Выбираем сервис для распознавания бухгалтерских документов: обзор возможностей

Первичная документация — неотъемлемая часть работы бухгалтера. Счета, накладные, акты, кассовые чеки нужно своевременно вносить в учетную систему. Однако ручной ввод данных отнимает много времени и чреват ошибками. Именно поэтому все большую популярность приобретают сервисы автоматического распознавания бухгалтерских документов.
Выбираем сервис для распознавания бухгалтерских документов: обзор возможностей
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Как работают системы распознавания документов

Современные сервисы для оцифровки бухгалтерской первички используют технологии оптического распознавания символов (OCR), машинного обучения и искусственного интеллекта.

Они анализируют отсканированный документ или фотографию, находят в нем текстовые и числовые данные, таблицы. Информацию переводят в формат, который можно выгрузить в 1С или другую учетную программу.

Качество распознавания во многом зависит от алгоритмов, которые применяет сервис. Наиболее продвинутые решения используют нейронные сети, способные обучаться на большом количестве примеров. Благодаря этому данные извлекаются точно, даже если документ имеет нестандартную структуру, содержит помарки или рукописный текст.

Обзор популярных сервисов распознавания бухгалтерских документов

На рынке представлено множество сервисов для автоматизации ввода первички. Мы рассмотрим возможности 10 наиболее известных решений.

1. ABBYY — один из лидеров в области распознавания документов. Сервис использует технологии ABBYY FlexiCapture и ABBYYFineReader, которые помогают извлекать данные из счетов-фактур, товарных накладных, актов и других типовых бухгалтерских документов. Результат можно выгрузить в 1С, SAP и другие системы. ABBYY распознает документы на разных языках и поддерживает более 200 форматов файлов.

2. Dbrain — многофункциональная платформа на основе искусственного интеллекта. Она автоматизирует широкий спектр задач, связанных с обработкой документов и изображений. 

Dbrain распознает счета, акты, товарные и транспортные накладные, кассовые чеки, банковские выписки и другие виды бухгалтерских документов. Извлеченные данные сохраняются в структурированном виде, их можно загрузить в учетную систему.

Одно из главных преимуществ Dbrain — способность обучаться на данных клиента. Сервис запоминает, какие поля и как именно нужно извлекать из документов конкретной организации, и со временем достигает точности выше 90%. Это особенно ценно, когда приходится иметь дело с нестандартными формами документов, которые обычные программы распознают плохо.   

Кроме того, Dbrain работает не только с печатными, но и с рукописными документами, которые еще распространены в России и СНГ. Таким образом, сервис закрывает большинство потребностей бухгалтерии в части оцифровки первички. Для компаний с большим документооборотом это действительно незаменимый помощник.

3. Lexema — онлайн-сервис для распознавания первичной бухгалтерской документации с загрузкой данных в 1С. Поддерживает счета-фактуры, акты, товарные накладные, УПД. Построен на основе нейросетей, благодаря чему быстро извлекает информацию. В дополнение к распознаванию Lexema предлагает автоматическую проверку контрагентов через государственные реестры (ЕГРЮЛ/ЕГРИП).

4. Контур.Диадок известен прежде всего как система электронного документооборота. В нем есть и функции распознавания счетов-фактур, актов, товарных накладных, УПД. Вид документов определяется по формату, в котором пользователь их передает, а не по визуальной форме: например, для УПД и счетов-фактур у ФНС есть установленные форматы. 

5. Базис — решение для распознавания товарных накладных, счетов-фактур, УПД, кассовых чеков. Извлекает из документов реквизиты организации, наименования и количество товаров, суммы. Автоматически сопоставляет позиции из разных документов, например, заказа и накладной. Для проверки контрагентов подключается к базам ФНС, Росстата, арбитражных судов.  

6. Entera — система, которая распознает более 20 типов документов, включая счета-фактуры, акты, накладные, УПД, договоры. В процессе распознавания находит и подсвечивает ошибки, сверяет документы между собой, проверяет контрольные суммы НДС. Полученные данные выгружает в 1С в виде заполненных документов или операций с проводками.

7. Биорг — сервис от российского разработчика Findo для сканирования, распознавания и автоматической обработки финансовых документов. Он «понимает» структуру и контекст документов, извлекает из них ключевую информацию и переносит ее в файлы с определенной структурой. Сервисом можно пользоваться через веб-интерфейс и мобильное приложение, есть возможность интеграции с другими системами.

8. Smart Engines быстро обрабатывает большие массивы однотипных документов, таких как счета, накладные, платежные поручения. Решение использует ИИ: тексты и числа можно распознать даже при низком разрешении сканов. Компания предлагает готовые модули для интеграции с 1С, SAP, Dynamics NAV.

9. Soica — платформа для интеллектуальной обработки финансовых документов на базе ИИ. Модуль Soica.Invoice распознает и извлекает данные из счетов поставщиков, сопоставляет информацию из документов с данными в учетной системе и выявляет ошибки. Готовые данные выгружаются в 1С и другие системы.

10. Yandex OCR — это инструмент на основе Яндекс Облака, который извлекает текст из отсканированных документов и фотографий. Он быстро и точно распознает печатные и рукописные символы, при этом структура исходного документа сохраняется. С помощью Yandex OCR можно переводить в электронный вид счета, накладные, акты и другие бухгалтерские документы. Сервис предоставляет удобный веб-интерфейс и API. 

Критерии выбора сервиса для распознавания бухгалтерских документов

Сервисы отличаются по набору функций, стоимости, способам интеграции с учетными системами. При выборе решения нужно учитывать следующие параметры:

1. Типы распознаваемых документов.

Сервис должен поддерживать все виды документов, с которыми вы работаете — от счетов и товарных накладных до кассовых чеков и банковских выписок. Полезно, если сервис умеет распознавать не только печатные, но и рукописные документы.

2. Качество распознавания.

Главная характеристика любого OCR-сервиса — точность извлечения данных. Ошибки в распознанных документах приходится исправлять вручную, что сводит к нулю эффект автоматизации. Поэтому чем выше качество распознавания, тем лучше.

Обратите внимание на сервисы на основе ИИ, которые учатся на ваших документах и постепенно повышают точность.

3. Интеграция с учетными системами.

Распознанные данные нужно оперативно передавать в вашу учетную программу, будь то 1С, SAP, «Парус» или другая. Проверьте, есть ли у сервиса готовые модули для интеграции с этими системами, поддерживает ли он необходимые форматы выгрузки (XML, JSON, CSV). Некоторые решения позволяют настроить автоматическую загрузку данных в вашу учетную базу.

4. Дополнительные возможности.

Помимо распознавания, сервис может предлагать другие полезные функции, например:

  • проверку контрагентов по государственным реестрам; 

  • автоматическое сопоставление документов друг с другом (например, заказа и накладной);

  • поиск ошибок и нестыковок в документах. 

Подумайте, какие задачи вы хотите решить с помощью сервиса, и выбирайте исходя из этого.

5. Стоимость владения.

Сервисы распознавания документов, как правило, продаются по подписке с оплатой за определенный объем документов в месяц. Рассчитайте, сколько документов вам нужно обрабатывать, и сравните цены разных сервисов.

Помните, что более продвинутые решения могут быть немного дороже, но за счет высокого качества распознавания и дополнительных функций они быстрее окупаются.

Внедрение системы автоматического распознавания бухгалтерских документов — разумное решение для любой компании, которая хочет оптимизировать документооборот, снизить трудозатраты и количество ошибок. Рынок предлагает широкий выбор сервисов под разные потребности и бюджеты. 

Начать дискуссию

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Компании, которые обмениваются бумажными документами с контрагентами, знают, сколько головной боли это приносит. Сначала нужно подготовить документы у себя, потом отправить их курьером или почтой и ждать, пока их доставят. А потом бывает и так, что документы не возвращают, и приходится проходить весь путь заново. С такой проблемой к нам обратилась Валерия Шентова. Рассказываем, как при помощи СБИС мы помогли наладить документооборот. 

«Когда зарплата?» Как МЭДО помог менеджерам трубного завода получать зарплату быстрее

Курсы повышения
квалификации

22
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

Как бухгалтеру уйти в «аут». Как стартовать, где искать клиентов, на чем зарабатывать

Тема аутсорсинга стала популярной еще в пандемию, но и сейчас бухгалтерский аутсорс сохраняет свою актуальность, как у бухгалтеров, так и у предпринимателей. Расскажем, как не допустить ошибок при выходе из найма.

Как бухгалтеру уйти в «аут». Как стартовать, где искать клиентов, на чем зарабатывать
Проверки

С проверяющими можно будет заключить соглашение

Сенаторы обсудили подготовку изменений в федеральный закон «О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в РФ» в части регулирования перехода на риск-ориентированный подход при проведении контрольных и надзорных мероприятий».

Лучшие спикеры, новый каждый день

Как бухгалтеру перестать бояться технологий и начать их использовать

Приходилось ли вам ощущать себя несовременным в мире, где ежедневно появляются новые устройства, программы и облачные сервисы? Страх новых технологий присущ людям разных профессий и возрастов. Бухгалтеры тоже сталкиваются с этой проблемой. Рассказываем, как перестать бояться технологий и обратить их себе на пользу.

Как бухгалтеру перестать бояться технологий и начать их использовать

Как оплачивать сверхурочную работу по новым правилам: изменения с 1 сентября 2024 года

В апреле 2024 года опубликовали закон, по которому оплата за сверхурочную работу должна включать компенсационные и стимулирующие выплаты. Закон начнёт работать 1 сентября 2024 года, но есть рекомендации применять новый порядок расчёта уже сейчас.

Как оплачивать сверхурочную работу по новым правилам: изменения с 1 сентября 2024 года

Открытые данные ФНС о компаниях теперь открыты намного меньше времени

ФНС сократила срок хранения открытой информации об организациях с года до одного месяца.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

ФНС утвердила регламент проверок на НДФЛ выигрышей до 15 000 рублей

Налоговики будут контролировать выплаты выигрышей, а также проверять данные физлиц, которые получили меньше 15 000 рублей от операторов лотерей.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Разбираем распространенные вопросы, которые задают розничные продавцы маркированной продукции.

Маркировка для розницы и требования по ККТ, ОФД. Ответы на популярные вопросы 

Ликвидация ООО 2024: порядок правильной ликвидации общества с ограниченной ответственностью

Процедура ликвидации ООО не составит сложности, если придерживаться правильного порядка закрытия компании. Настоящая статья расскажет поэтапно о процедуре добровольной ликвидации и обратит ваше внимание на возможные «подводные камни», возникающие в процессе.

Ликвидация ООО 2024: порядок правильной ликвидации общества с ограниченной ответственностью

Европейский бизнес, работающий в РФ, хочет участвовать в обсуждении налоговых изменений

В Госдуме началось детальное обсуждения совершенствования налогового законодательства и изменений в НК.

Определена дата больших парламентских слушаний по изменениям в НК

23 мая в Госдуме пройдут большие парламентские слушания по совершенствованию налогового законодательства РФ.

Впервые на рынке появился биржевой фонд для инвестиций в IT

«Тинькофф Капитал» запустил биржевой фонд, инвестирующий в акции публичных технологических компаний России.

Миникурсы, текстовые и видеоинструкции для бухгалтеров

Разработки исследовательских центров по искусственному интеллекту применяет бизнес

12 исследовательских центров, созданных при поддержке правительства, представили результаты своей работы за 2023 год.

ВЭД

Новые сложности с оплатой грузов из Китая

Бизнес не сможет получить отсрочку оплаты за перевозимые по железной дороге грузы из Китая. Товары не отправят в РФ до тех пора, пока деньги не поступят в КНР.

Для бизнеса сделают выгодными вложения в НИОКР

По мнению президента Торгово-промышленной палаты (ТПП) РФ Сергея Катырина, совершенствование налогового законодательства должно стимулировать инвестиции бизнеса в научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР).

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Надоело тратить часы, чтобы собрать всю информацию по клиенту, удобно ее структурировать и оформить каждый документ? Мы расскажем как автоматизировать эту работу и выполнять все эти действия в 2 клика.

Как бухгалтеру автоматизировать работу с клиентами

Глава комитета ГД по налогам объяснил, что значит «справедливая налоговая система»

Совершенствование налоговой системы — это важная часть работы над национальными проектами, отметил председатель комитета Госдумы по бюджету и налогам Андрей Макаров.

НДФЛ

По приказу ФНС 2023 года справку о доходах и удержанном НДФЛ за 2023 год не выдают

ФНС разъяснила, по какой форме работодатель должен выдать Справку о доходах и суммах налога физического лица (форма по КНД 1175018) за 2023 год в случае обращения за ней работника после 9 апреля 2024 года.

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Практически любая сделка происходит примерно так. Клиент видит информацию о товаре или услуге — допустим, в рекламе Яндекса. Переходит по объявлению, если предложение на сайте интересно, звонит или оставляет заявку. Дальше за дело берется менеджер или сам собственник в зависимости от размера компании. 

Воронка продаж: зачем нужна и как построить

Интересные материалы

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС

Представительские расходы — неотъемлемая часть бизнеса, особенно в контексте ведения деловых переговоров и привлечения новых клиентов. Однако, их оформление и учет могут стать камнем преткновения, который приведет к серьезным проблемам с налоговой службой. Рассмотрим основные моменты, которые нужно учитывать, чтобы избежать неприятностей.

Оформление и учет представительских расходов: как избежать претензий ФНС