книжки, то записи в книге движения трудовых книжек следует прекратить за их неимением.

Саму книгу учета движения трудовых книжек надо передать на архивное хранение. Срок хранения книги учета и вкладышей в них составляет 50/75 лет (п. 463 перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденных приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит

Платная часть Клерка содержит кучу полезного контента. Пытаюсь разобраться в составе подписки и сценариях ее использования. Это не рекламы пост, а что-то вроде экзамена на понимание продукта. Обычно такие статьи мало кто читает, но мне будет интересно вернуться к ней через год и посмотреть что изменилось.

Дневник продакта. Зачем нужна подписка Клерк.Премиум и сколько денег она экономит
99

Начать дискуссию

Реклама

ФАС: реклама услуг по написанию дипломов и курсовых запрещена

В поисковике «Яндекс» нашли рекламу компании «Work 5», которая предлагает написать дипломные и курсовые работы.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

НДС на упрощенке — просто способ увеличить налоговую нагрузку: мнение бухгалтеров. 💸«Ночной бухгалтер» № 1704

Бухгалтеры, обсуждая налоговую реформу 2025, говорят, что по факту так просто увеличили налог для УСН. Мы даже рассчитали на примере, сколько платит компания в 2024 году и сколько будет платить в 2025 при равных условиях.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Миграционный учет

Как иностранному гражданину встать на миграционный учет в 2024 году

Разберем, как иностранцу встать на миграционный учет в 2024 и какие документы для этого нужны.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Лучшие спикеры, новый каждый день
Налог на прибыль

Есть две причины, при которых уменьшение уставного капитала не облагается налогом на прибыль

Суммы, на которые произошло уменьшение уставного капитала организации, если участникам не возвращали часть их взносов, – это внереализационный доход компании, который облагается налогом на прибыль.

НДС

Минфин: российская система tax free не возвращает налог за работы и услуги

Такс-фри для иностранцев действует только при покупке товаров.

Бесплатно с Отпуска

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа

Генеральный директор собрался отдохнуть. На это время необходимо решить вопрос о том, кто будет временно выполнять его функции. Разбираем возможные варианты.

Возложение обязанностей директора на время его отпуска: образец приказа
Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Депутатам рекомендуют повысить налог на прибыль до 25%

20 июня Госдума рассмотрит законопроект о донастройке налоговой системы и изменениях в НК с 2025 года.

Премии

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику

На основании ст. 22 ТК, работодатель обязан выплачивать работникам заработную плату в полном объеме.

Три главных судебных риска, если снизить премию сотруднику
УК РФ

Силовики задержали двух начальников УФНС

В Ростовской области ФСБ задержала налоговиков по уголовным делам за дачу взятки.

Учет расходов

Порядок определения расходов на УСН

Применение специальных (или упрощенных) налоговых режимов предполагает наличие льгот при определении объекта налогообложения. Например, за счет снижения налогооблагаемой базы путем вычитания расходов, направленных на ведение хозяйственной деятельности. Чтобы правильно их определить, используются нормы ст. 346.16 НК и еще ряда нормативных актов, где детализируются правила применения.

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру
Маркетинг

Как создать эффективную маркетинговую стратегию для малого бизнеса

В этой статье мы рассмотрим, как создать эффективную, но при этом реалистичную маркетинговую стратегию, даже если ваш бизнес ещё только начинает свой путь. Давайте вместе найдем тот уникальный рецепт, который поднимет ваш бизнес на новый уровень!

Как создать эффективную маркетинговую стратегию для малого бизнеса
Интервью

Евгений Коваленко: У меня очень большие амбиции

Продолжаем беседу с предпринимателями в рамках проекта «ТоТ еще разговор». На этот раз мы пообщались с Евгением Коваленко, предпринимателем, инвестором и создателем компании VEROL, которая успешно торгует на маркетплейсах.

Евгений Коваленко: У меня очень большие амбиции
Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

💘 Налоговая реформа-2025: обзор всех изменений для бухгалтера

При УСН будет НДС, но можно от него освободиться или выбрать пониженную ставку. По НДФЛ будет новая пятиступенчатая прогрессивная шкала. Ставку налога на прибыль увеличат. Налоговый кешбэк и амнистия по дроблению. Читайте дайджест всех актуальных изменений.

Мошенничество

Мошенники представляются сотрудниками «Почты России» и просят отказаться от посылок

Новая схема мошенничества: злоумышленники убеждают жертв отказаться от посылок, которые они не заказывали.

Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году

Бланки строгой отчетности активно используют в работе компании и ИП. Такие документы не теряют своей актуальности даже после перехода к обязательному применению ККТ. Какие формы являются бланками строгой отчетности, когда можно их применять, а также как отразить их движение, узнаете из нашей статьи.

Бланк строгой отчетности для ИП и ООО в 2024 году

Адвокаты компании «Макфа» обвинили суд в подлоге

Суд первой инстанции защитники «Макфы» обвинили в должностном подлоге и вынесении неправосудного решения.

Стандартный вычет

Новый НДФЛ вычет за нормы ГТО: размер, условия предоставления

С 2025 года в России вводится новый налоговый вычет — за выполнение норм ГТО. Тот, кто предпочитает поддерживать себя в хорошей физической фирме, может на этом «заработать» 65 рублей в месяц.

Новый НДФЛ вычет за нормы ГТО: размер, условия предоставления
УСН

Доходы от продажи нежилой недвижимости ИП налоговики требуют включить в декларацию по УСН

Если ИП продает нежилую недвижимость, налоговики априори считают такой доход предпринимательским. Даже если в бизнесе эта недвижимость не использовалась.

Вакансии

Новые вакансии для бухгалтеров и финансистов Добавить вакансию
Личные финансы

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

В среду, 12 июня, США ввели санкции против Московской биржи, Национального Клирингового Центра (НКЦ), который является контрагентом во всех валютных операциях на бирже, и Национального расчетного депозитария (НРД), который учитывает все счета инвесторов.

«У меня накопления в долларах. Что делать?»: почему важно успокоиться и как сберечь свои деньги

Интересные материалы

Обзоры новостей

⚡️ Итоги дня: Гонконг стал самым дорогим городом для туристов, вместо телефонов будут внедряемые в мозг чипы, а россияне активно ищут ипотеку без первоначального взноса

Подготовили обзор главных событий дня — 17 июня 2024 года. Все самое интересное, что писали и обсуждали в сети, в одной подборке.