То, что по-настоящему объединяет: совместная работа бухгалтерии

При этом ему нужно адаптироваться к территориальной разобщенности команды, постоянному потоку обращений от коллег из разных отделов и необходимости автоматизировать процессы, которые отнимают непозволительно много времени.

Как выстроить работу департамента так, чтобы она оставалась управляемой, рассказываем в статье.

Когда часть команды работает удаленно, а другая часть — в гибридном формате, необходимо выстроить эффективную систему совместной работы. Для того, чтобы каждый сотрудник обладал полной информацией о том, что происходит в отделе и над какими задачами ведется работа, лучше всего подходит микс разных форм общения и синхронизации.

• Еженедельные планерки по видеосвязи собирают весь отдел в одно время, чтобы обменяться результатами за неделю, выстроить общий план работ и разобрать накопившиеся вопросы, обсуждение которых в тексте может занять несколько часов.

• Совместные задачи берут на себя распределение обязанностей и контроль исполнения. Например, при нестандартной ситуации создается задача с исполнителями и сроками, каждый прорабатывает свою часть и оставляет краткое резюме, а собранные мнения четырех-пяти специалистов разных направлений учета дают основу для единой позиции, с которой отдел выходит на обсуждение со смежными подразделениями.

• Чаты, которые можно создать в связке с задачей, закрывают необходимость в оперативной коммуникации. При необходимости, в ходе общения по проекту, можно быстро поставить встречу или создать дополнительную задачу, а гибкие настройки уведомлений помогают сохранять фокус в периоды пиковой нагрузки.

Бухгалтерия взаимодействует с большинством подразделений компании, и поток входящих обращений легко превращается в неуправляемый: кто-то пишет в личку, кто-то присылает документы по почте, кто-то просит устно. Отследить статус каждого запроса в такой ситуации затруднительно, а цена потерянного обращения — сорванный срок или ошибка в документе.

Этот процесс можно структурировать. Например, любой сотрудник нашей компании через Потоки Битрикс24 может создать запрос, который автоматически будет направлен к нужному специалисту.

Прозрачность в работе с другими отделами со временем меняет и то, как команда накапливает и передает знания внутри себя.

Повторяющиеся вопросы от коллег из других подразделений, долгая адаптация новых сотрудников, риск потерять экспертизу при уходе кого-то из команды — типичные проблемы бухгалтерии, которые решаются через структурированную базу знаний.

В нашем департаменте она устроена так:

• информация разделена по блокам — затраты, продажи, заработная плата, банк — и изложена в формате доступных статей;

• раздел «Вопрос-ответ» снижает количество повторяющихся обращений из других отделов;

• внутренняя база для новых сотрудников делает адаптацию управляемой: регламенты, правила, инструкции доступны с первого рабочего дня, и новичок изучает их самостоятельно, не отвлекая коллег.

Когда ответственность за тему нужно зафиксировать официально, выручает тематическое обучение с итоговым тестированием. Например, сотрудники Битрикс24, которым согласован выпуск корпоративной банковской карты, сначала проходят мини-курс о представительских расходах и сдают тест из 11 вопросов с порогом 100% верных ответов. Только после этого сотрудник считается полностью проинформированным и запускается процедура выпуска карты.

Выстроенная система передачи знаний готовит команду к следующему шагу — автоматизации процессов, которая необходима для эффективной работы команды.

Запрос на автоматизацию и сокращение ручного труда звучит из уст руководителей все громче. Бухгалтерию упрекают в консерватизме, хотя за этим консерватизмом чаще всего стоит обоснованная осторожность, ведь цена ошибки в финансовых процессах высока. Три инструмента помогают двигаться в сторону автоматизации, не жертвуя точностью.

• Кадровый электронный документооборот снимает значительную часть рутинной нагрузки: приказы на отпуск, командировку, ознакомление с новыми положениями подписываются с помощью электронной подписи без личного присутствия сотрудника, оформляются в срок и согласно законодательству, а риск потерять важный документ сведен к нулю.

• Интерактивные онлайн-доски берут на себя визуализацию сложных финансовых систем. Схемы, цифры, стикеры и связи между элементами превращают мозговой штурм в наглядный документ, который сохраняется автоматически и всегда доступен в актуальной версии.

• BI-аналитика бухгалтерии позволяет рассчитывать финансовые показатели и объединять информацию из разных источников. Это дает основу для взвешенных управленческих решений там, где раньше приходилось опираться на интуицию.

Тематические каналы, посты, группы по интересам, опросы и фиксация достижений — все это часть рабочей среды, которая сближает команду за пределами задач и дедлайнов. В периоды пиковой нагрузки именно это помогает сохранять вовлеченность и работать с удовольствием, ощущая себя частью большого общего дела.

Выстроенная система — от коммуникации внутри отдела до взаимодействия с другими подразделениями — позволяет бухгалтерии работать предсказуемо даже при росте штата и увеличении нагрузки. Запросы не теряются, знания не уходят вместе с сотрудниками, процессы не рассыпаются при изменении масштаба.

Когда финансовый контур компании устроен именно так, бухгалтерия перестает быть узким местом и становится одной из опор, на которых держится рост компании.