Как бухгалтерия справляется с потоком документов: инструменты для тех, кто устал от стикеров

Работа с документами занимает у бухгалтерии значительную часть времени. Особенно это ощутимо в трех направлениях:

• Сбор и проверка документов от смежных подразделений.

• Обсуждение вопросов по документам с ответственными сотрудниками.

• Контроль и аналитика работы команды.

Стол рядового бухгалтера завален бумагами, которые требуют проверки. В крупной компании накладные, передаточные документы, акты и счета-фактуры исчисляются сотнями за неделю и тысячами за квартал.

Когда по документу возникает вопрос, цепочка действий выглядит примерно так: нужно вспомнить или уточнить, кто отвечал за покупку товара или оказание услуги, найти этого человека, написать по почте или позвонить, объяснить, в чем проблема, договориться об исправлении, а потом еще раз напомнить о просьбе. Иногда напоминать приходится несколько раз.

Большой объем входящих документов можно систематизировать через специальный инструмент управления задачами. Принцип его работы следующий: любой сотрудник, получивший документ, создает задачу в системе, прикладывает скан, заполняет нужные поля и отправляет в бухгалтерию. Документ попадает в очередь и распределяется на того бухгалтера, который отвечает за направление.

В Битрикс24 такой инструмент называется Потоки. Внутри бухгалтерии можно настроить отдельный поток под каждый тип задач: проверку первичных документов, платежные поручения, доверенности, вопросы бухгалтеру и выдачу техники. Каждый из них работает по своим правилам с заданными полями и сроком исполнения.

Допустим, менеджер Василий получил накладную на покупку рабочего ноутбука. Он создает задачу в Потоках: прикладывает документ, указывает контрагента, ссылается на счет и договор. Задача автоматически уходит бухгалтеру, который ведет учет внеоборотных активов. Тот проверяет, корректно ли заполнены обязательные поля, совпадает ли сумма с оплаченным счетом, актуальна ли дата, есть ли все подписи. Если что-то не так, вопрос задается прямо в задаче, Василий получает уведомление и отвечает.

Задачи внутри потока распределяются по специализации. Накладная на покупку компьютера уходит бухгалтеру по внеоборотным активам. Акт по рекламным услугам — бухгалтеру по рекламным расходам. Документ по уборке помещений — к бухгалтеру, ведущему общехозяйственные расходы. Все это настраивается один раз и не требует регулярной поддержки.

В каждом потоке можно настроить SLA — срок исполнения задачи. Предположим, на проверку документов отводится три дня. За это время бухгалтер проверяет документ, при необходимости задает вопросы менеджеру прямо в задаче и принимает решение о согласовании. Если вся переписка привязана к задаче, то даже через год можно зайти и уточнить, что обсуждалось, кто отвечал и как вопрос был решен.

Инструмент дает возможность для глубокой аналитики процессов. Руководитель видит, сколько задач выполнено в срок, как быстро сотрудники берут документы в работу, кто из бухгалтеров проверяет 20 документов в месяц, а кто 100.

Если эффективность снизилась, сразу можно найти причину: перегружен конкретный участок, срок выставлен нереалистично или упала мотивация сотрудника. Такая статистика помогает отреагировать быстро — перераспределить нагрузку в пиковые периоды или поменять ответственных на участке.

Потоки подходят не только для проверки документов, но и для ряда других операционных задач.

• Платежные поручения. Менеджер заполняет минимальный набор полей, бухгалтер получает задачу, формирует платежку в рамках установленного срока и возвращает ее инициатору. Никаких напоминаний и звонков.

• Доверенности. Менеджер указывает, по какому счету планируется получение товара. Срок готовности задается заранее — например, один рабочий день. Менеджер получает готовую доверенность без звонков, напоминаний и ожидания у кабинета.

• Вопросы бухгалтеру. Отдельный поток, куда любой сотрудник может направить вопрос и получить экспертный ответ. Бухгалтер отвечает тогда, когда у него появляется время и не отвлекается на вопросы в десятке чатов в течение всего дня.

• Выдача техники. Разберем на примере — системный администратор создает задачу «Выдать монитор с серийным номером 123456N Ивану Иванову». Одновременно сообщение дублируется в общий чат, где собраны все заинтересованные: системные администраторы, менеджеры по закупкам техники и бухгалтер. Бухгалтер оформляет документы о перемещении, они появляются в задаче, а системный администратор их подписывает. Если через год нужно понять, кто и когда получал этот монитор, достаточно ввести серийный номер в поиске — история задач в потоке синхронизирована с чатом, поэтому поиск занимает буквально минуту.

У бухгалтерии появилась возможность измерять работу сотрудников и видеть реальную нагрузку в разные периоды. Руководитель в любой момент может проверить, насколько занят тот или иной специалист. Количество потерянных или не проведенных в срок документов заметно сократилось: задача в потоке означает задачу на контроле.

На основе аналитики также можно выявить наиболее загруженные участки и настроить поток так, чтобы задачи распределялись по заранее определенным правилам без участия администратора.

Например, параметром распределения может стать направление учета, определенные ключевые слова или конкретный контрагент. Это исключает задержки, когда руководитель участка занят или временно недоступен.

Для старта лучше всего выбрать самый рутинный участок с большим количеством повторяющихся задач. Затем определить ключевые поля, назначить ответственного и задать срок. После этого система возьмет процесс под контроль: будет следить за сроками, уведомлять о нарушениях и показывать, где процесс просел.

Быть в потоке намного проще, чем кажется. Если процессы выстроены, бухгалтер занимается работой и не тратит кучу времени на поиск ответственных и уточнения. Документы не теряются, сроки соблюдаются, а руководитель видит картину целиком без лишних совещаний и звонков. Для этого достаточно начать с одного типа задач и постепенно структурировать все остальные процессы бухгалтерии.