Кадровый учет

Должностная инструкция кадровика в 2024 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2024 году.
Должностная инструкция кадровика в 2024 году
Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

  1. Прием персонала на работу.

  2. Оформление кадровых документов.

  3. Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.

  4. Ведение воинского учета.

  5. Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2024 году необходимо учесть следующие изменения в трудовом законодательстве:

1. Утверждение на 2024 год постановлением Правительства от 16.09.2023 № 1511 о допустимой доли работников-иностранцев.К примеру, в большинстве регионов страны в строительстве на 2024 год допустимо использовать не более 80% иностранных работников от общей численности работников. Нужно будет проверить, подпадает ли компания под включенные в указанный документ организации и не превышает ли установленные лимиты, а при необходимости — привести число иностранных специалистов в соответствие с установленными нормами.

2. Новые правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. В частности, конкретизировали порядок работы с их электронными версиями и поместили его в отдельную главу. Это новшество введено с 17.09.2023 приказами Росархива от 31.07.2023 № 77 и Минкультуры от 08.08.2023 № 2367.

3. С 04.11.2023 приказом Роструда от 21.08.2023 № 180 актуализированы чек-листы для проверок работодателей. Кроме того, приказом Минтруда от 28.11.2023 № 836н с 08.01.2024 расширили перечень индикаторов риска для проверок работодателей. В перечень индикаторов, которые используют при решении вопроса о внеплановой проверке, добавили два показателя:

  • средняя оплата труда работника ниже МРОТ при сопоставлении размера фонда оплаты труда и количества сотрудников за квартал. Не учитываются случаи отпуска за свой счет, отстранения от обязанностей без оплаты, сокращения времени труда, ставки или оклада;

  • нет кадровых изменений за квартал при сокращении обязательных отчислений в СФР на 50%. Поэтому нужно будет проверить, не попала ли компания в единый реестр проверок на 2024 год. В реестре (proverki.gov.ru/portal) публикуются плановые контрольные (надзорные) и профилактические мероприятия (в том числе и профвизиты, которые заменили в условиях моратория внеплановые проверки) всех госорганов, включая и гострудинспекции.

4. С 01.01.2024 уточнили обязанности работодателей по информированию службы занятости. Согласно положениям закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ, о сокращении штата, банкротстве, ликвидации организации, а также других действиях и событиях нужно отчитываться исключительно через инфоресурсы, в частности, платформу «Работа в России». Сообщать теперь требуют не только о принятых решениях, но и об их изменениях и отменах.
Закрепили, что оповещать, в том числе о появлении вакансий следует в течение 5 рабочих дней.

5. С 01.03.2024 увеличат минимальный заработок ряда высококвалифицированных иностранцев. По закону от 10.07.2023 № 316-ФЗ большинству высококвалифицированных иностранных специалистов нужно будет платить не менее 750 тыс. рублей из расчета за один квартал.

6. С 01.09.2024 нужно применять новую методику проведения СОУТ. Согласно приказу Минтруда от 21.11.2023 № 817н, вступят в силу новые методики спецоценки условий труда, классификатор вредных и опасных факторов, а также форма отчета СОУТ с инструкцией по ее заполнению.

7. С 01.09.2024 года обновят положения о квотах для инвалидов — закон от 12.12.2023 № 565-ФЗ. Регионы установят квоты для работодателей, у которых трудятся более 35 человек, — от 2 до 4% от среднесписочной численности персонала. Их смогут дифференцировать в зависимости от отрасли экономики, муниципального образования и других факторов. При этом субъекты должны будут учитывать рекомендации Минтруда.

Научим вести кадровый учет на курсе профпереподготовки с дипломом «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП».

Вы узнаете, как увольнять и принимать сотрудников, заполнять трудовые книжки, оформлять все виды рабочего времени, отпуска и пособия, вести воинский учет и работать в 1С:ЗУП. После обучения вы получите диплом на 256 ак. часов, который внесем в реестр Рособрнадзора ФИС ФРДО.

Сейчас записаться на курс можно со скидкой за 8 900 рублей вместо 32 890 рублей.

Записаться

Программа соответствует профстандарту «Специалист по управлению персоналом» и стандартам Министерства образования РФ.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

Например, кадровик обязан:

  • осуществлять поиск и подбор работников;

  • оформлять прием нового персонала;

  • проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

  • в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

    • вести учет личного состава компании;

    • оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;

    • заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;

    • вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;

    • выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;

    • вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;

    • представлять в СФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять сведения о трудовой (иной) деятельности подраздела 1.1 формы ЕФС-1 и осуществлять ее передачу в СФР;

    • контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;

    • обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);

    • готовить документы к сдаче их на хранение в архив;

    • составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;

    • организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;

    • осуществлять воинский учет.

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

  1. вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

  2. запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

  3. контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

  4. запрашивать у руководителей структурных подразделений компании помощь в выполнении должностных обязанностей;

  5. консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

  6. взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности.

При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

  1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК.

  2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП, УК и ГК.

  3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством.

  4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

  5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности.

  6. Разглашение персональных данных работников.

  7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП данные нарушения могут повлечь штрафы:

  • на должностных лиц — от 10 до 20 тыс. рублей;

  • на ИП — от 5 до 10 тыс. рублей;

  • на юрлиц — от 50 до 100 тыс. рублей.

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам

Образец должностной инструкции специалиста по кадрам.

Начать дискуссию

Охрана труда

Нарушение требований охраны труда. Ответственность работодателя

Охрана труда необходима не только в цехах и на опасных производствах, но и в офисе. Даже обеспечив сотрудникам комфортные условия, от кофемашины до кондиционеров, работодатель рискует получить санкции по статье 5.27.1 КоАП. Рассказываем подробности.

Нарушение требований охраны труда. Ответственность работодателя

Приложение «Авито» удалили из AppStore. Компания ведет диалог с Apple о возвращении

Пользователи устройств Apple не могут скачать приложение «Авито», его удалили из AppStore. Компания выясняет причины.

💸 ВС РФ: деньги должника можно списать с заблокированного счета. Комментарий судебного юриста

Антиотмывочное законодательство не запрещает взыскивать денежные средства с заблокированных счетов рисковых компаний по решению суда.

Курсы повышения
квалификации

18
Официальное удостоверение с занесением в госреестр Рособрнадзора

По каким признакам ФНС ищет дробление бизнеса

Налоговики признают дроблением бизнеса создание новых юрлиц на специальных режимах для налоговой оптимизации.

Платежный календарь для бизнеса: как правильно составить, чтобы избежать кассовых разрывов

Каждый руководитель хочет получать своевременную информацию и принимать оперативные и верные решения. Ключевым неформальным отчетом в бизнесе является платежный календарь, если его правильно вести, можно избежать многих проблем. Посмотрим как его правильно составить, чтобы не случилось кассового разрыва.

Платежный календарь для бизнеса: как правильно составить, чтобы избежать кассовых разрывов
НДС

👀 Суд: для проверки правомерности вычета НДС налоговая может истребовать штатное расписание. Мнение бывшего налоговика

При проведении камеральной налоговой проверки инспекторы могут истребовать любые документы, подтверждающие правомерность вычета по НДС. В том числе кадровые.

Опытом делятся эксперты-практики, без воды

Убедить нельзя заставить: аргументы в пользу КЭДО 

В 2024 году, когда треть россиян работает удаленно (по данным Superjob) и развивается цифровизация, кадровый электронный документооборот (КЭДО) набирает популярность. В этой статье рассмотрим основные барьеры, законодательные аспекты и преимущества КЭДО, а также предложим аргументы в пользу перехода в «цифру».

Убедить нельзя заставить: аргументы в пользу КЭДО 

Свободные экономические зоны новых регионов получат 1 млрд рублей на льготные кредиты

170 компаний получат дополнительное финансирование. Они смогут взять льготные кредиты по ставке до 5% годовых.

🎯 Не бойтесь ошибок, проверок и требований налоговой! Новые курсы «Клерка» научат вас справляться с любыми трудностями в работе. Спеццена 3 690 рублей до 25 июля

Расскажем о том, как избежать ошибок в работе, на курсе «Типичные ошибки бухгалтера в бухгалтерском и налоговом учете», научим отвечать на требования налоговой на курсе «Требования ИФНС в 2024: как бухгалтерам отвечать», а также поделимся алгоритмом действий во время проверок на курсе «Проверки бизнеса-2024: налоговая безопасность и тактика защиты».

Иллюстрация: Вера Ревина / Клерк.ру
ФСБУ

Лизинговое имущество — это не основные средства: в бухучете на него право пользования

По закону лизинговое имущество находится в собственности лизингодателя, в том числе автомобили.

T-банк создает лабораторию для развития суверенного искусственного интеллекта

В лаборатории Omut AI будут создавать ИИ, которые соответствуют ожиданиям общества, стандартам надежности и этики.

Важно: аккредитация УЦ «Калуга Астрал»

20 июля 2024 года завершилась аккредитация УЦ «Калуга Астрал». В настоящее время УЦ «Калуга Астрал» проходит повторную процедуру аккредитации

ФНС начала сотрудничать с Кубой в сфере налогового администрирования

Россия даст Кубе советы по совершенствованию налоговой системы. Страны объединят усилия в сфере цифровизации и администрирования сборов.

Отпуска

Что можно и нельзя делать с неиспользованными отпусками работников

Иногда сотрудники вообще не уходят в отпуск. У них нет претензий, они на это согласны — но по закону так нельзя. Разбираемся, что делать в таких случаях, и как не допустить нарушений.

Что можно и нельзя делать с неиспользованными отпусками работников

Стволы для ЦБ, синий экран смерти заполонил планету, а также фейковая инвест-коучиня

Все самые важные и интересные финансовые новости в России и мире за неделю: уголовка за обыгрыш робота на бирже, Тиндер с пессимизацией алиментщиков, IB запрещает россиянам покупать европейские бумаги, Yandex N.V. стал Нёбиусом, а счастье наконец нашли в деньгах (больших).

Роструд: какие последствия выплаты отпускных за день до отпуска

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК, оплатить отпуск должны не позднее чем за три дня до его начала.

Предприниматели из новых регионов получили больше 670 млн рублей под «зонтичные» поручительства

За финансированием обращаются 90% представителей микробизнеса.

Управленческий учет для онлайн-школ. Почему таблицы Excel не вывозят?

Дистанционное образование все чаще сталкивается с проблемой учета данных по приходу и расходу средств. Огромное количество цифр, которые должны не только отражать эффективность работы онлайн-школы, но и помогать в развитии, просто не умещаются в екселевскую таблицу. Что делать? Давайте разбираться!

Управленческий учет для онлайн-школ. Почему таблицы Excel не вывозят?

Работайте без страха ошибиться! На новом курсе рассказываем, как избежать самых частых ошибок бухгалтеров в учете, отчетности и применении ФСБУ

Мы записали новый практический онлайн-курс «Типичные ошибки бухгалтера в бухгалтерском и налоговом учете», в котором собраны часто встречающиеся ошибки бухгалтеров, и то, как их найти и исправить. После обучения вы будете работать без стресса и нервов, сдадите полугодовую отчетность, а потом и годовую — на ура!

Иллюстрация: Вера Ревина/Клерк.ру

Интересные материалы

Можно ли упрощенцам в 2025 году получить вычет по НДС на авансы

Сейчас упрощенцы применяют налоговый вычет на НДС. Однако поправки в НК вступят в силу уже в 2025 году. Рассказываем, изменятся ли условия применения налогового вычета в связи с новыми правилами.

Можно ли упрощенцам в 2025 году получить вычет по НДС на авансы