Полный порядок оформления средств под отчет: кто может быть подотчетным лицом и какие нужны документы

Организации вправе предоставлять средства работникам, которые действуют в интересах бизнеса. Это могут быть работники по трудовому договору или исполнители по гражданско-правовому. Подотчетные средства предназначены исключительно для оплаты товаров, услуг или покрытия командировочных расходов.

Их использование для личных целей приводит к доначислениям НДФЛ и исключению расходов из налогового учета из-за их необоснованности.

Законность процедуры зависит от наличия утвержденных локальных актов и распорядительных документов. Организация может самостоятельно определить порядок действий через Положение о подотчете. В нем фиксируют сроки получения, перечень обязательных справок и алгоритм возврата остатков.

Основные инструменты оформления: 

1. Приказ о выдаче подотчетных средств: главный документ для фиксации распоряжения руководителя о выделении средств конкретному сотруднику на определенные цели и в установленные сроки. Минфин также считает этот документ обязательным согласно письму от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

2. Заявление сотрудника: если Положение требует, работник сам инициирует процесс с указанием суммы и назначения расходов.

Существует два основных способа выдачи средств: 

1. Наличные расчеты. Деньги выдают из кассы по расходному кассовому ордеру по форме КО-2. Если ими планируют расплачиваться с другой компанией или ИП, то выдать можно не больше 100 тыс. руб. по указанию ЦБ от 09.12.2019 № 5348‑У.

2. Безналичный перевод. Средства направляют на банковскую карту сотрудника или корпоративную бизнес-карту. Этот способ предпочтительнее для крупных сумм и снижает риски кассовой дисциплины.

После получения средств сотрудник обязан отчитаться о потраченных средствах. По командировке это нужно сделать не позже трех дней после возвращения. Для этого подотчетное лицо предоставляет авансовый отчет, где фиксируются фактические расходы с приложением первичных документов (чеков, квитанций и счетов).

В случае если сумма расходов меньше выданной суммы, сотрудник обязан вернуть остаток в кассу или на расчетный счет организации. При возврате оформляют приходный кассовый ордер по форме КО-1.

Если сотрудник не оформил авансовый отчет (например, по форме АО-1) или не вернул излишнюю сумму, то остаток могут признать доходом физического лица, что повлечет доначисление налогов. 

Также важно учитывать ситуацию, когда средства оставили себе без оформления: ФНС может квалифицировать это как беспроцентный заем или личное пользование средствами компании.

В случае неисполнения обязанности по возврату средств организация вправе инициировать процесс удержания из зарплаты. Закон позволяет удерживать до 20% от заработной платы сотрудника ежемесячно, пока долг не будет погашен полностью. Для этого требуется наличие приказа о взыскании и согласия работника на такое действие.

При невозможности возврата средств или истечении срока исковой давности, задолженность может быть признана безнадежной и списана. Компенсация расходов по таким долгам также требует документального подтверждения для учета.

Что делать, если задолженность осталась, а сотрудник уволился — разбирали в статье.